Secondo Gartner, una società di consulenza e ricerca leader negli Stati Uniti, il mercato globale del software ERP è cresciuto del 9% per raggiungere 39 miliardi di dollari entro il 2020.
Questo articolo è dedicato al software ERP e risponde alle principali domande che può avere sull’ERP.
Che cos'è un ERP? Definizione di ERP
ERP è l’acronimo di Enterprise Resource Planning (pianificazione delle risorse aziendali).
Un ERP è un pacchetto software o un’applicazione cheautomatizza la gestione di un’azienda utilizzando le informazioni raccolte dal database aziendale. I dati provengono dai vari reparti dell’azienda, come la contabilità, la catena di approvvigionamento, le vendite, il marketing e le risorse umane.
Grazie ai dati archiviati nel software ERP, gli utenti, e in particolare i manager, acquisiranno una visione a 360 gradi della situazione della loro azienda. Avranno una panoramica di tutti i reparti, consentendo loro di fare previsioni e di analizzare i vari scenari possibili per lo sviluppo dell’azienda. Un sistema ERP è progettato per migliorare la redditività dell’azienda e la produttività degli utenti, fornendo rapidamente tutti i dati necessari per prendere le decisioni giuste.
Un ERP è progettato per soddisfare le esigenze specifiche di un’azienda, e nessuna soluzione è universale. Oggi le aziende di maggior successo si affidano a un sistema ERP per anticipare meglio i cambiamenti del mercato e adattarsi il più rapidamente possibile.
Oggi il software ERP viene configurato e prezzato in base alle esigenze dell’azienda, in modo che possa fornire la migliore risposta possibile ai suoi problemi.
Perché un sistema ERP è importante?
I sistemi ERP sono diventati essenziali per le aziende che vogliono ottimizzare l’uso delle loro risorse. Possono aiutare i manager e il personale ad allocare i budget e la forza lavoro nelle aree più redditizie per l’azienda. Inoltre, un sistema ERP consente di risparmiare tempo e denaro senza sacrificare la qualità o le prestazioni.
Sapere cosa sta per accadere prima che accada è il graal per tutti i manager. Un sistema ERP permette di anticipare i prossimi cambiamenti del mercato e di coordinare facilmente il personale dell’azienda.
Gli utenti hanno accesso in tempo reale a inventari, vendite e consegne, ad esempio, in modo da poter ordinare rapidamente nuove scorte per soddisfare una nuova domanda. Anche la comunicazione è migliorata: tutti i reparti hanno accesso alle stesse informazioni, rendendo molto più facile lo scambio di informazioni.
Inoltre, tutti i segnali provenienti da un sistema ERP puntano in un’unica direzione e i dipendenti utilizzano lo stesso sistema, il che rende più facile per loro comprendere i cambiamenti e la direzione da prendere.
Un ERP rende anche facile e veloce la formattazione dei dati raccolti, in modo da poter creare rapporti di analisi, tabelle e grafici per illustrare ciò che sta accadendo all’interno dell’azienda e del mercato. È questa facilità di trasmissione delle informazioni che i manager trovano preziosa quando scelgono di utilizzare un sistema ERP.
Perché utilizzare un sistema ERP?
Un sistema ERP può essere utilizzato per molti scopi diversi. Idealmente, un ERP si adatta al tipo di organizzazione, alle dimensioni e al mercato dell’azienda che lo utilizza.
In generale, questo tipo di software permetterà all’azienda di identificare le aree in cui può migliorare.
L’obiettivo di un sistema ERP è quello di riunire, in un luogo centralizzato, tutte le informazioni e i dati rilevanti per l’azienda, al fine di facilitare la gestione delle relazioni con i vari stakeholder.
Come funziona un sistema ERP?
Un ERP riunisce tutti i dati dell’azienda. Le informazioni integrate da un reparto sono immediatamente disponibili per tutti gli altri utenti dell’azienda. Condividendo i dati, tutti gli utenti hanno accesso alle stesse informazioni, quindi sono tutti sulla stessa lunghezza d’onda.
Inoltre, un sistema ERP facilita il confronto tra 2 siti. In questo modo, i responsabili delle decisioni possono capire meglio perché un sito funziona meglio dell’altro e come possono cambiare il modo di fare per migliorare l’efficienza di entrambi i siti.
