Obwohl Phoning und Außendienstmitarbeiter schon seit langem im Arsenal des Vertriebsmitarbeiters vorhanden sind, bleibt die optimale Kombination dieser beiden Methoden eine tägliche Herausforderung für viele Fachleute. Im Jahr 2025 wird es nicht mehr darum gehen, zwischen diesen beiden Ansätzen zu wählen, sondern sie strategisch zu kombinieren, um ihre Wirksamkeit zu vervielfachen.
Definition von Phoning
Phoning im Vertrieb, auch Teleprospektion oder Telefonmarketing genannt, bezeichnet alle Telefonanruftechniken, die von Vertriebsmitarbeitern eingesetzt werden, um Kunden zu akquirieren, Kontakte zu qualifizieren, Termine zu vereinbaren, die kommerzielle Nachbereitung von Kunden zu gewährleisten oder Verkäufe abzuschließen. Im Gegensatz zu standardisierten Callcentern ist das Phoning eines Außendienstmitarbeiters eine personalisierte und zielgerichtete Vorgehensweise, die zusätzlich zu physischen Besuchen durchgeführt wird.
Sie sind Außendienstmitarbeiter und fragen sich, wie Sie Phoning effektiv in Ihre Touren im Außendienst integrieren können? Wie können Sie diese beiden Ansätze ergänzen, um Ihre Effizienz zu steigern? Dieser Artikel zeigt Ihnen konkrete Strategien, wie Sie eine gewinnbringende Synergie zwischen Ihren Anrufen und Ihren Außendiensttätigkeiten schaffen und so Ihre Verkaufsleistung steigern können.
Phoning und Außendienstmitarbeiter: eine unverzichtbare Synergie
Die erfolgreichsten Fachleute sind diejenigen, die zwischen Telefonakquise und persönlichen Besuchen wechseln können. Dieser hybride Ansatz ist eine Notwendigkeit, die durch die Entwicklung des Kaufverhaltens und die Suche nach Effizienz diktiert wird.
Warum Anrufe und Reisen kombinieren?
Die Kombination von Phoning und Außendienstmitarbeitern hat für Außendienstmitarbeiter erhebliche Vorteile:
- Zeit- und Geldersparnis: Jeder Besuch ist mit Kosten verbunden. Mit Phoning können Sie Ihre Interessenten qualifizieren, bevor Sie sich auf den Weg machen, und so wenig erfolgversprechende Besuche vermeiden. Eine Studie von Decidento ergab, dass 28% der Vertriebsmitarbeiter das Telefon aus diesem Grund für zentral für ihre Akquise halten.
- Verdichtung Ihres Portfolios: Durch abwechselnde Anrufe und Besuche können Sie ein wesentlich größeres Kundenportfolio verwalten. Phoning ermöglicht es Ihnen, mit mehr Interessenten und Kunden in Kontakt zu bleiben, ohne viele Kilometer zurückzulegen.
- Beschleunigung des Verkaufszyklus: Telefonische Nachfassaktionen zwischen zwei Besuchen halten die Verkaufsdynamik aufrecht und vermeiden Leerlaufzeiten, die den Entscheidungsprozess unnötig verlängern.
- Erhöhte Reaktionsfähigkeit: Ein Interessent zögert? Eine Frage taucht auf, nachdem Sie vorbeigekommen sind? Mit dem Telefon können Sie sofort reagieren, ohne auf Ihre nächste Tour in der Gegend warten zu müssen.
90% der Verbraucher werden laut einer Hipto-Studie durch direkte Gespräche am Telefon positiv beeinflusst. Das Telefon bleibt also auch im digitalen Zeitalter ein besonders effektives Überzeugungsinstrument.
5 Ziele des Phoning für Außendienstmitarbeiter
Phoning ersetzt nicht Ihre Besuche vor Ort, sondern ergänzt und optimiert sie, indem es mehreren spezifischen Zielen dient.
1. Vor der Reise qualifizieren
Phoning ist das ideale Instrument, um das Potential eines Interessenten zu bewerten, bevor Sie in einen Besuch investieren. Stellen Sie die richtigen Fragen, um festzustellen, ob ein Besuch sinnvoll ist: Bedürfnisse, Budget, Entscheidungsbefugnis, Kaufkalender…
2. Vorbereitung von Verkaufstouren
Mit Hilfe von Vorabanrufen können Sie Ihre Reisen effizient planen, je nach Verfügbarkeit und Interesse der potenziellen Kunden. So können Sie Ihre Außendiensttage verdichten, indem Sie nur qualifizierte und verfügbare Kontakte besuchen.
