¿Qué es una base de datos de clientes?
Una base de datos de clientes es una lista que contiene los clientes actuales de una empresa, así como aquellos que ya han adquirido un bien o servicio de la empresa. En función de los deseos de la empresa, también puede incluir clientes potenciales, como clientes potenciales, sospechosos y potenciales.
La empresa mantiene este archivo comercial para mantener relaciones comerciales con sus clientes y conservar un historial de sus interacciones.
También se conoce como fichero de clientes o cartera de clientes.
¿Cuál es la finalidad y la importancia de una base de datos de clientes?
Conseguir un nuevo cliente puede costar mucho tiempo y dinero, mientras que conservar un cliente existente es mucho más sencillo. El principal objetivo de una base de datos de clientes es mantener la relación comercial entre la empresa y el cliente, con el fin de conservar a los clientes existentes el mayor tiempo posible.
Con información sobre el cliente, como la edad, el cargo, la profesión y el historial de interacciones con la empresa, ésta podrá comunicarse de forma más precisa con él y anticiparse a sus peticiones para que quede lo más satisfecho posible.
Es más, una base de datos de clientes permite a la empresa consolidar la información sobre los clientes y obtener una visión más completa de la situación de la empresa. También permite a la empresa organizar y delegar tareas de forma más eficaz, ya que gracias al historial de interacciones, todos los empleados de la empresa tienen acceso a la misma información y pueden ayudar al cliente de la misma forma.
Conseguir un nuevo cliente puede costar mucho tiempo y dinero, mientras que conservar un cliente existente es mucho más sencillo. El principal objetivo de una base de datos de clientes es mantener la relación comercial entre la empresa y el cliente, con el fin de conservar a los clientes existentes el mayor tiempo posible.
Con información sobre el cliente, como la edad, el cargo, la profesión y el historial de interacciones con la empresa, ésta podrá comunicarse de forma más precisa con él y anticiparse a sus peticiones para que quede lo más satisfecho posible.
Es más, una base de datos de clientes permite a la empresa consolidar la información sobre los clientes y obtener una visión más completa de la situación de la empresa. También permite a la empresa organizar y delegar tareas de forma más eficaz, ya que gracias al historial de interacciones, todos los empleados de la empresa tienen acceso a la misma información y pueden ayudar al cliente de la misma forma.
Una base de datos de clientes también le permite segmentar a sus clientes, creando diferentes categorías para comprender qué les gusta y qué no les gusta a determinados grupos de clientes. Con toda la información en un solo lugar, es más fácil compilar estadísticas sobre sus clientes e identificar cualquier cuello de botella en las ventas.
Una base de datos de clientes también puede incluir una sección de prospección. En esta parte, la empresa guardará información sobre los clientes potenciales y tratará de captar nuevos clientes. Gracias a la base de datos de clientes, que contiene información sobre los clientes potenciales, el enfoque de ventas será mucho más sencillo, ya que el representante de ventas sabrá lo que el cliente potencial espera de la empresa.
¿Cómo segmenta su base de datos de clientes?
Una base de datos de clientes debe estar segmentada, es decir, debe dividirse en función de las características de los clientes. Esta segmentación dependerá en gran medida del mercado en el que opere la empresa, pero hay 7 criterios esenciales que deben identificarse, sea cual sea el sector de actividad de la empresa.
- Nombre
- Nombre
- Dirección de correo electrónico
- Número de teléfono
- Situación actual (¿es un cliente, un posible cliente o un cliente potencial?)
- El sector de actividad del cliente
- Historia de las interacciones
Esto es sólo el principio de una buena segmentación, y puede añadir tanta información como desee. Sin embargo, le aconsejamos que se detenga en cuanto la información que recopile no tenga ninguna repercusión en sus futuras interacciones con el cliente.
He aquí una lista no exhaustiva para completar su base de datos de clientes.
- Civismo
- Edad
- Ubicación
- Preferencias de contacto (correo electrónico, teléfono, etc.)
- Número de compras
- Tipo de compra
- Respuestas a los correos electrónicos
- Recordatorios y recordatorios
El objetivo de toda esta información es apoyar la estrategia global de marketing de la empresa y ayudarla a tomar mejores decisiones con los clientes, para que sigan siendo clientes y disfruten de las interacciones con la empresa el mayor tiempo posible. También permite a la empresa ver si sus esfuerzos están dando fruto, observando si el número de clientes está aumentando, por ejemplo.
