Was ist eine Kundendatei?
Eine Kundendatei ist eine Liste, die sowohl die aktuellen Kunden eines Unternehmens als auch diejenigen enthält, die bereits eine Ware oder Dienstleistung von dem Unternehmen gekauft haben. Je nach Wunsch des Unternehmens kann eine Kundendatei auch als Akquisitionsdatei fungieren und die Liste der potentiellen Kunden des Unternehmens als Leads, Verdächtige und Interessenten enthalten.
Das Unternehmen unterhält diese Handelsdatei, um die Geschäftsbeziehungen mit seinen Kunden zu pflegen und eine Historie ihrer Interaktionen zu führen.
Es wird auch als Kundenportfolio oder Kundendatenbank bezeichnet.
Was ist der Sinn und die Bedeutung einer Kundendatei?
Einen neuen Kunden zu gewinnen kann viel Zeit und Geld kosten, während es viel einfacher ist, einen bestehenden Kunden zu behalten. Der Hauptzweck der Kundendatei besteht darin, die Geschäftsbeziehung zwischen dem Unternehmen und dem Kunden aufrechtzuerhalten, um die bestehenden Kunden so lange wie möglich zu behalten.
Mit den Informationen über den Kunden, wie Alter, Anrede, Beruf und die Geschichte der Interaktion mit dem Unternehmen, kann das Unternehmen genauer mit dem Kunden kommunizieren und seine Wünsche antizipieren, um ihn so zufrieden wie möglich zu stellen.
Darüber hinaus ermöglicht eine Kundendatei dem Unternehmen, die Informationen über die Kunden zu sammeln und einen umfassenderen Überblick über die Situation des Unternehmens zu erhalten. Es ermöglicht dem Unternehmen auch, sich besser zu organisieren und Aufgaben zu delegieren, da durch die Interaktionshistorie alle Mitarbeiter eines Unternehmens Zugang zu den gleichen Informationen haben und dem Kunden auf die gleiche Weise helfen können.
Eine Kundendatei ermöglicht es Ihnen auch, Ihre Kunden zu segmentieren, indem Sie verschiedene Kategorien erstellen, um zu verstehen, was bestimmten Kundengruppen gefällt und was nicht. Da die Informationen an einem Ort gesammelt werden, ist es einfacher, Kundenstatistiken zu erstellen und Verkaufsblockaden zu identifizieren.
Eine Kundendatei kann auch einen Akquisitionsteil enthalten. In diesem Teil speichert das Unternehmen Informationen über potenzielle Kunden und versucht, neue Kunden zu gewinnen. Durch die Kundendatei, die die Informationen der potenziellen Kunden enthält, wird der Verkaufsprozess erheblich erleichtert, da der Verkäufer weiß, was der potenzielle Kunde von dem Unternehmen erwartet.
Wie segmentiere ich meine Kundendatei?
Eine Kundendatei muss segmentiert werden, d.h. sie muss nach den Eigenschaften der Kunden aufgeteilt werden. Diese Segmentierung hängt weitgehend von dem Markt ab, in dem das Unternehmen tätig ist, es gibt jedoch 7 wesentliche Kriterien, die unabhängig von der Branche, in der das Unternehmen tätig ist, identifiziert werden müssen.
- Vorname
- Name
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer
- Aktueller Status (Ist er ein Kunde, ein Interessent oder ein Lead?)
- Die Branche des Kunden
- Geschichte der Interaktionen
Wie verwalte ich meine Kundendaten?
Dies ist nur der Anfang einer guten Segmentierung, Sie können so viele Informationen hinzufügen, wie Sie möchten. Wir empfehlen Ihnen jedoch, damit aufzuhören, wenn die von Ihnen gesammelten Informationen keine Auswirkungen auf Ihre weiteren Interaktionen mit dem Kunden haben.
Hier ist eine nicht erschöpfende Liste, die Ihre Kundendatei ergänzen kann.
- Staatsangehörigkeit
- Alter
- Lokalisierung
- Kontaktpräferenzen (E-Mail, Telefon…)
- Anzahl der Käufe
- Art und Präferenzen des Kaufs (z. B. Dienstleistungen oder Produkte)
- Beantwortung von E-Mails
- Vergangene Mahnungen und Erinnerungen
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Bewahren Sie die Informationen Ihrer Kontakte auf, analysieren Sie deren Bedürfnisse und verfolgen Sie Ihre Kommunikation effizienter!
PS: Sie kann auch als Prospektblatt verwendet werden!