3. Nachsorge nach dem Besuch
Nach einem Besuch kann der Folgeanruf die Dynamik aufrechterhalten, zusätzliche Fragen beantworten und den Interessenten auf dem Weg zur Entscheidung begleiten.
Organisieren Sie Ihren Tag zwischen Phoning und Reisen
Zeitmanagement ist eine der Schlüsselkompetenzen des Außendienstmitarbeiters, vielleicht sogar noch mehr als bei einem festangestellten Mitarbeiter. Wenn Sie zwischen Phoning und Außendienstbesuchen jonglieren, wird dieses Management noch wichtiger. Eine straffe Organisation hilft Ihnen nicht nur, Ihre Leistung zu optimieren, sondern auch den Stress zu reduzieren, der mit unvorhergesehenen Ereignissen und engen Zeitplänen verbunden ist.
Wie strukturieren Sie Ihre Geschäftsplanung zwischen Besuchen und Anrufen?
In Bezug auf die Zeitorganisation eines Vertriebsmitarbeiters gibt es verschiedene Schulen.
Einige Vertriebsmitarbeiter ziehen es vor, sich in bestimmten Zeitblöcken auf ihre Phoningaktivitäten zu konzentrieren, z.B. mit speziellen Phoningtagen oder -halbtagen.
In ähnlicher Weise entscheiden sich einige Außendienstmitarbeiter dafür, eine Woche im Monat für Phoning (aber auch für andere administrative Aufgaben wie Schulungen, Vorbereitung von Touren usw.) zu verwenden und den Rest der Zeit im Außendienst zu verbringen, wo sie sich auf ihre Besuche konzentrieren.
Wussten Sie das?
Laut Uptoo ist es einfacher, einen Entscheidungsträger vor 9.00 Uhr oder nach 18.00 Uhr zu erreichen, wenn die Assistenten die Anrufe nicht mehr filtern. Planen Sie Ihre Phoning-Sitzungen dementsprechend!
Andere, denen dieser Ansatz zu starr ist, werden es vorziehen, keine bestimmte Zeit für Phoning zu verwenden, sondern es in Zeiten der Flaute zu tun (zwischen zwei Terminen, am frühen oder späten Nachmittag oder zu bestimmten Zeiten im Jahr).
Um die perfekte Methode für Sie zu finden, denken Sie über die Gewohnheiten Ihrer Kunden nach. Wann ist es am wahrscheinlichsten, dass sie ans Telefon gehen? Sind sie am empfänglichsten für Ihren Anruf?
Geografische Optimierung Ihrer Anrufe
Phoning wird strategisch, wenn es mit Ihrem Geschäftsgebiet verknüpft wird. Wenn Sie Ihre
Analysieren Sie Ihr Gebiet, um zu unterscheiden zwischen Gebieten mit hohem Potenzial, die häufige Besuche erfordern, mittleren Gebieten, die einen gemischten Ansatz erfordern, und abgelegenen Gebieten, die hauptsächlich per Telefon betreut werden müssen. Diese Segmentierung ermöglicht es Ihnen, Ihre Zeit dort zu investieren, wo Sie den größten Ertrag erwarten können.
Phoning eignet sich auch hervorragend, um Ihre Touren zu verdichten. Es ermöglicht Ihnen, Ihre Termine zu bestätigen, zusätzliche Interessenten in der Nähe Ihrer geplanten Reisen zu identifizieren und im Falle einer Absage schnell zu reagieren, indem Sie andere Interessenten in der Gegend kontaktieren.
Handelskartierung: die Sicht Ihrer Kunden und Interessenten auf einer Karte
Mit einem Tool wie Moovago können Sie sich alle Ihre Interessenten auf einer Karte anzeigen lassen, Ihre Qualifizierungsanrufe planen und dann eine optimierte Tour zu den vielversprechendsten Kontakten organisieren.
Mit der Karte können Sie auch nach potenziellen Kunden in Ihrer Zielgruppe bei Google suchen und sie auf der Karte anzeigen lassen. Sie können sie anrufen (die Nummer ist über Moovago erreichbar!) oder in Ihre Tour aufnehmen, wenn Sie sie lieber besuchen möchten.
