¿La clave de una prospección eficaz? Una organización impecable utilizando herramientas de venta prácticas como la hoja de prospectos.
El archivo de prospectos proporciona una descripción detallada de cada cliente potenciallo que facilita su seguimiento a través de las distintas etapas del canal de ventas, hasta el punto de compra.
Para que sea eficaz, es aconsejable adaptarla a las necesidades de su empresa. De este modo, obtendrá una herramienta relevante, adaptada a su negocio y, por tanto, eficaz para USTED.
Una hoja informativa clara y bien estructurada optimiza la gestión de clientes potenciales y, en última instancia, debería ayudarle a cerrar más ventas.
¿Qué es un fichero de prospectos?
Definición de fichero de prospectos
Un fichero de prospectos es un documento que reúne información clave sobre una persona o empresa objetivo como parte de una iniciativa de prospección. Para garantizar la coherencia de la información recopilada, las empresas suelen utilizar el mismo modelo para cada nuevo prospecto que identifican. Puede tratarse de un documento en papel, un archivo Excel o Word, o incluso una hoja dedicada a en una herramienta CRM de . .Un archivo de clientes potenciales contiene los datos de contacto de un cliente potencial, pero también permite comprender mejor sus necesidades, sus antecedentes y su potencial. También registra elhistorial de intercambios con el cliente potencial, desde el primer contacto hasta la conclusión de una venta.
Gracias a esta herramienta, un representante de ventas puede proporcionar a cada cliente potencial un apoyo personalizado, maximizando las posibilidades de éxito en cada etapa del ciclo de compra.
Diferencia entre fichero de prospectos y fichero de prospección
El fichero de prospectos no debe confundirse con el fichero de prospección.
El archivo de prospectos contendrá datos relativos a un único prospecto, mientras que el archivo de prospección contendrá todos los prospectos de su base de datos.
Ambas herramientas se complementan: la ficha proporciona una visión de conjunto, mientras que la hoja de prospectos le permite adoptar un enfoque específico para cada contacto, en particular trazando el historial de intercambios.
Algunos ejemplos de hojas de prospectos
Ejemplos de información básica en un fichero de prospectos
Veamos ahora la información que debe incluirse en una ficha de prospecto. Una ficha de prospecto b2b debe incluir al menos :
Información sobre la persona :
- Nombre de pila,
- Nombre,
- Civismo,
- Dirección de correo electrónico profesional,
- Número de teléfono de la empresa,
- Función o cargo en la empresa,
- Horario de apertura.
Información sobre la empresa:
- Nombre de la empresa,
- Número de teléfono de la empresa,
- Dirección postal,
- Página web de la empresa,
- Sector empresarial.
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Lleve un registro minucioso de la información de sus clientes potenciales, detalle y analice sus necesidades y realice un seguimiento más eficaz de sus intercambios.
Ejemplos de información específica para determinados sectores de actividad
Por supuesto, otros elementos pueden ser relevantes para usted en función de las características específicas de su sector. Piense en adaptar su fichero de prospectos en consecuencia.
Por ejemplo,si vende equipos de protección individual (EPI), podría interesarle el número de empleados de una posible empresa.
Si vende productos en tiendas (tiendas de bricolaje, hipermercados e hipermercados o minoristas), podría añadir un campo «cadena», «grupo» o «central de compras».
Ejemplo de fichero de clientes potenciales con historial de acciones de seguimiento
Un fichero de prospectos no se limita a la información estática: también debe permitirle seguir el historial de interacciones.
- Fecha: fecha en la que se realizó el intercambio.
- Tipo de seguimiento: por ejemplo, llamada telefónica, correo electrónico, vídeo, cita, etc., en función del proceso definido por su empresa.
- Resumen de la interacción: un breve relato de los intercambios (preguntas formuladas, objeciones planteadas, próximos pasos).
- Seguimiento planificado: Una sección para acciones futuras, como un recordatorio o el envío de una propuesta de venta.
