Según Gartner, empresa estadounidense líder en consultoría e investigación, el mercado mundial de software ERP ha crecido un 9% hasta alcanzar los 39.000 millones de dólares en 2020.
Este artículo está dedicado al software ERP y responde a las principales preguntas que pueda tener sobre el ERP.
¿Qué es un ERP? Definición de ERP
ERP son las siglas en inglés de Planificación de Recursos Empresariales.
Un ERP es un paquete o aplicación de software queautomatiza la gestión de una empresa utilizando la información que recoge de la base de datos de la empresa. Los datos proceden de los distintos departamentos de la empresa, como contabilidad, cadenas de suministro, ventas, marketing y recursos humanos.
Gracias a los datos almacenados en el software ERP, los usuarios, y en particular los directivos, adquirirán una visión de 360 grados de la situación de su empresa. Tendrán una visión de conjunto de todos los departamentos, lo que les permitirá hacer previsiones y analizar los distintos escenarios posibles para el desarrollo de la empresa. Un sistema ERP está diseñado para mejorar la rentabilidad de la empresa y la productividad de los usuarios, proporcionándoles rápidamente todos los datos que necesitan para tomar las decisiones correctas.
Un ERP está diseñado para satisfacer las necesidades específicas de una empresa, y ninguna solución es universal. Hoy en día, las empresas con más éxito confían en un sistema ERP para anticiparse a los cambios del mercado y adaptarse lo más rápidamente posible.
Hoy en día, el software ERP se configura y se valora en función de las necesidades de la empresa, para que pueda dar la mejor respuesta posible a sus problemas.
¿Por qué es importante un sistema ERP?
Los sistemas ERP se han convertido en esenciales para las empresas que desean optimizar el uso de sus recursos. Pueden ayudar a los directivos y al personal a asignar los presupuestos y la mano de obra a las áreas más rentables para la empresa. Es más, un sistema ERP ahorra tiempo y dinero sin sacrificar la calidad ni el rendimiento.
Saber lo que va a ocurrir antes de que ocurra es el grial para todos los directivos. Un sistema ERP permite anticiparse a los próximos cambios del mercado y coordinar fácilmente al personal de la empresa.
Los usuarios tienen acceso en tiempo real a los inventarios, las ventas y las entregas, por ejemplo, de modo que pueden pedir rápidamente nuevas existencias para satisfacer la nueva demanda. También se mejora la comunicación, ya que todos los departamentos tienen acceso a la misma información, lo que facilita mucho el intercambio de información.
Es más, todas las señales de un sistema ERP apuntan en una misma dirección y los empleados utilizan el mismo sistema, lo que les facilita la comprensión de los cambios y la dirección a seguir.
Un ERP también facilita y agiliza el formateo de los datos recopilados, de modo que se pueden crear informes de análisis, tablas y gráficos para ilustrar lo que está ocurriendo en la empresa y en el mercado. Es esta facilidad con la que se transmite la información lo que los directivos encuentran inestimable cuando deciden utilizar un sistema ERP.
¿Por qué utilizar un sistema ERP?
Un sistema ERP puede utilizarse para muchos fines diferentes. Lo ideal es que un ERP se adapte al tipo de organización, al tamaño y al mercado de la empresa que lo utiliza.
En general, este tipo de software permitirá a la empresa identificar las áreas en las que puede mejorar.
El objetivo de un sistema ERP es reunir, en un lugar centralizado, toda la información y los datos relevantes para la empresa con el fin de facilitar la gestión de las relaciones con las distintas partes interesadas.
¿Cómo funciona un sistema ERP?
Un sistema ERP reúne todos los datos de la empresa. La información integrada por un departamento está inmediatamente disponible para todos los demás usuarios de la empresa. Al compartir los datos, todos los usuarios tienen acceso a la misma información, por lo que todos están en la misma longitud de onda.
Es más, un sistema ERP facilita la comparación entre dos sitios. Esto puede dar a los responsables de la toma de decisiones una mejor comprensión de por qué un sitio funciona mejor que el otro, y cómo pueden cambiar la forma de hacer las cosas para mejorar la eficiencia de ambos sitios.