Una base de datos de clientes comienza con registros
Empiece a estructurar su base de clientes con nuestro sencillo formulario. Reúna los datos de contacto, la información de segmentación y el historial de interacciones para realizar un seguimiento eficaz de cada negocio.
¿Cómo gestiona sus bases de datos de clientes?
Gestionar una base de datos de clientes puede ser complicado. La información de los clientes se encuentra en todo tipo de lugares diferentes y siempre es complicado reunirla toda.
En primer lugar, le recomendamos que agrupe toda la información sobre sus clientes en un mismo lugar. De este modo, será más fácil gestionar la información y compartirla entre los miembros de un mismo equipo. Cuanta más información haya, más complicado será gestionar la base de datos de clientes.
Una base de datos de clientes es realmente eficaz cuando todos los empleados de la empresa introducen información en ella. En ese caso, hay que ser metódico y no dejar nunca ninguna información tirada en un rincón.
No recomendamos el método en papel para recopilar esta información, ya que podría perderse para siempre.
El método digital ofrece muchas ventajas, entre las que destacan el intercambio de información y la facilidad de transporte en su teléfono. En la siguiente sección, veremos el software que puede ayudarle a gestionar su base de datos de clientes.
¿Qué programas y aplicaciones debo utilizar para mi base de datos de clientes?
Cuando la base de datos de clientes es pequeña (menos de 100 personas) y trabaja solo, puede utilizar Excel. Es muy práctico porque le permite hacer rápidamente un balance de la situación y se puede modificar fácilmente.
También proporciona una base sólida para comprender y ver lo que necesita antes de pasar a un software más especializado. Sin embargo, si no es un experto en este software, puede resultar complicado mantenerse al día y es fácil perderse.
Existe un tipo de software especializado en las relaciones con los clientes y en la recopilación de información sobre ellos. Se trata del software de gestión de las relaciones con los clientes o CRM.
El software CRM permite a una empresa optimizar las interacciones y las relaciones con sus clientes, clientes potenciales, sospechosos, usuarios, socios, empleados y proveedores. Este seguimiento y establecimiento de relaciones permite a la empresa comprender mejor las expectativas de sus socios. Esto ayudará a la empresa a captar nuevos clientes, retenerlos y mejorar su organización.
El software CRM debe adaptarse al tipo de organización, al tamaño y al mercado de la empresa que lo utiliza. El mercado del software CRM es muy amplio y existen muchas soluciones diferentes (al menos 600 paquetes de software distintos), por lo que puede resultar complicado encontrar el software CRM adecuado. Hemos elaborado una lista de 5 paquetes de software y los puntos fuertes de cada uno.
- Moovago: adecuado para agentes comerciales, representantes comerciales, comerciales de campo, agencias de ventas y PYMES.
- Hubspot: adecuado para agencias de comunicación y marketing.
- Axonaut: adecuado para grandes empresas.
- Pipedrive: adaptado para vendedores sedentarios.
- SalesForce: adaptado para empresas muy grandes
¿Cómo puedo comprar una base de datos de clientes?
La base de datos de clientes es sólo un contenedor que hay que alimentar. Aunque la base de datos de clientes sea grande, no es importante; lo valioso es la calidad de la información que contiene. Necesita recopilar información cumpliendo el RGPD. Para obtener una base de datos de clientes, puede elegir entre hacerlo usted mismo con la información que tiene y crear campañas de prospección para obtener nueva información, o comprar una base de datos de clientes directamente a un proveedor de servicios.
Los datos ya recogidos por la empresa y que le pertenecen son esenciales. Esto incluye los nombres y apellidos de los clientes, los historiales de ventas y pedidos, y los contactos recientes con posibles clientes y clientes. En resumen, toda la información que los empleados de una empresa guardan en sus cabezas, en sus archivos y en trozos de papel puede recuperarse para alimentar su base de datos de clientes.
Parte de esta información puede adquirirse a proveedores de servicios que ofrecen bases de datos de clientes. Antes de comprar esta información, le aconsejamos que haga un inventario de sus clientes actuales para saber quién podría estar interesado en su empresa y en los productos y servicios que ofrece.