¿Qué es un ERP? Definición de software ERP

¿Qué es ERP? Definición de ERP

ERP son las siglas en inglés de Planificación de Recursos Empresariales.

Definición de software ERP : uERP es un software, un paquete de programas o una aplicación que automatiza la gestión de una empresa utilizando la información que recoge de la base de datos de la empresa. Los datos proceden de los distintos departamentos de la empresa, como contabilidad, cadenas de suministro, servicio posventa, marketing y recursos humanos.

Gracias a los datos almacenados en el ERP, los usuarios y especialmente los directivos se benefician de una visión de 360 grados de la situación de su empresa. Tienen una visión de conjunto de todos los departamentos y, por tanto, pueden crear previsiones y analizar los distintos escenarios posibles para el desarrollo de la empresa. El ERP se utiliza para mejorar la rentabilidad de la empresa y la productividad de los usuarios al sugerirles rápidamente todos los datos necesarios para tomar las decisiones correctas.

Un ERP está diseñado para satisfacer las necesidades específicas de una empresa, y ninguna solución es universal. Muchas de las empresas con más éxito de la actualidad confían en los ERP para anticipar mejor los cambios y adaptarse lo más rápidamente posible.

Hoy en día, el software ERP se personaliza y se valora en función de las necesidades de la empresa, para que pueda responder de forma óptima a sus problemas. Un ERP debe adaptarse al tipo de organización, al tamaño y al mercado de la empresa que lo utiliza.

Uno de los mejores ejemplos de ERP es Sage.

Un mismo sistema ERP puede ser utilizado de forma diferente por distintos empleados de una misma empresa.

¿Por qué es importante la ERP?

Los sistemas ERP se han convertido en esenciales para las empresas que desean optimizar el uso de sus recursos. Pueden ayudar a directivos y empleados a asignar el presupuesto y la mano de obra a las áreas más rentables de la empresa. Es más, la ERP ahorra tiempo y dinero sin sacrificar la calidad ni el rendimiento.

Saber lo que va a ocurrir antes de que ocurra es el Santo Grial para todos los directivos. Un sistema ERP permite anticiparse a la evolución futura del mercado y coordinar al personal de la empresa con facilidad. Los usuarios tienen acceso en tiempo real a los niveles de existencias, ventas y entregas y pueden, por ejemplo, pedir rápidamente nuevas existencias para satisfacer una nueva demanda. La comunicación también mejora, ya que todos los departamentos tienen acceso a la misma información, lo que facilita enormemente los intercambios. Además, todas las señales de un sistema ERP van en la misma dirección y los empleados utilizan el mismo sistema, por lo que comprenden mejor los cambios y la dirección que deben tomar.

El ERP también permite formatear los datos recopilados de forma rápida y sencilla, de modo que se pueden crear informes de análisis, tablas y gráficos para ilustrar la situación actual de la empresa y del mercado. Esta sencilla transferencia de información tiene un valor incalculable para los directivos cuando deciden utilizar un sistema ERP.

¿Por qué utilizar un ERP?

Un sistema ERP puede utilizarse para diversos fines. Lo ideal es que un ERP se adapte al tipo de organización, al tamaño y al mercado de la empresa que lo utiliza.

En términos generales, permite a la empresa identificar las áreas en las que puede mejorar.

El objetivo de un sistema ERP es reunir toda la información y los datos relevantes para la empresa en una ubicación central para facilitar la gestión de las relaciones con las distintas partes interesadas.

Un ERP debe adaptarse al tipo de organización, al tamaño y al mercado de la empresa que lo utiliza.

¿Cómo funciona la ERP?

Un sistema ERP recopila los datos de la empresa. La información integrada por un departamento está inmediatamente disponible para todos los demás usuarios de la empresa. Al compartir los datos, todos los usuarios tienen acceso a la misma información y la mantienen en la misma página.

Además, este paquete de software o aplicación facilita la comparación entre dos sitios. Esto puede dar a los responsables de la toma de decisiones una mejor comprensión de por qué un sitio está funcionando mejor que el otro, y cómo pueden cambiar la forma de hacer las cosas para mejorar la eficiencia de ambos sitios.

Un ERP ofrece las máximas ventajas si la empresa distribuye correctamente los módulos entre los departamentos y se asegura de que se capturan los datos. Por supuesto, es inútil sin datos. Cuantas más partes interesadas participen en el uso del software, mejor será el resultado.

¿Cómo utiliza el ERP?

Un ERP permite a la empresa identificar las áreas de mejora y las distintas posibilidades.

Todos los empleados de la empresa deben tener acceso al sistema para obtener el máximo de datos y una eficacia óptima.

El ERP puede utilizarse de diferentes maneras, dependiendo de los departamentos que lo utilicen y del objetivo empresarial.

¿Quién utiliza el ERP?

Todas las empresas de todos los mercados pueden utilizar un ERP. Se adapta a la situación de la empresa y, por lo tanto, es muy flexible y maleable. Sin embargo, es necesario elegir el ERP adecuado.

Dentro de la empresa, lo utilizan todos los empleados. Cuantos más datos recopile un sistema ERP, más eficiente será.

Los departamentos que utilizan el ERP son generalmente, pero no se limitan a :

El departamento de RRHH

Un sistema ERP permite al departamento de recursos humanos hacer un seguimiento de toda la información de los empleados y de las tendencias actuales de la empresa. Un departamento de RRHH puede encontrar rápidamente información como el salario de un empleado, su historial, sus derechos a prestaciones y mucho más. El departamento de RRHH puede ayudar a los empresarios más fácilmente y mejor.

El Departamento de Contabilidad y Finanzas

El software ERP permite a los departamentos de contabilidad y finanzas realizar un seguimiento y elaborar informes de toda la información financiera y las transacciones relacionadas con la empresa. Les permite convertir esta información en previsiones de ingresos, gastos y flujo de caja, para que puedan anticiparse mejor a los cambios.

