La chiave per una prospezione efficace? Un’organizzazione impeccabile che utilizza strumenti di vendita pratici come il foglio di prospezione!
Il file del prospetto fornisce una descrizione dettagliata di ogni prospectrendendo più facile seguirli nelle varie fasi della pipeline di vendita, fino al punto di acquisto.
Per essere efficace, è consigliabile adattarlo alle esigenze della sua azienda. In questo modo, otterrà uno strumento pertinente, adattato alla sua attività e quindi efficace per LEI.
Un foglio informativo chiaro e ben strutturato ottimizza la gestione dei lead e, in ultima analisi, dovrebbe aiutarla a chiudere più vendite.
Che cos'è un file prospect?
Definizione di file prospect
Un file di prospect è un documento che raccoglie le informazioni chiave su una persona o un'azienda che viene presa di mira nell'ambito di un'iniziativa di prospecting. Per garantire che le informazioni raccolte siano coerenti, le aziende spesso utilizzano lo stesso modello per ogni nuovo prospect che identificano. Può trattarsi di un documento cartaceo, di un file Excel o Word, o anche di un foglio dedicato su uno strumento CRM . .Un file prospect contiene i dettagli di contatto di un potenziale cliente, ma fornisce anche una migliore comprensione delle sue esigenze, del suo background e del suo potenziale. Registra anche lastoria degli scambi con il potenziale cliente, dal primo contatto alla conclusione della vendita.
Grazie a questo strumento, un rappresentante di vendita può fornire a ciascun potenziale cliente un’assistenza personalizzata, massimizzando le possibilità di successo in ogni fase del ciclo di acquisto.
Differenza tra file di prospect e file di prospezione
Il file prospect non deve essere confuso con il file di prospezione.
Il file prospect conterrà i dati relativi ad un singolo prospect, mentre il file prospecting conterrà tutti i prospect del suo database.
I due strumenti si completano a vicenda: il dossier fornisce una visione d’insieme, mentre la scheda di prospettiva le consente di adottare un approccio specifico per ogni contatto, in particolare tracciando la storia degli scambi.
Alcuni esempi di fogli prospettici
Esempi di informazioni di base in un file prospect
Vediamo ora le informazioni che dovrebbero essere incluse in una scheda di contatti. Un prospetto b2b deve includere almeno :
Informazioni sulla persona :
- Nome,
- Nome,
- Civilità,
- Indirizzo e-mail professionale,
- Numero di telefono dell’azienda,
- Funzione o posizione nell’azienda,
- Orari di apertura.
Informazioni sull’azienda:
- Nome dell’azienda,
- Numero di telefono dell’azienda,
- Indirizzo postale,
- Sito web dell’azienda,
- Settore di attività.
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Registri attentamente le informazioni dei suoi potenziali clienti, dettagli e analizzi le loro esigenze e segua i suoi scambi in modo più efficace!
Esempi di informazioni specifiche per alcuni settori di attività
Naturalmente, altri elementi possono essere rilevanti per lei, a seconda delle caratteristiche specifiche del suo settore. Pensi ad adattare il suo prospect file di conseguenza.
Ad esempio,se vende dispositivi di protezione individuale (DPI), potrebbe essere interessato al numero di dipendenti di una potenziale azienda.
Se vende prodotti in negozi (negozi di bricolage, ipermercati e ipermercati o rivenditori), potrebbe aggiungere un campo “catena”, “gruppo” o “centrale d’acquisto”.
Esempio di un file di prospect con la storia delle azioni di follow-up
Un file prospect non si limita alle informazioni statiche: deve anche permetterle di tracciare la storia delle interazioni.
- Data: la data in cui è stato effettuato lo scambio.
- Tipo di follow-up: ad esempio, telefonata, e-mail, video, appuntamento, eccetera, a seconda del processo definito dalla sua azienda.
- Sintesi dell’interazione: un breve resoconto degli scambi (domande poste, obiezioni sollevate, passi successivi).