¿Cómo se crea un fichero de prospectos?
Identificar la información adecuada para su empresa
Como se habrá dado cuenta, un fichero de prospectos es una herramienta práctica de uso cotidiano. Su objetivo es ayudar al vendedor a comprender mejor a su cliente potencial, sin perder tiempo con datos inútiles. Debe ser claro, conciso y contener la información más importante para apoyar a su cliente potencial.
Así que no hay necesidad de enumerar la edad de sus clientes potenciales o los ingresos por ventas de la empresa el año pasado. A veces, ¡demasiada información mata la información! Si no es importante para cerrar una venta, no la incluya en su listado.
- ¿Qué información necesita para determinar la oferta de servicio / precio / producto adecuada para un cliente potencial?
- ¿Qué información le ayudará a convencerles más fácilmente? ¿Persuadirles?
- ¿Adapta alguna vez sus argumentos a sus clientes potenciales? ¿Sobre qué criterios?
- Si es un agente o representante comercial que trabaja con varias marcas: recuerde anotar bajo qué mandato/para qué marca se dirigió a este contacto.
No olvide que los equipos de marketing y ventas suelen tener necesidades diferentes. Lo que es crucial para el marketing puede ser menos relevante para las ventas. Algunas empresas optan por un software diferente para cada equipo, con el fin de separar los datos de marketing y de ventas en CRM distintos.
Elegir la estructura más adecuada para usted
Una hoja de prospectos eficaz también debe tener una estructura que facilite su lectura. Suele estar dividida en diferentes recuadros.
Ya hemos hablado de la sección que contiene información sobre la persona, la sección sobre la empresa y, por último, la sección que resume el historial de seguimiento.
Sin embargo, también podemos imaginar :
- Una sección que traza los intereses, necesidades, motivaciones y comportamientos del cliente potencial (dimensión(es) identificada(s) mediante el método SONCAS, CAP u objeciones),
- Otra para evaluar las oportunidades de venta (objeciones, facturación o ventas estimadas, etc.),
- Otra que rastree el origen de la oportunidad (redes sociales, boca a boca, página web, red profesional, etc.).
Encuentre la información que necesita para sus expedientes b2b
Existen varios métodos y herramientas que puede utilizar para poblar su archivo de prospectos.
Por supuesto, la información más fiable y relevante siempre vendrá directamente de su cliente potencial. No dude en completar su expediente durante la fase de descubrimiento de una cita o inmediatamente después. Lo mismo ocurre con la prospección telefónica.
- Moovago: un CRM diseñado para vendedores, que le permite encontrar nuevos prospectos relevantes para usted mediante una búsqueda integrada en Google, y crear fichas de prospectos basadas en su información.
- Redes sociales LinkedIn es una mina de información para los vendedores B2B. Escriba el nombre de un contacto y obtendrá rápidamente un montón de información sobre él y su empresa.
- Página web: eche un vistazo rápido a la página web de una empresa para comprender su posicionamiento, sus productos y sus retos.
- Societe.com: acceda a la información jurídica de todas las empresas registradas en Francia.
Combinando estos métodos, puede garantizar un registro completo y relevante para su prospección.
RGPD: las normas que debe seguir para crear y almacenar sus ficheros de prospectos
A estas alturas, ya habrá visto algunos archivos de clientes potenciales de muestra, sabrá lo que deben contener e incluso cómo crearlos usted mismo. Pero, ¿qué dice la ley sobre la recopilación de información sobre sus clientes potenciales y la protección de sus datos?
¿Qué es el RGPD?
El RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) es un marco legal que garantiza la protección de los datos personales y le permite establecer una relación de confianza con sus clientes potenciales. El cumplimiento del RGPD es esencial a la hora de gestionar la información de sus contactos.