Ofrecerá el máximo valor cuando la empresa divida correctamente los módulos entre departamentos y garantice la captura de datos. Sin datos, es inútil. Así que cuantas más partes interesadas participen en el uso del software, mejor será el resultado.
Utilizar un sistema ERP
¿Cómo se utiliza un sistema ERP?
Un ERP permite a la empresa identificar oportunidades concretas de mejora.
Todos los empleados de la empresa deben tener acceso al sistema ERP para maximizar la recogida de datos y su eficacia.
Por supuesto, puede utilizarse de diferentes maneras en función de los departamentos que lo utilicen y del propósito de la empresa.
¿Quién utiliza un sistema ERP?
Todas las empresas de todos los mercados pueden utilizar un sistema ERP. Este software se adapta a la situación de la empresa, por lo que es muy flexible y maleable. Pero hay que elegir el adecuado.
Cuantos más datos reúna un sistema ERP, más cumplirá su objetivo principal.
Los departamentos que utilizan un sistema ERP son generalmente (pero no se limitan a) :
El departamento de RRHH :
Un ERP permite al departamento de RRHH realizar un seguimiento de toda la información sobre los empleados y las tendencias actuales de la empresa. RRHH puede recuperar rápidamente información como el salario de un empleado, su historial, su derecho a prestaciones y mucho más. El departamento de RRHH podrá ayudar a los directivos de la empresa con mayor facilidad y eficacia.
Departamento de Contabilidad y Finanzas:
Un sistema ERP permite al departamento de contabilidad y finanzas realizar un seguimiento y elaborar informes de todas las transacciones e información financiera relacionadas con la empresa. Un ERP les permitirá convertir esta información en previsiones de ingresos, gastos y flujo de caja, de modo que puedan anticiparse mejor a los cambios.
La cadena de suministro :
Un sistema ERP permite que la cadena de suministro garantice un flujo fluido y continuo de mercancías y materias primas entre todas las partes interesadas. Esto permite optimizar las existencias, priorizar los pedidos, minimizar los plazos de entrega, evitar interrupciones en la cadena de suministro e identificar los procesos con mejor y peor rendimiento.
El departamento de marketing :
Un ERP permite al departamento de marketing aumentar la productividad y asignar los recursos a los lugares adecuados, teniendo en cuenta qué procesos son realmente eficaces y cuáles no tanto. Gestionando las interacciones y enviando las señales adecuadas en el momento oportuno, los equipos de marketing pueden ganar más clientes. La automatización de los canales mediante la gestión automática de correos electrónicos, cartas, anuncios y redes sociales ahorra a este departamento una cantidad de tiempo considerable. Reducir los costes al tiempo que se mejora el número de conversiones es el objetivo de un sistema ERP para el departamento de marketing.
¿Cómo elegir el software ERP adecuado?
Ningún ERP es universal.
Todos los sistemas ERP son diferentes y todos tienen una finalidad distinta. Las características que son importantes para usted pueden no serlo tanto para un mercado y un tamaño de empresa diferentes.
Necesita llevar a cabo un análisis de sus necesidades y objetivos para determinar qué características y opciones se ajustan mejor a su visión de la gestión de su empresa. Una vez que comprenda sus necesidades y objetivos, deberá asegurarse de que realmente se ajusta a la visión que tiene.
Aunque el software que ha encontrado esté perfectamente alineado con su visión, debe pensar en sus empleados, que utilizarán el software ERP a diario. No tiene sentido pagar por un ERP si nadie quiere utilizarlo.
Le aconsejamos que elija un software sencillo de utilizar para que pueda ser utilizado por todo su equipo: la adopción y la experiencia del usuario son primordiales. Si sus empleados evitan utilizar el software, no podrá tomar decisiones sólidas, ya que sólo se basarán en una parte de los datos.