- Follow-up pianificati: una sezione per azioni future, come un promemoria o l’invio di una proposta di vendita.
Come si crea un file prospect?
Identificare le informazioni giuste per la sua attività
Come avrà capito, il fascicolo del potenziale è uno strumento pratico per l’uso quotidiano. Il suo obiettivo è aiutare il venditore a comprendere meglio il suo prospect, senza perdere tempo con dati inutili. Deve essere chiaro, conciso e contenere le informazioni più importanti per sostenere il suo prospect.
Quindi non è necessario elencare l’età dei suoi potenziali clienti o il fatturato dell’azienda nell’ultimo anno. A volte troppe informazioni uccidono le informazioni! Se non si tratta di informazioni importanti per realizzare una vendita, non le includa nel suo annuncio.
- Di quali informazioni ha bisogno per determinare l'offerta di servizio/il prezzo/il prodotto giusto per un potenziale cliente?
- Di quali informazioni ha bisogno per convincerli più facilmente? Persuaderli?
- Adatta mai le sue argomentazioni ai suoi potenziali clienti? In base a quali criteri?
- Se è un agente o un rappresentante di commercio che lavora con diversi marchi: si ricordi di annotare con quale mandato/per quale marchio si è rivolto a questo contatto.
Non dimentichi che i team di marketing e di vendita hanno spesso esigenze diverse. Ciò che è fondamentale per il marketing può essere meno rilevante per le vendite. Alcune aziende optano per un software diverso per ciascun team, al fine di separare i dati di marketing e di vendita in CRM commerciali distinti.
Scegliere la struttura più adatta a lei
Un prospetto efficace deve anche avere una struttura che lo renda facile da leggere. Di solito è suddiviso in diversi riquadri.
Abbiamo già parlato della sezione contenente informazioni sulla persona, della sezione sull’azienda e infine della sezione che riassume la storia del tracking.
Tuttavia, possiamo anche immaginare :
- Una sezione che traccia gli interessi, le esigenze, le motivazioni e i comportamenti del prospect (dimensioni identificate con il metodo SONCAS, CAP o obiezioni),
- Un altro per valutare le opportunità di vendita (obiezioni, fatturato o vendite stimate, ecc.),
- Un altro che rintraccia l’origine dell’opportunità (reti sociali, passaparola, sito web, rete professionale, eccetera).
Trova le informazioni di cui ha bisogno per i suoi file b2b
Ci sono diversi metodi e strumenti che può utilizzare per popolare il suo file di prospect.
Naturalmente, le informazioni più affidabili e rilevanti arriveranno sempre direttamente dal suo potenziale cliente. Non esiti a completare il suo dossier durante la fase di scoperta di un appuntamento o subito dopo. Lo stesso vale per la prospezione telefonica.
- Moovago: un CRM progettato per i venditori, con la possibilità di trovare nuovi prospect rilevanti per lei tramite una ricerca integrata su Google e di creare file di prospect basati sulle loro informazioni.
- Reti sociali LinkedIn è una miniera di informazioni per i venditori B-to-B! Digiti il nome di un contatto e otterrà rapidamente una tonnellata di informazioni su di lui e sulla sua azienda.
- Sito web: dia una rapida occhiata al sito web di un’azienda per capire il suo posizionamento, i suoi prodotti e le sue sfide.
- Societe.com: accede alle informazioni legali su tutte le società registrate in Francia.
Combinando questi metodi, può garantire un record completo e pertinente per la sua attività di prospezione.
RGPD: le regole da seguire per la creazione e l'archiviazione dei suoi file prospect
A questo punto, avrà visto alcuni esempi di file di prospect, saprà cosa dovrebbero contenere e persino come crearli da solo. Ma cosa dice la legge sulla raccolta di informazioni sui suoi clienti potenziali e sulla protezione dei loro dati?
Che cos'è il RGPD?
