Oímos hablar mucho del software ERP. Son las siglas de «Progiciel de Gestion Intégré» o Planificación de Recursos Empresariales. Así que no hay diferencia entre ERP y PGI.
Veamos para qué sirve un sistema ERP y cuáles son sus numerosas ventajas.
Cuando hablamos de un sistema ERP, generalmente nos referimos a una solución ERP. Esta solución puede adoptar la forma de una aplicación móvil o web, un software, una herramienta o un sistema.
Un ERP es un paquete o aplicación de software que automatiza la gestión de una empresa utilizando la información que recoge de la base de datos de la empresa. Los datos proceden de los distintos departamentos de la empresa, como contabilidad, cadenas de suministro, ventas, marketing y recursos humanos.
Es importante señalar que un sistema ERP puede ser relevante tanto para las grandes empresas como para las PYME.
Veamos ahora el papel de un sistema ERP y sus ventajas.
Recurso: todo lo que necesita saber sobre el software ERP.
Ventaja n°1 del software ERP: Centralización de la información
Esta gestión integrada es extremadamente importante para todas las empresas. Con el software ERP, es posible hacer un seguimiento de lo que ocurre entre los clientes y la empresa para poder tomar las mejores decisiones.
Si quiere gestionar a sus clientes y su empresa de la forma más eficaz posible, también necesita hacerlo de la forma más personalizada posible. Puesto que su empresa es única, ¡también lo son sus clientes! Una herramienta ERP le permitirá conservar los datos esenciales específicos de su empresa y sus necesidades.
Del mismo modo, todos los procesos e información específicos de su negocio podrán registrarse y estructurarse como usted desee. En general, cuando se trata de un sistema ERP, tener en cuenta las necesidades y características específicas de su empresa es el primer paso esencial hacia una gestión optimizada.
Al reunir los datos en una única herramienta y hacerlos accesibles a quienes los necesitan, la empresa permitirá que todos los empleados compartan la misma forma de trabajar y la misma información. Esto evitará que
Esta mejor comunicación de la información a nivel interno también permitirá que surjan datos muy útiles para controlar la eficacia de las operaciones de venta, o para ofrecer ayuda y ofertas personalizadas a sus clientes.
Ventaja nº 2 del software ERP: Gestión de inventarios
El software ERP puede utilizarse para gestionar los inventarios, con los productos y las existencias que llegan y salen de la empresa. Esto le proporciona una visión general en tiempo real de la llegada de nuevos productos y le ayuda a comprender por qué determinados eslabones de la cadena de suministro y ventas están provocando bloqueos o ralentizaciones.
Los empleados podrán pensar con antelación gracias al software ERP. Los usuarios tienen acceso en tiempo real a los inventarios, las ventas y las entregas, por ejemplo, de modo que pueden pedir rápidamente nuevas existencias para satisfacer la nueva demanda.
Ventaja nº 3 del software ERP: Gestión de contactos
A medida que su empresa crece, también lo hacen su base de datos de clientes, su cartera de clientes y su archivo de clientes.
Cada vez resulta más difícil centralizar la información y organizar las conversaciones con los clientes actuales y potenciales.
Las conversaciones y la información importantes se pierden en correos electrónicos, en archivos Excel al fondo de los ordenadores, en hojas de papel sueltas o en los recuerdos de sus colegas.
Todo esto impide tratar correctamente a los clientes, clientes potenciales, clientes potenciales y sospechosos. Pierde oportunidades y puede perder clientes insatisfechos con su servicio de atención al cliente. En resumen, pierde dinero.
Aquí es donde entra en juego el ERP: permite a todos los empleados de la empresa encontrar información sobre los clientes en una única herramienta , lo que facilita compartir y recuperar datos. Es más, es más fácil comunicarse con los clientes y los clientes potenciales ahora que el personal de ventas de la empresa tiene acceso al historial de interacciones entre ellos y la empresa. Pueden ser precisos y conocer de antemano las necesidades del cliente potencial.
Centralice y gestione eficazmente sus contactos de clientes y clientes potenciales con un sistema ERP. Ejemplo aquí con Moovago: lista de contactos en la aplicación web y lista de empresas en el móvil.