Vorbereitung von Besuchen durch Phoning
Phoning wird zu einem äußerst effektiven Instrument, wenn es im Vorfeld von Außendienstmitarbeitern eingesetzt wird. Ein gut geführter Anruf hilft Ihnen nicht nur, einen Termin zu bekommen, sondern auch die Erfolgsaussichten Ihres zukünftigen Besuchs zu maximieren.
Wie qualifizieren Sie Ihre Interessenten effektiv durch Phoning?
Jede Reise bedeutet eine erhebliche Investition von Zeit und Geld. Wenn Sie vor der Anreise telefonieren, können Sie Zeit und Geld sparen, indem Sie prüfen, ob ein Interessent wirklich einen persönlichen Besuch wert ist.
Dies zeigt Ihre Professionalität und erhöht Ihre Chancen, von der richtigen Person empfangen zu werden.
Um effektiv am Telefon zu qualifizieren, stellen Sie diese strategischen Fragen:
- „Wer ist in Ihrem Unternehmen normalerweise an solchen Entscheidungen beteiligt?
- „Welches Budget planen Sie für dieses Projekt?
- „Wie sieht Ihr Zeitplan für die Entscheidung aus?“
- „Welche Lösungen verwenden Sie derzeit?
Diese Informationen ermöglichen es Ihnen, den Reifegrad des Projekts einzuschätzen und einen gezielten Besuch vorzubereiten. Wenn Sie die spezifischen Herausforderungen des Interessenten im Voraus kennen, können Sie Ihre Ansprache anpassen und potenziellen Einwänden vorgreifen.
Den Boden für optimale Besuche vorbereiten
Sie ersparen sich nicht nur unnötige Wege, sondern jede Information, die Sie sammeln, erhöht auch die Wahrscheinlichkeit, dass Sie bei einem Termin relevant sind (und somit überzeugender).
Stellen Sie sich folgende Fragen: Was brauchen Sie, um Ihre Termine noch wirkungsvoller zu gestalten? Um Ihre Terminvorbereitung zu erleichtern? Oft sind diese Informationen von Unternehmen zu Unternehmen, von Branche zu Branche oder von Produkt zu Produkt unterschiedlich. Denken Sie jedoch daran, dass die Zeit Ihrer Kontaktperson kostbar ist, und fragen Sie nur nach dem, was Sie brauchen!
Überlegen Sie auch, welche Elemente einen reibungslosen Ablauf des Termins begünstigen: wie wichtig es ist, dass die wichtigsten Akteure anwesend sind, ob Sie bestimmte Dokumente vorab vorbereiten oder ob Sie eine wichtige Information/Ressource/Geschenk teasern, die Sie beim Termin präsentieren werden.
Effektives Anrufscript zur Erlangung eines Außentermins
„Guten Tag, ich bin [Ihr Name] von [Ihrem Unternehmen].
Wir helfen Unternehmen wie dem Ihren, [Hauptgewinn] zu erzielen.
Mehrere Unternehmen in Ihrem Sektor wie [Referenz] haben unsere Lösung bereits für [Ergebnis] eingesetzt.
Ich würde mich gerne kurz mit Ihnen treffen, um Ihnen zu zeigen, wie wir Ihnen bei [Kundenziel] helfen können. Wären Sie nächsten Dienstag um 10.00 Uhr verfügbar?“.
Welche Werkzeuge sollten Sie für ein effektives Phoning wählen?
Um effektiv zwischen Phoning und Besuchen vor Ort zu jonglieren, ist es unerlässlich, sich auf die richtigen Werkzeuge zu verlassen. Die Technologie ist heute Ihr bester Verbündeter, um eine perfekte Kontinuität zwischen Ihren verschiedenen Verkaufsaktivitäten zu gewährleisten.
Eine Phoning-/Telefonakquisitionslösung
Es gibt viele Tools für kommerzielles Phoning auf dem Markt. Die bekanntesten auf dem Markt sind die folgenden:
- SoClosed: Dieses Tool bietet eine breite Palette von Funktionen wie Anrufaufzeichnung, automatische Anrufverteilung, Anrufanalyse usw. an. Es ist auch möglich, es in Ihr CRM zu integrieren.
- Aircall: Dies ist eine weitere All-in-One-Telefonlösung, die zahlreiche Funktionen wie Anrufaufnahme, Rufnummernunterdrückung, automatische Anrufverteilung und die Integration in über 150 professionelle Apps bietet.