Para asegurarse de que sus archivos de prospectos cumplen con el RGPD, es esencial seguir estas buenas prácticas:
- Registre únicamente la información estrictamente necesaria para cumplir sus objetivos empresariales.
- Obtenga su consentimiento antes de empezar a recopilar sus datos (antes de registrar una solicitud, rellenar un formulario de prospección, etc.). Tenga en cuenta que todos los datos personales recogidos deben ir acompañados de un consentimiento explícito y rastreable.
- No recopile datos sensibles (como opiniones políticas o religiosas, etc.) A MENOS QUE pueda justificar la necesidad de recopilar este tipo de datos para su empresa.
- Utilice herramientas de gestión fiables, como Moovago, para garantizar un almacenamiento seguro de los datos de sus contactos (¡un archivo Excel en su ordenador no es ni mucho menos lo suficientemente seguro!).
Para saber más, eche un vistazo a los recursos de la CNIL sobre el RGPD.
Normas específicas para un prospecto b2b
El B2B tiene sus propias especificidades en términos de gestión de datos, sin dejar de estar sujeto al RGPD.
- Puede utilizar información pública sin consentimiento previo. Por ejemplo, puede utilizar información que se encuentre en LinkedIn, en los listados de Google My Business o en los sitios web de las empresas.
- Asegúrese de que sólo recopila información relacionada con la actividad profesional de sus clientes potenciales. (por ejemplo, correo electrónico profesional, número de teléfono profesional, etc.).
Siguiendo estas normas, puede asegurarse de que sus archivos de prospectos se gestionan de forma ética y legal.
¿Cómo puede optimizar sus archivos de prospectos para ahorrar tiempo y ser más eficaz?
Acelerar la cumplimentación y lectura de formularios de clientes potenciales
Para facilitar la cumplimentación de sus formularios, mantenga las cosas sencillas: utilice campos preformateados como casillas de verificación para los datos personales, zonas de texto estructurado para las notas o inserciones de tamaño adecuado a la respuesta esperada. Asegúrese también de que los campos se suceden para que coincidan con su método de descubrimiento (en una cita o al investigar a sus clientes potenciales). Esto reduce el tiempo que pasa intentando averiguar dónde escribir qué, y le permite concentrarse en lo esencial.
Además de ser fácil de rellenar, el formulario debe ser fácil de leer. La información importante, como los datos de contacto del cliente potencial o los pasos siguientes, debe estar claramente resaltada para que baste con echar un vistazo rápido. Un formulario claro ahorra tiempo en el día a día y es más eficaz cuando se trata de realizar un seguimiento o una visita de seguimiento.
Avance digitalizando su base de datos de prospección
Nuestro último consejo para ahorrar tiempo con sus archivos de clientes potenciales es digitalizar su gestión de clientes potenciales.
Las herramientas digitales eliminan las numerosas limitaciones asociadas a los formularios de prospectos en papel.
| Formularios de prospección en papel | Formularios de prospección desmaterializados | |
|---|---|---|
| Accesibilidad | Necesitan ser transportados y corren el riesgo de perderse. | Pueden consultarse en cualquier lugar (ordenador, móvil, tableta). |
| Actualización de | Compleja: requiere reimpresión o reescritura. | Instantánea y sincronizada para todo el equipo. |
| Centralizado | Dispersos: pueden perderse o archivarse incorrectamente. | Centralizados en un archivo único, organizado y filtrable. |
| Colaboración | Difícil: intercambio limitado entre colegas. | Modificaciones visibles en tiempo real para todos los miembros. |
| Búsqueda de información | Larga y tediosa (búsqueda manual). | Rápida gracias a los filtros y las herramientas de búsqueda. |
| Historia de los intercambios | Mal estructurado o incompleto. | Documentado y accesible con sólo pulsar un botón. |
| Seguridad de los datos | Baja: datos vulnerables a la pérdida, el robo o la destrucción. | Alta: copias de seguridad periódicas y protección mediante contraseña. |
| Ecología | Requiere papel, impresión y almacenamiento físico. | 100% digital, reduce la huella ecológica. |
Estas ventajas le permiten priorizar sus acciones, mejorar su organización y maximizar su eficacia comercial.