Offrirà il massimo valore quando l’azienda dividerà correttamente i moduli tra i reparti e garantirà l’acquisizione dei dati. Senza dati, è inutile. Quindi, più soggetti interessati sono coinvolti nell’utilizzo del software, migliore sarà il risultato.
Utilizzo di un sistema ERP
Come si utilizza un sistema ERP?
Un ERP consente all’azienda di identificare opportunità concrete di miglioramento.
Tutti i dipendenti dell’azienda devono avere accesso al sistema ERP, in modo da massimizzare la raccolta dei dati e la sua efficacia.
Naturalmente, può essere utilizzato in modi diversi, a seconda dei reparti che lo utilizzano e dello scopo dell’azienda.
Chi utilizza un sistema ERP?
Tutte le aziende in tutti i mercati possono utilizzare un sistema ERP. Questo software si adatta alla situazione dell’azienda ed è quindi molto flessibile e malleabile. Ma è necessario scegliere quello giusto.
Più dati raccoglie un sistema ERP, più raggiungerà il suo obiettivo primario.
I reparti che utilizzano un sistema ERP sono generalmente (ma non solo) :
Il dipartimento Risorse Umane :
Un ERP consente al reparto HR di tenere traccia di tutte le informazioni sui dipendenti e delle tendenze attuali dell’azienda. Le Risorse Umane possono recuperare rapidamente informazioni come lo stipendio di un dipendente, la sua storia, i suoi diritti ai benefit e molto altro ancora. Il reparto HR sarà in grado di aiutare i manager dell’azienda in modo più semplice ed efficace.
Dipartimento di contabilità e finanza:
Un sistema ERP consente al reparto contabile e finanziario di tracciare e riportare tutte le transazioni e le informazioni finanziarie relative all’azienda. Un ERP consente di trasformare queste informazioni in previsioni di entrate, uscite e flussi di cassa, in modo da poter anticipare meglio i cambiamenti.
La catena di approvvigionamento :
Un ERP consente alla catena di approvvigionamento di garantire un flusso fluido e continuo di merci e materie prime tra tutti gli stakeholder. Ciò consente di ottimizzare le scorte, di dare priorità agli ordini, di ridurre al minimo i tempi di consegna, di evitare le interruzioni della catena di approvvigionamento e di identificare i processi che funzionano meglio e peggio.
Il reparto marketing :
Un ERP consente al reparto marketing di aumentare la produttività e di allocare le risorse nei posti giusti, con un’ottica di quali processi sono realmente efficaci e quali meno. Gestendo le interazioni e inviando i segnali giusti al momento giusto, i team di marketing possono conquistare più clienti. L’automatizzazione dei canali, attraverso la gestione automatica di e-mail, lettere, annunci e social network, consente a questo reparto di risparmiare una notevole quantità di tempo. Ridurre i costi e migliorare il numero di conversioni è l’obiettivo di un sistema ERP per il reparto marketing.
Come si sceglie il software ERP giusto?
Nessun ERP è universale.
Tutti i sistemi ERP sono diversi e tutti hanno uno scopo diverso. Le caratteristiche che sono importanti per lei potrebbero non esserlo per un mercato diverso e per un’azienda di dimensioni diverse.
Deve effettuare un’analisi delle sue esigenze e dei suoi obiettivi per determinare quali sono le caratteristiche e le opzioni che meglio si adattano alla sua visione gestionale per la sua azienda. Una volta compresi i suoi requisiti e obiettivi, deve assicurarsi che corrisponda effettivamente alla sua visione.
Anche se il software che ha trovato è perfettamente in linea con la sua visione, deve pensare ai suoi dipendenti che utilizzeranno il software ERP ogni giorno. Non ha senso pagare un ERP se nessuno vuole usarlo.
Le consigliamo di scegliere un software semplice da usare, in modo che possa essere utilizzato da tutto il suo team – l’adozione e l’esperienza utente sono fondamentali. Se i suoi dipendenti non utilizzano il software, non sarà in grado di prendere decisioni solide, perché si baseranno solo su una parte dei dati.
