Che cos'è un ERP? Definizione di software ERP

Che cos'è l'ERP? Definizione di ERP

ERP è l’acronimo di Enterprise Resource Planning (pianificazione delle risorse aziendali).

Definizione di software ERP : uL’ERP è un software, un pacchetto software o un’applicazione che automatizza la gestione di un’azienda utilizzando le informazioni raccolte dal database aziendale. I dati provengono dai vari dipartimenti dell’azienda, come la contabilità, la catena di approvvigionamento, il servizio post-vendita, il marketing e le risorse umane.

Grazie ai dati archiviati nell’ERP, gli utenti e soprattutto i manager beneficiano di una visione a 360 gradi della situazione della loro azienda. Hanno una panoramica di tutti i reparti e possono quindi creare previsioni e analizzare i diversi scenari possibili per lo sviluppo dell’azienda. L’ERP viene utilizzato per migliorare la redditività dell’azienda e la produttività degli utenti, suggerendo rapidamente tutti i dati necessari per prendere le decisioni giuste.

Un ERP è progettato per soddisfare le esigenze specifiche di un’azienda, e nessuna soluzione è universale. Molte delle aziende di maggior successo oggi si affidano all’ERP per anticipare meglio i cambiamenti e adattarsi il più rapidamente possibile.

Oggi il software ERP viene personalizzato e prezzato in base alle esigenze dell’azienda, in modo che possa rispondere in modo ottimale ai suoi problemi. Un ERP deve essere adattato al tipo di organizzazione, alle dimensioni e al mercato dell’azienda che lo utilizza.

Uno dei migliori esempi di ERP è Sage.

Lo stesso sistema ERP può essere utilizzato in modo diverso da diversi dipendenti della stessa azienda.

Perché l'ERP è importante?

I sistemi ERP sono diventati essenziali per le aziende che vogliono ottimizzare l’uso delle loro risorse. Possono aiutare i manager e i dipendenti ad allocare il budget e la manodopera nelle aree più redditizie dell’azienda. Inoltre, l’ERP fa risparmiare tempo e denaro senza sacrificare la qualità o le prestazioni.

Sapere cosa accadrà prima che accada è il Santo Graal per tutti i manager. Un sistema ERP permette di anticipare gli sviluppi futuri del mercato e di coordinare il personale aziendale con facilità. Gli utenti hanno accesso in tempo reale ai livelli di stock, vendite e consegne e possono, ad esempio, ordinare rapidamente nuove scorte per soddisfare una nuova domanda. Anche la comunicazione è migliorata: tutti i reparti hanno accesso alle stesse informazioni, rendendo gli scambi molto più facili. Inoltre, tutti i segnali provenienti da un sistema ERP vanno nella stessa direzione e i dipendenti utilizzano lo stesso sistema, quindi comprendono meglio i cambiamenti e la direzione da prendere.

L’ERP consente anche di formattare i dati raccolti in modo rapido e semplice, in modo da creare rapporti di analisi, tabelle e grafici per illustrare la situazione attuale dell’azienda e del mercato. Questo semplice trasferimento di informazioni è prezioso per i manager che decidono di utilizzare un sistema ERP.

Perché utilizzare l'ERP?

Un sistema ERP può essere utilizzato per diversi scopi. Idealmente, un ERP si adatta al tipo di organizzazione, alle dimensioni e al mercato dell’azienda che lo utilizza.

In termini generali, consente all’azienda di identificare le aree in cui può migliorare.

L’obiettivo di un sistema ERP è quello di riunire tutte le informazioni e i dati rilevanti per l’azienda in una posizione centrale, per facilitare la gestione delle relazioni con i vari stakeholder.

Un ERP deve essere adattato al tipo di organizzazione, alle dimensioni e al mercato dell’azienda che lo utilizza.

Come funziona l'ERP?

Un sistema ERP raccoglie i dati aziendali. Le informazioni integrate da un reparto sono immediatamente disponibili per tutti gli altri utenti dell’azienda. Condividendo i dati, tutti gli utenti hanno accesso alle stesse informazioni e le mantengono sulla stessa pagina.