- Ringover: Eine ebenso leistungsstarke Lösung wie Aircall, bietet Ringover fast die gleichen Funktionen und das gleiche Niveau an Servicequalität.
Ein Tool zur kommerziellen Kartierung und Optimierung von Touren
Die geografische Visualisierung Ihrer Kontakte verändert Ihre Vorgehensweise beim Phoning und bei Besuchen vor Ort. Mit einem guten Vertriebsmapping-Tool können Sie alle Ihre Interessenten und Kunden auf einer interaktiven Karte auf einen Blick sehen.
Diese Visualisierung erleichtert Ihnen die Organisation Ihrer Anrufe und Touren. Sie können so schnell Gebiete mit hohem Potential identifizieren und Ihre Anrufe entsprechend Ihrer zukünftigen Reisen planen.
Tipp
Mit einem Tool wie Moovago können Sie Ihre Karte nach Status (Interessent/Kunde), nach letztem Kontakt oder nach Art der Aktivität filtern. Diese Funktion hilft Ihnen, Ihre Telefonanrufe nach Ihren aktuellen Geschäftszielen zu priorisieren.
Eine intelligente Reiseplanung hilft Ihnen auch, Zeit für Phoning-Sitzungen zu gewinnen. Suchen Sie nach einem Tool, das Geolokalisierung und Routenoptimierung, Terminplanung unter Berücksichtigung der Fahrtzeiten und die Identifizierung freier Zeiten für Anrufe zwischen den Besuchen beinhaltet.
CRM für Außendienstmitarbeiter geeignet
Haben Sie schon einmal einen Interessenten angerufen, ohne sich an Ihr letztes Gespräch mit ihm zu erinnern? Oder schlimmer noch, Sie stellen bei einem Besuch fest, dass ein Kollege ihn am Vortag kontaktiert hat? Hier machtein gutes Vertriebs-CRM für Außendienstmitarbeiter den Unterschied! Um effektiv zwischen Anrufen und Besuchen zu jonglieren, wählen Sie ein Tool, das alle Ihre Interaktionen aufzeichnet und Ihnen Ihre Kontakte auf einer Karte anzeigt. Stellen Sie sich vor, Sie könnten die gesamte Historie eines Interessenten auf einen Blick sehen, kurz bevor Sie ihn anrufen… Automatische Erinnerungen für telefonische Nachfassaktionen und mobile Erreichbarkeit sind ebenfalls wichtig.
Eine der größten Herausforderungen für Außendienstmitarbeiter ist es, einen einheitlichen Überblick über die Kommunikation mit jedem Interessenten zu behalten, unabhängig davon, welcher Kanal benutzt wird. Mit einem guten CRM können Sie vor einem Anruf sofort alle vorherigen Gespräche einsehen, Ihre Besuche unter Berücksichtigung der vorherigen Anrufe vorbereiten und Vergessen vermeiden, das die Kundenerfahrung verschlechtert.
Indem Sie alle Ihre Verkaufsaktivitäten in einem Tool wie Moovago zentralisieren, stellen Sie eine einheitliche Kundenansprache sicher und maximieren die Wirkung jeder einzelnen Interaktion, sei es telefonisch oder persönlich.
Schlussfolgerung
Phoning ist keine Alternative zu Außendienstmitarbeitern, sondern eine notwendige Ergänzung. Im Jahr 2025 werden die erfolgreichsten Vertriebsmitarbeiter nicht mehr diejenigen sein, die die meisten Kilometer zurücklegen, sondern diejenigen, die Telefonkontakte und Reisen intelligent kombinieren können, um ihre Wirkung zu maximieren.
Die perfekte Balance zwischen Phoning und Außendienstmitarbeitern ist jedoch nicht für alle Vertriebsmitarbeiter gleich. Es hängt von Ihrer Branche, der Dichte Ihres Gebietes, Ihrem Verkaufszyklus und Ihrem persönlichen Stil ab. Experimentieren Sie ruhig mit verschiedenen Aufteilungen, um die für Sie beste zu finden.
Das Wichtigste ist, dass Sie Phoning als ein strategisches Instrument betrachten, das in Ihren gesamten Verkaufsprozess integriert ist, und nicht als eine isolierte Aktivität. Mit dieser Vision und den guten Praktiken, die in diesem Artikel beschrieben werden, sind Sie nun bereit, Ihren Verkaufsansatz zu verändern und Ihre Effizienz im Außendienstmitarbeiter deutlich zu steigern.