Il RGPD (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati) è un quadro giuridico che garantisce la protezione dei dati personali e che le consente di stabilire un rapporto di fiducia con i suoi potenziali clienti. La conformità al GDPR è essenziale nella gestione delle informazioni dei suoi contatti.
Per garantire che i suoi file di prospect siano conformi al RGPD, è essenziale seguire queste best practice:
- Registri solo le informazioni strettamente necessarie per raggiungere i suoi obiettivi aziendali.
- Ottenere il loro consenso prima di iniziare a raccogliere i loro dati (prima di registrare una richiesta, compilare un modulo di richiesta, ecc.) Tenga presente che tttutti i dati personali raccolti devono essere accompagnati da un consenso esplicito e tracciabile.
- Non raccolga dati sensibili (come opinioni politiche o religiose, ecc.) A MENO CHE non possa giustificare la necessità di raccogliere questo tipo di dati per la sua azienda.
- Utilizzi strumenti di gestione affidabili, come Moovago, per per garantire un’archiviazione sicura dei dati dei suoi contatti (un file Excel sul suo computer non è abbastanza sicuro!).
Per saperne di più, dia un’occhiata alle risorse del CNIL sul RGPD.
Regole specifiche per un prospetto b2b
Il B2B ha le sue specificità in termini di gestione dei dati, pur rimanendo soggetto al RGPD.
- Può utilizzare informazioni pubbliche senza previo consenso. Ad esempio, può utilizzare le informazioni presenti su LinkedIn, gli annunci di Google My Business o i siti web aziendali.
- Si assicuri di raccogliere solo informazioni relative all’attività professionale dei suoi potenziali clienti. (ad esempio, e-mail aziendale, numero di telefono aziendale, ecc.).
Seguendo queste regole, può assicurarsi che i suoi file di prospect siano gestiti in modo etico e legale.
Come può ottimizzare i suoi file prospect per risparmiare tempo ed essere più efficiente?
Accelerare la compilazione e la lettura dei moduli per i prospect
Per facilitare la compilazione dei moduli, mantenga le cose semplici: utilizzi campi preformattati come caselle di spunta per i dati personali, zone di testo strutturate per le note, o inserti la cui dimensione corrisponde alla risposta attesa. Inoltre, si assicuri che i
Oltre ad essere facile da compilare, il modulo deve essere facile da leggere. Le informazioni importanti, come i dettagli di contatto del prospect o i passi successivi, devono essere chiaramente evidenziate, in modo che basti una rapida occhiata. Un modulo chiaro consente di risparmiare tempo nella vita quotidiana ed è più efficace quando si tratta di un follow-up o di un’attività di follow-up.
Passa a una marcia superiore digitalizzando il suo database di prospezione
Il nostro ultimo consiglio per risparmiare tempo con i suoi file di contatti è quello di digitalizzare la gestione dei contatti.
Gli strumenti digitali eliminano le molte limitazioni associate ai moduli cartacei per le richieste di informazioni.
| Moduli di prospezione cartacei | Moduli di richiesta dematerializzati | |
|---|---|---|
| Accessibilità | Non devono essere trasportati e rischiano di essere persi. | Può essere consultato ovunque (computer, cellulare, tablet). |
| Aggiornamento | Complesso: richiede la ristampa o la riscrittura. | Istantaneo e sincronizzato per tutto il team. |
| Centralizzato | Disperso: può essere perso o archiviato male. | Centralizzato in un unico file organizzato e filtrabile. |
| Collaborazione | Difficile: condivisione limitata tra colleghi. | Modifiche visibili in tempo reale a tutti i membri. |
| Ricerca di informazioni | Lunga e noiosa (navigazione manuale). | Rapida grazie ai filtri e agli strumenti di ricerca. |
| Storia degli scambi | Scarsamente strutturata o incompleta. | Documentata e accessibile con un clic. |
| Sicurezza dei dati | Bassa: i dati sono vulnerabili alla perdita, al furto o alla distruzione. | Alta: backup regolari e protezione con password. |
| Ecologia | Richiede carta, stampa e archiviazione fisica. | 100% digitale, riduce l’impronta ecologica. |
Questi vantaggi le consentono di dare priorità alle sue azioni, di migliorare la sua organizzazione e di massimizzare la sua efficienza commerciale.