La cadena de suministro

Un sistema ERP permite que la cadena de suministro garantice un flujo fluido y continuo de mercancías y materias primas entre todas las partes implicadas. Esto permite optimizar las existencias, priorizar los pedidos, minimizar los plazos de entrega, evitar interrupciones en la cadena de suministro e identificar los procesos más y menos eficaces.

El departamento de marketing

Un ERP permite al departamento de marketing aumentar la productividad y asignar los recursos a los lugares adecuados al tener una visión general de qué procesos son realmente eficaces y cuáles lo son menos. Gestionando las interacciones y enviando las señales adecuadas en el momento oportuno, los equipos de marketing pueden ganar más clientes. Automatizar los canales gestionando automáticamente los correos electrónicos, los anuncios y las redes sociales supone un ahorro de tiempo considerable para este departamento. Reducir los costes al tiempo que se mejoran las conversiones es el objetivo de la ERP para el departamento de marketing.

¿Cómo elegir el ERP adecuado?

Ningún ERP es universal.

Todos los ERP son diferentes y todos tienen una finalidad distinta. Las características que son importantes para usted pueden no serlo para un mercado y un tamaño de empresa diferentes.

Necesita llevar a cabo un análisis de sus necesidades y objetivos para determinar qué características y opciones se ajustan mejor a la visión de gestión de su empresa. Una vez que haya comprendido sus necesidades y objetivos, debe asegurarse de que el software ERP se ajusta realmente a su visión.

¿Qué buscan sus empleados?

Aunque el software que haya encontrado se adapte perfectamente a su visión, debe pensar en sus empleados, que utilizarán el software ERP a diario. No tiene sentido pagar por un ERP si nadie quiere utilizarlo.

Le recomendamos que elija un ERP que sea fácil de usar y adecuado para todo su equipo. La adopción y la experiencia del usuario son primordiales. Si sus empleados no utilizan el software, no podrá tomar decisiones con conocimiento de causa, porque se basarán sólo en una parte de los datos.

Hacer que los usuarios prueben el software ERP antes de adoptarlo es la mejor manera de conocer sus expectativas y los retos a los que se enfrentan. Además, las empresas que publican el software para usted suelen poder modificarlo para adaptarlo a las necesidades de sus equipos. No dude en hacerles llegar sus preguntas.

Los periodos de prueba gratuitos le permiten a usted y a sus equipos averiguar si la solución propuesta es adecuada para usted. Siempre puede rechazar el servicio si la fase de prueba no tiene éxito y probar con otro ERP.

¿En cualquier lugar y a cualquier hora?

Los ERP pueden ofrecer la opción de Saas en la nube (almacenamiento en línea desde un servidor), lo que significa que el software se almacena en línea y puede acceder a él a través de Internet utilizando sus datos de acceso.

Este método hace que sea fácilmente accesible desde un nuevo dispositivo o desde un nuevo lugar. ¡Ya no tendrá que ir a la oficina para actualizar sus datos!

Si tiene una aplicación ERP en su teléfono, podrá acceder a ella desde cualquier lugar y en cualquier momento para ver la información más importante para usted.

¿Cuáles son las ventajas de la ERP?

Una visión global

El software ERP le permite recopilar toda la información en un solo lugar y recibir informes precisos sobre las actividades de su empresa. Esta visión del negocio facilita la toma de decisiones y le ayuda a avanzar en la dirección correcta.

Beneficios monetarios

Un ERP puede ahorrar dinero a una empresa de varias formas. Automatiza las tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo y las mejora al mismo tiempo. La información que proporciona le permite identificar gastos que pueden reducirse fácilmente.

Prevención y almacenamiento de datos

Los proveedores de ERP comprenden la importancia crucial de los datos para las empresas y, por tanto, toman medidas de almacenamiento para evitar su pérdida. Los sistemas ERP Saas en la nube utilizan los últimos protocolos de seguridad para mantener sus datos a salvo. Almacenar los datos en la nube también evita que los empleados pierdan sus datos porque estén mal archivados o simplemente se pierdan.

Asociación

Como todos los empleados pueden acceder a la misma información en tiempo real, la colaboración es mucho más eficaz. Pueden hablar de los mismos datos e intercambiarlos más fácilmente, siguiendo el ritmo de desarrollo de la empresa gracias al sistema ERP.

Escalabilidad

Un buen sistema ERP se adaptará fácilmente a los cambios de la empresa que lo utiliza. Añadir nuevos empleados o abrir nuevos departamentos es muy sencillo. Los sistemas ERP en la nube SaaS se adaptan más fácilmente a los pequeños y grandes cambios operativos, aunque aumente la cantidad de datos y el número de empleados.

Elasticidad

Aunque el software ERP ayuda a las empresas a adoptar las mejores prácticas empresariales, también respalda los objetivos y métodos específicos de la empresa. Los distintos departamentos pueden utilizarlo como consideren oportuno.

¿Cuáles son las desventajas de la ERP?

Formación

El ERP es un software complejo que hay que aprender. Hay muchas herramientas diferentes disponibles para muchos departamentos distintos. Es esencial que los empleados de una empresa dominen el manejo del software ERP para poder utilizarlo de la forma más eficaz posible y recopilar la mayor cantidad de datos posible.

No se aplica soluciones

Aunque el ERP puede encontrar fallos en el proceso de ventas y marketing, no aplicará todas las soluciones que propone. Los empleados deben aplicar las soluciones que ofrece el software ERP y no pueden resolver los problemas por sí solos.

Resumamos lo esencial

Un ERP es esencial para las empresas que recopilan datos de muchos departamentos diferentes.