Inoltre, questo pacchetto software o applicazione facilita il confronto tra due siti. In questo modo, i responsabili delle decisioni possono capire meglio perché un sito sta funzionando meglio dell’altro e come possono cambiare il modo di fare per migliorare l’efficienza di entrambi i siti.

Un ERP offre i massimi vantaggi se l’azienda distribuisce correttamente i moduli tra i reparti e si assicura che i dati vengano acquisiti. Naturalmente, è inutile senza dati. Più soggetti coinvolti nell’utilizzo del software, migliore sarà il risultato.

Come utilizza l'ERP?

Un ERP consente all’azienda di identificare le aree di miglioramento e le varie possibilità.

Tutti i dipendenti dell’azienda devono avere accesso al sistema per ottenere la massima raccolta di dati e un’efficienza ottimale.

L’ERP può essere utilizzato in modi diversi, a seconda dei reparti che lo utilizzano e dello scopo aziendale.

Chi utilizza l'ERP?

Tutte le aziende in tutti i mercati possono utilizzare un ERP. Si adatta alla situazione dell’azienda ed è quindi molto flessibile e malleabile. Tuttavia, è necessario scegliere l’ERP giusto.

All’interno dell’azienda, viene utilizzato da tutti i dipendenti. Più dati raccoglie un sistema ERP, più sarà efficiente.

I dipartimenti che utilizzano l’ERP sono generalmente, ma non solo, i seguenti:

Il dipartimento Risorse Umane

Un sistema ERP consente al reparto risorse umane di tenere traccia di tutte le informazioni sui dipendenti e delle tendenze aziendali attuali. Il reparto Risorse Umane può trovare rapidamente informazioni come lo stipendio, la storia, i diritti ai benefit di un dipendente e molto altro ancora. Il reparto Risorse Umane può aiutare gli imprenditori in modo più semplice e migliore.

Il Dipartimento di Contabilità e Finanza

Il software ERP consente ai reparti di contabilità e finanza di tracciare e riportare tutte le informazioni e le transazioni finanziarie relative all’azienda. Consente di convertire queste informazioni in previsioni di entrate, spese e flussi di cassa, in modo da poter anticipare meglio i cambiamenti.

La catena di approvvigionamento

Un sistema ERP consente alla catena di approvvigionamento di garantire un flusso continuo e regolare di merci e materie prime tra tutte le parti coinvolte. Ciò consente di ottimizzare le scorte, di dare priorità agli ordini, di ridurre al minimo i tempi di consegna, di evitare le interruzioni della catena di approvvigionamento e di identificare i processi migliori e meno efficienti.

Il reparto marketing

Un ERP consente al reparto marketing di aumentare la produttività e di allocare le risorse nei posti giusti, avendo una panoramica di quali processi sono realmente efficaci e quali meno. Gestendo le interazioni e inviando i segnali giusti al momento giusto, i team di marketing possono conquistare più clienti. L’automatizzazione dei canali attraverso la gestione automatica di e-mail, annunci e social media rappresenta un notevole risparmio di tempo per questo reparto. Ridurre i costi e migliorare le conversioni è l’obiettivo dell’ERP per il reparto marketing.

Come scegliere l'ERP giusto?

Nessun ERP è universale.

Tutti gli ERP sono diversi e tutti hanno uno scopo diverso. Le caratteristiche che sono importanti per lei potrebbero non esserlo per un mercato diverso e per un’azienda di dimensioni diverse.

Deve effettuare un’analisi delle sue esigenze e dei suoi obiettivi per determinare quali caratteristiche e opzioni si adattano meglio alla visione gestionale della sua azienda. Una volta comprese le sue esigenze e i suoi obiettivi, deve assicurarsi che il software ERP corrisponda davvero alla sua visione.

Cosa cercano i suoi dipendenti?

Anche se il software che ha trovato è perfetto per la sua visione, deve pensare ai suoi dipendenti che utilizzeranno il software ERP ogni giorno. Non ha senso pagare un ERP se nessuno vuole usarlo.