Quale software dovrebbe utilizzare per creare i suoi file prospect?
Per coloro che desiderano semplificare la gestione dei propri lead file, Moovago offre un’interfaccia intuitiva e strumenti potenti per ottimizzare il follow-up.
Questo strumento non è solo un CRM: è il compagno essenziale del personale commerciale sul campo, adattato alle sue esigenze pur rimanendo semplice e flessibile.
Creare file di prospect personalizzati con Moovago
Con Moovago, creare un file di prospect è un gioco da ragazzi.
Quando accede per la prima volta, si lasci guidare dal nostro Modulo interattivo. Ci parli dei suoi clienti, dei marchi con cui lavora e del suo processo di vendita.
Moovago utilizzerà le sue risposte per configurare la sessione in base alle sue esigenze e, soprattutto, per creare automaticamente il suo modello di modulo prospect!
Uno dei punti di forza di Moovago è la sua personalizzazione. In qualsiasi momento, può modificare la struttura dei suoi file di prospect o clienti dalle impostazioni. Può anche configurare promemoria e tipi di rapporti specifici per i suoi prospect (diversi da quelli per i suoi clienti).
Semplificare e rendere sicura la gestione dei suoi contatti.
Moovago non si limita a creare facilmente i suoi annunci: li rende anche accessibili e sicuri. L’interfaccia è stata progettata per essere intuitiva, anche per gli utenti meno esperti di tecnologia. Troverà record chiari e ben organizzati, pronti per essere aggiunti o consultati in pochi clic.
Immagini di essere in viaggio: partecipare ad una fiera o incontrare potenziali clienti sul campo. Grazie a Moovago, può aggiungere o aggiornare immediatamente le informazioni dal suo cellulare o tablet, senza dover aspettare di tornare in ufficio.
Per quanto riguarda la sicurezza, non si preoccupi. I suoi dati sono ospitati su server in Francia, protetti da back-up regolari e da misure di sicurezza avanzate. Le sue informazioni rimangono riservate e accessibili solo ai suoi team.
Acceleri la sua attività di prospezione con gli strumenti di prospezione integrati
Moovago va ancora oltre con uno strumento di prospezione che sfrutta la potenza di Google. Queste funzioni le consentono di trasformare una semplice ricerca in opportunità concrete. Ad esempio, se ha in mente il nome di un’azienda o di un marchio, come “Point P” o “Super U”, basta inserirlo nella barra di ricerca per ottenere informazioni preziose su questo prospect.
Non ha ancora un obiettivo specifico? Effettui una ricerca per attività: “supermercato”, “falegnameria industriale” o qualsiasi altro settore rilevante per la sua attività.
Il vero vantaggio? Una volta identificato un potenziale cliente utilizzando questo strumento, Moovago raccoglie tutti i dati che riesce a trovare su di lui e li riunisce in un file di potenziali clienti precompilato! Non deve fare altro che avvicinarsi a loro!
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Aumenta il suo follow-up di prospezione con Moovago
Un ultimo vantaggio, e forse il suo più grande punto di forza, è che Moovago facilita notevolmente il follow-up dei suoi potenziali clienti.
- Trova tutti i suoi prospect su una mappa interattiva e trova i prospect intorno a lei,
- Visualizza tutti i compiti e i promemoria per data e urgenza in un unico elenco,
- Troverà lacronologia degli scambi in ogni file prospect (il suo, ma anche quello dei suoi colleghi!),
- Non perda mai più un appuntamento, grazie alcalendario integrato (che può essere sincronizzato con Google Calendar e Outlook),
- Riassuma le discussioni utilizzando la dettatura vocale dopo ogni riunione.