¿Qué software debe utilizar para crear sus propios archivos de prospectos?
Para aquellos que buscan simplificar la gestión de sus archivos de clientes potenciales, Moovago ofrece una interfaz intuitiva y potentes herramientas para un seguimiento optimizado.
Esta herramienta no es sólo un CRM: es el compañero esencial de los comerciales de campo, adaptado a sus necesidades sin dejar de ser sencillo y flexible.
Cree archivos de prospectos personalizados con Moovago
Con Moovago, crear un fichero de prospectos es un juego de niños.
Cuando se conecte por primera vez, déjenos guiarle a través de nuestro Formulario interactivo. Háblenos de sus clientes, de las marcas con las que trabaja y de su proceso de venta.
Moovago utilizará sus respuestas para configurar su sesión según sus necesidades y, sobre todo, ¡para crear automáticamente su plantilla de formulario de prospectos!
Uno de los puntos fuertes de Moovago es su personalización. En cualquier momento, puede cambiar la estructura de sus archivos de prospectos o clientes desde sus ajustes. Incluso puede configurar recordatorios y tipos de informe específicos para sus prospectos (diferentes de los de sus clientes).
Simplifique y asegure la gestión de sus clientes potenciales
Moovago no sólo facilita la creación de sus listados: también los hace accesibles y seguros. La interfaz está diseñada para ser intuitiva, incluso para los usuarios que se sienten menos cómodos con la tecnología. Encontrará registros claros y bien organizados, listos para ser añadidos o consultados con sólo unos clics.
Imagínese en movimiento: asistiendo a una feria o reuniéndose con clientes potenciales sobre el terreno. Con Moovago, puede añadir o actualizar información inmediatamente desde su móvil o tableta, sin tener que esperar a volver a la oficina.
En materia de seguridad, no se preocupe. Sus datos se alojan en servidores en Francia, protegidos por copias de seguridad periódicas y medidas de seguridad avanzadas. Su información sigue siendo confidencial y accesible sólo para sus equipos.
Acelere su prospección con herramientas de prospección integradas
Moovago va incluso más allá con una herramienta de prospección que aprovecha el poder de Google. Estas funciones le permiten convertir una simple búsqueda en oportunidades concretas. Por ejemplo, si tiene en mente el nombre de una empresa o marca, como «Point P» o «Super U», basta con introducirlo en una barra de búsqueda para obtener información valiosa sobre este prospecto.
¿Aún no tiene un objetivo concreto? Busque por actividad: «supermercado», «carpintería industrial» o cualquier otro sector relevante para su negocio.
¿La verdadera ventaja? Una vez que haya identificado a un posible cliente utilizando esta herramienta, Moovago reúne todos los datos que encuentra sobre él o ella y ¡los reúne en una ficha de posible cliente previamente rellenada! ¡Todo lo que tiene que hacer es acercarse a ellos!
Más información: haga clic aquí para descubrir los secretos de la búsqueda de clientes potenciales a través de Google en Moovago 🚀.
Impulse su seguimiento de la prospección con Moovago
Una última ventaja, y quizá su mayor punto fuerte, es que Moovago facilita considerablemente el seguimiento de sus clientes potenciales.
- Localice todos sus prospectos en un mapa interactivo y encuentre prospectos a su alrededor,
- Visualice todas las tareas y recordatorios por fecha y urgencia en una única lista,
- Encontrará elhistorial de intercambios en cada fichero de prospectos (¡el suyo, pero también el de sus colegas!),
- No vuelva a perderse una cita gracias alcalendario integrado (que puede sincronizarse con Google Calendar y Outlook),
- Resuma sus discusiones utilizando el dictado de voz después de cada reunión.