Far provare il software ERP agli utenti prima di adottarlo è il modo migliore per capire le loro aspettative e i loro problemi. Inoltre, le aziende che pubblicano il software sono solitamente in grado di modificarlo per adattarlo alle esigenze dei suoi team, quindi non esiti a far loro sapere se ha qualche domanda.
I periodi di prova gratuiti consentono a lei e ai suoi team di scoprire se la soluzione proposta è adatta a loro. Può sempre rifiutare di adottare il servizio se la prova non è conclusiva e provare un altro ERP.
Ovunque, in qualsiasi momento?
I sistemi ERP possono offrire l’opzione del cloud Saas (archiviazione online da un server), il che significa che il software è archiviato online e che lei può accedervi tramite Internet utilizzando i suoi dati di accesso.
Questo metodo la rende facilmente accessibile da un nuovo dispositivo o da una nuova posizione. Non avrà bisogno di recarsi in ufficio per aggiornare i suoi dati!
L’utilizzo di un ERP sul suo telefono le consentirà di accedervi ovunque e in qualsiasi momento per visualizzare le informazioni cruciali per le sue esigenze.
Legga anche: I 5 principali esempi di software ERP
Vantaggi di un ERP :
Vista a 360 gradi:
Un sistema ERP riunisce tutte le informazioni in un unico luogo e fornisce rapporti accurati sulle attività dell’azienda. Questa visione dell’attività rende più facile prendere decisioni e orientarsi nella giusta direzione.
Guadagnare denaro :
Un sistema ERP può far risparmiare denaro all’azienda in molti modi diversi. Automatizza le attività ricorrenti e che richiedono tempo, migliorandole. La visione che fornisce aiuta a identificare le spese che possono essere facilmente ridotte.
Sicurezza e archiviazione dei dati :
I fornitori di sistemi ERP comprendono l’importanza fondamentale che i dati hanno per le aziende, ed è per questo che adottano misure di archiviazione per evitare la perdita di dati. I sistemi ERP SaaS in cloud utilizzano protocolli di sicurezza all’avanguardia per garantire la sicurezza dei dati. L’archiviazione dei dati nel cloud evita anche che i dipendenti perdano i loro dati, se sono stati archiviati in modo errato.
Collaborazione :
Sapendo che tutti i dipendenti hanno accesso alle stesse informazioni in tempo reale, la collaborazione è molto più efficace. Possono parlare degli stessi dati e scambiare idee più facilmente, rimanendo al passo con i cambiamenti dell’azienda grazie al sistema ERP.
Aumento della capacità: :
Un buon sistema ERP semplifica la gestione dei cambiamenti nell’azienda che lo utilizza. Aggiungere nuovo personale o aprire nuovi reparti è una cosa semplice. Il software Cloud SaaS si adatta più facilmente a tutti i cambiamenti operativi minori e maggiori, anche se la quantità di dati e il numero di dipendenti aumentano.
Flessibilità :
Sebbene un ERP aiuti le aziende a seguire le best practice, supporta anche gli obiettivi e i metodi specifici dell’azienda. I diversi reparti potranno utilizzarlo come meglio credono.
Legga anche: tutti i vantaggi del software ERP.
Svantaggi di un sistema ERP
Sarà sicuramente necessaria una formazione di squadra.
Un sistema ERP è un software complesso da gestire. Sono disponibili molti strumenti per diversi reparti. È essenziale che i dipendenti di un’azienda padroneggino l’uso del software ERP, in modo da poterlo utilizzare nel modo più efficace possibile e inserire il maggior numero di dati possibile.
Avrà le informazioni, ma non dimentichi di applicare le soluzioni!
Sebbene un sistema ERP possa identificare i difetti dell’azienda e dei processi di vendita, non implementerà tutte le soluzioni che propone. I dipendenti devono implementare le soluzioni proposte dal software ERP, che non può risolvere i problemi da solo.
Riassumiamo gli elementi essenziali!
Un sistema ERP è essenziale per le aziende che raccolgono dati da molti reparti diversi.
Questo strumento deve essere adattato al tipo di organizzazione, alle dimensioni e al mercato dell’azienda che lo utilizza.
Senza dati, il software è inutile: convincere i dipendenti ad utilizzarlo è essenziale.
Un ERP può essere un software installato direttamente sul computer o sul cloud SaaS.