Le consigliamo di scegliere un ERP facile da usare e adatto a tutto il suo team. L’adozione e l’esperienza dell’utente sono fondamentali. Se i suoi dipendenti non utilizzano il software, non sarà in grado di prendere decisioni informate, perché basate solo su una parte dei dati.

Far testare agli utenti il software ERP prima di adottarlo è il modo migliore per capire le loro aspettative e le sfide che devono affrontare. Inoltre, le aziende che pubblicano il software per lei possono solitamente modificarlo per soddisfare le esigenze dei loro team. Non esiti a inviare loro le sue domande.

I periodi di prova gratuiti consentono a lei e ai suoi team di scoprire se la soluzione proposta è adatta a lei. Può sempre rifiutare di accettare il servizio se la fase di prova non ha successo e provare un altro ERP.

Ovunque, in qualsiasi momento?

I sistemi ERP possono offrire l’opzione cloud SaaS (archiviazione online da un server), il che significa che il software è archiviato online e lei può accedervi tramite Internet utilizzando i suoi dati di accesso.

Questo metodo la rende facilmente accessibile da un nuovo dispositivo o da una nuova posizione. Non dovrà più recarsi in ufficio per aggiornare i suoi dati!

Se ha un’applicazione ERP sul suo telefono, può accedervi da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento per vedere le informazioni più importanti per lei.

Quali sono i vantaggi dell'ERP?

Una visione globale

Il software ERP le consente di raccogliere tutte le informazioni in un unico luogo e di ricevere rapporti accurati sulle attività della sua azienda. Questa visione dell’attività facilita il processo decisionale e la aiuta a muoversi nella giusta direzione.

Benefici monetari

L’ERP può far risparmiare denaro all’azienda in diversi modi. Automatizza i compiti ripetitivi e che richiedono tempo e li migliora allo stesso tempo. Le informazioni che fornisce consentono di identificare le spese che possono essere facilmente ridotte.

Prevenzione e archiviazione dei dati

I fornitori di ERP comprendono l’importanza cruciale dei dati per le aziende e quindi adottano misure di archiviazione per evitare la perdita di dati. I sistemi ERP Saas Cloud utilizzano i più recenti protocolli di sicurezza per mantenere i suoi dati al sicuro. L’archiviazione dei dati nel cloud evita anche che i dipendenti perdano i loro dati a causa di un’errata archiviazione o di un semplice smarrimento.

Associazione

Poiché tutti i dipendenti possono accedere alle stesse informazioni in tempo reale, la collaborazione è molto più efficace. Possono parlare degli stessi dati e scambiarli più facilmente, stando al passo con lo sviluppo dell’azienda grazie al sistema ERP.

Scalabilità

Un buon sistema ERP si adatta facilmente ai cambiamenti dell’azienda che lo utilizza. Aggiungere nuovi dipendenti o aprire nuovi reparti è molto semplice. I sistemi ERP nel cloud SaaS si adattano più facilmente a piccoli e grandi cambiamenti operativi, anche se la quantità di dati e il numero di dipendenti aumentano.

Elasticità

Se da un lato il software ERP aiuta le aziende ad adottare le migliori prassi aziendali, dall’altro supporta obiettivi e metodi specifici dell’azienda. I diversi reparti possono utilizzarlo come meglio credono.

Quali sono gli svantaggi dell'ERP?

Formazione

L’ERP è un software complesso che deve essere appreso. Ci sono molti strumenti disponibili per molti reparti diversi. È essenziale che i dipendenti di un’azienda padroneggino la gestione del software ERP, per utilizzarlo nel modo più efficace possibile e raccogliere il maggior numero di dati.

Non applica soluzioni

Anche se l’ERP può trovare difetti nel processo di vendita e marketing, non implementerà tutte le soluzioni che propone. I dipendenti devono implementare le soluzioni offerte dal software ERP e non possono risolvere i problemi da soli.

Riassumiamo gli elementi essenziali!

Un ERP è essenziale per le aziende che raccolgono dati da molti reparti diversi.