Ventaja nº 4 del software ERP: Accesibilidad
La mayoría de los sistemas ERP son SaaS. Saas es un acrónimo de software como servicio.
El software SaaS se almacena en la nube, en servidores a los que se puede acceder directamente a través de Internet. A diferencia del software que debe descargarse en un ordenador, se puede acceder al software SaaS directamente a través de un navegador web.
La accesibilidad es una de las ventajas del método Saas: el software puede utilizarse desde cualquier lugar, ya esté de viaje o en casa.
Ventaja del software ERP nº 5: Visión global de la empresa y estadísticas
Las empresas de todos los tamaños necesitan datos para saber cuáles son las decisiones correctas. El software ERP le permitirá reunir datos de muchas herramientas diferentes, como Google Analytics, su sitio web, su aplicación, sus redes sociales, sus distintos departamentos, sus fábricas y sus centros de distribución, por ejemplo.
Ahora que toda la información está centralizada en un solo lugar, es rápido y fácil :
- elaborar estadísticas basadas en estos datos.
- Tomar las decisiones correctas porque dispone de datos en los que apoyarse. Por ejemplo, puede averiguar cómo se han puesto en contacto con usted los clientes existentes y qué es lo que buscan, para poder mejorar su servicio al cliente y la prospección.
- compartir información esencial entre los empleados.
Ventaja nº 6 del software ERP: Automatización de tareas
Un sistema ERP puede utilizarse paraautomatizar tareas recurrentes y que requieren mucho tiempo, lo que significa que ciertas acciones se llevarán a cabo automáticamente para hacer un seguimiento de lo que usted ha definido. Por ejemplo, puede producir automáticamente informes diarios basados en los datos introducidos en el software ERP.
Mejorará estas tareas al no cometer errores e identificará los gastos que pueden reducirse. La automatización de estas tareas reducirá los costes y aumentará el presupuesto para otras partes importantes de su empresa.
Ventaja nº 7 del software ERP: Planificación y anticipación
En el mundo de los negocios, es esencial ser proactivo para garantizar el crecimiento de su empresa. Gracias al software ERP y al historial que tiene de sus clientes, clientes potenciales, ingresos por ventas, márgenes, etc…
Podrá anticiparse al futuro, o mejor dicho, el software ERP intentará predecir el futuro por usted, comprenderá cómo crece su empresa cada año y los cambios que se están produciendo. En contextos económicos más complejos, también le permitirá realizar análisis más exhaustivos, para anticiparse a posibles perturbaciones.
Si se ciñe a los datos del software ERP y elabora un plan estratégico y empresarial detallado, una empresa puede ir un paso por delante de sus competidores, lo que le permitirá alcanzar un mayor éxito.
Estos datos le servirán de guía para recordar sus objetivos y por qué hace lo que hace. También puede ayudar a los empleados a entender por qué ha adoptado su forma de hacer las cosas.
Un ERP le permite ver rápidamente sus ingresos por ventas y encontrar a todos sus contactos en un solo lugar. He aquí un ejemplo con Moovago.
Resumen y conclusión
Obviamente, existen ventajas y beneficios específicos de cada paquete de software ERP. Y del mismo modo, las soluciones ERP tienen desventajas y limitaciones de distinto grado.
En pocas palabras:
- El software ERP es esencial para mantener una hoja de ruta similar para toda la empresa. Los consumidores no son iguales a los ojos de la empresa, y el software ERP le permitirá identificar aquellos que son esenciales para su negocio, permitiéndole gastar menos y mantener las cosas sencillas.
- Un sistema ERP debe adaptarse al tipo de organización, al tamaño y al mercado de la empresa que lo utiliza.
- Sin datos, un sistema ERP es inútil. Es esencial convencer al personal para que lo utilice.
- El software ERP puede utilizarse para identificar áreas de mejora y garantizar que todos los empleados disponen de la misma información.
Elegir un software ERP no siempre es fácil. Para encontrar el ERP ideal para su empresa, hágase las preguntas adecuadas: ¿Qué necesita hacer? ¿Qué datos relacionados con su negocio necesita centralizar? ¿Cómo desea estructurarlos? ¿Qué funcionalidades espera de una herramienta de este tipo?
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