Hacer que los usuarios prueben el software ERP antes de adoptarlo es la mejor manera de conocer sus expectativas y problemas. Además, las empresas que publican el software suelen poder modificarlo para adaptarlo a las necesidades de sus equipos, así que no dude en hacérselo saber si tiene alguna pregunta.
Los periodos de prueba gratuitos le permiten a usted y a sus equipos averiguar si la solución propuesta les conviene. Siempre puede negarse a adoptar el servicio si la prueba no es concluyente y probar con otro ERP.
¿En cualquier lugar y a cualquier hora?
Los sistemas ERP pueden ofrecer la opción de Saas en la nube (almacenamiento en línea desde un servidor), lo que significa que el software se almacena en línea y puede acceder a él a través de Internet utilizando sus datos de acceso.
Esto facilita el acceso desde un nuevo dispositivo o desde una nueva ubicación. ¡No necesitará ir a la oficina para actualizar sus datos!
Utilizar un ERP en su teléfono le permitirá acceder a él en cualquier lugar y en cualquier momento para consultar información crucial para sus necesidades.
Lea también: los 5 mejores ejemplos de software ERP
Ventajas de un ERP :
Vista de 360 grados :
Un sistema ERP reúne toda la información en un solo lugar y proporciona informes precisos sobre las actividades de la empresa. Esta visión del negocio facilita la toma de decisiones y la dirección correcta.
Ganar dinero :
Un sistema ERP puede ahorrar dinero a una empresa de muchas formas diferentes. Automatiza las tareas recurrentes y que consumen mucho tiempo a la vez que las mejora. La visión que proporciona ayuda a identificar gastos que pueden reducirse fácilmente.
Seguridad y almacenamiento de datos :
Los proveedores de sistemas ERP comprenden la importancia fundamental que tienen los datos para las empresas, por lo que toman medidas de almacenamiento para evitar su pérdida. Los sistemas ERP SaaS en la nube utilizan protocolos de seguridad de última generación para garantizar la seguridad de sus datos. Almacenar los datos en la nube también evita que los empleados pierdan sus datos, en caso de que se hayan archivado incorrectamente.
Colaboración :
Sabiendo que todos los empleados tienen acceso a la misma información en tiempo real, la colaboración es mucho más eficaz. Pueden hablar de los mismos datos e intercambiar ideas más fácilmente, al tiempo que se mantienen al corriente de los cambios en la empresa gracias al sistema ERP.
Aumento de la capacidad: :
Un buen sistema ERP facilitará hacer frente a los cambios en la empresa que lo utiliza. Añadir nuevo personal o abrir nuevos departamentos es una cuestión sencilla. El software SaaS en la nube se adapta más fácilmente a todos los cambios operativos menores y mayores, incluso si aumentan la cantidad de datos y el número de empleados.
Flexibilidad :
Aunque un ERP ayuda a las empresas a seguir las mejores prácticas, también respalda los objetivos y métodos específicos de la empresa. Los distintos departamentos podrán utilizarlo como consideren oportuno.
Lea también: todas las ventajas del software ERP.
Desventajas de un sistema ERP
La formación en equipo será sin duda necesaria.
Un sistema ERP es un software complejo de manejar. Hay muchas herramientas disponibles para muchos departamentos diferentes. Es esencial que los empleados de una empresa dominen el uso del software ERP para que puedan utilizarlo de la forma más eficaz posible e introducir la mayor cantidad de datos posible.
Tendrá la información, ¡pero no olvide aplicar las soluciones!
Aunque un sistema ERP puede identificar fallos en la empresa y en los procesos de venta, no aplicará todas las soluciones que propone. Los empleados deben aplicar las soluciones propuestas por el software ERP, y éste no puede resolver los problemas por sí solo.
Resumamos lo esencial
Un ERP es esencial para las empresas que recopilan datos de muchos departamentos diferentes.
Esta herramienta debe adaptarse al tipo de organización, al tamaño y al mercado de la empresa que la utilice.
Sin datos, el software es inútil: convencer a los empleados para que lo utilicen es esencial.
Un ERP puede ser un software instalado directamente en el ordenador o en la nube SaaS.