Alle diese Informationen dienen dazu, die gesamte Marketingstrategie des Unternehmens zu unterstützen. Mit einer gut strukturierten und korrekt ausgefüllten Datei kann das Unternehmen die besten Entscheidungen in Bezug auf seine aktuellen Ziele (Umsatzsteigerung) treffen,
Kunden und genießen die Interaktion mit dem Unternehmen so lange wie möglich. Sie können auch sehen, ob sich die Bemühungen lohnen, z.B. wenn die Anzahl der Kunden steigt.
Die Verwaltung einer Kundendatei kann sich als kompliziert erweisen. Die Kundeninformationen befinden sich an vielen verschiedenen Orten und es ist immer kompliziert, sie zusammenzuführen.
Wir empfehlen zunächst, alle Kundeninformationen an einem Ort zu sammeln, da dies die Verwaltung der Informationen vereinfacht und den Austausch zwischen den Mitgliedern desselben Teams erleichtert. Es sollten nur die Informationen gesammelt werden, die eine Auswirkung haben, je mehr Informationen, desto komplizierter wird die Verwaltung der Kundendatei.
Eine Kundendatei ist wirklich effektiv, wenn alle Mitarbeiter des Unternehmens die Informationen in die Datei eintragen. Sie müssen methodisch vorgehen und dürfen keine Informationen in der Ecke Ihres Kopfes liegen lassen.
Wir raten davon ab, diese Informationen auf Papier zu sammeln, da sie verloren gehen können und für immer verlegt werden.
Die digitale Methode bietet viele Vorteile, insbesondere den Austausch von Informationen und den einfachen Transport über das Telefon.
Welche Software und Apps können Sie für eine Kundendatei verwenden?
Erstellen Sie eine Excel-Kundendatei
Wenn die Kundendatei klein ist (weniger als 100 Personen) und Sie allein arbeiten, können Sie Microsofts Excel-Software verwenden.
Es ist sehr praktisch, da es schnell eine Bestandsaufnahme der Situation ermöglicht und leicht geändert werden kann. Es bietet auch eine solide Grundlage, um zu verstehen und zu sehen, was Sie benötigen, bevor Sie zu einer spezialisierteren Software wechseln.
Die Vorteile einer Excel-Datei zur Verwaltung von Interessenten- oder Kundenkontakten :
- Kostenlos,
- Einfach einzurichten und zu verwenden,
- Individuell anpassbar,
- Viele kostenlose Vorlagen im Internet,
- Möglichkeit zur Erstellung von Diagrammen aus den Daten.
Die Nachteile von Excel-Dateien zur Verwaltung von Kundendateien :
- Es ist nicht möglich, dass mehrere Personen an einer Datei arbeiten (nicht für Teams geeignet),
- Muss täglich aktualisiert werden, um nützlich zu bleiben,
- Manchmal ist es schwierig, bestimmte Informationen hervorzuheben,
- Mögliche Fehler (Tippfehler, falsche Handhabung…),
- Keine Sicherung Ihrer Datei.
Nutzung von CRM-Software (oder GRC)
Es gibt eine Art von Software, die auf Kundenbeziehungen und die Erfassung von Informationen über Kunden (und/oder Interessenten) spezialisiert ist. Dies ist die Software für das Kundenbeziehungsmanagement oder CRM, besser bekannt unter ihrem englischen Namen Customer Relationship Management oder CRM. Man kann auch von Software für
Laut Algoworks verwenden 91% der Unternehmen mit mehr als 11 Angestellten eine GRC-Software. Eine GRC-Software ermöglicht es einem Unternehmen, die Interaktionen und Beziehungen mit Kunden, Interessenten, Verdächtigen, Nutzern, Partnern, Mitarbeitern und Lieferanten zu optimieren. Die Überwachung und der Aufbau dieser Beziehungen ermöglicht es dem Unternehmen, die Erwartungen seiner Partner besser zu verstehen. Dies wird dem Unternehmen helfen, neue Kunden zu gewinnen, sie zu binden und seine Organisation zu verbessern.
Eine GRC-Software muss an die Art der Organisation, die Größe und den Markt des Unternehmens, das sie verwendet, angepasst sein. Der Markt für GRC-Software ist sehr groß und es gibt viele verschiedene Lösungen (mindestens 600 verschiedene Softwareprodukte), so dass es kompliziert sein kann, die richtige GRC-Software zu finden. Wir werden Ihnen eine Liste von 5 Programmen mit den jeweiligen Stärken vorschlagen.
- Moovago: geeignet für Handelsagenten, Außendienstmitarbeiter, Agenturen und kleine und mittelständische Unternehmen.
- Hubspot: geeignet für mittlere und große Unternehmen, Agenturen und Marketingabteilungen.
- Pipedrive: geeignet für Außendienstmitarbeiter.
- SalesForce: geeignet für sehr große Unternehmen.