Qu’est-ce qu’un ERP ? La définition de ERP
ERP signifie Enterprise Resource Planning en anglais ou Integrated Management Software ou PGI en français.
Définition logiciel ERP : un ERP est un logiciel, un progiciel ou une application qui automatise la gestion de l’entreprise à l’aide des informations qu’il collecte dans la base de données de l’entreprise. Les données proviennent des différents départements de l’entreprise, tels que la comptabilité, les chaînes d’approvisionnement, le service après-vente, le marketing et les ressources humaines.
Grâce aux données stockées dans l’ERP, les utilisateurs et surtout les cadres bénéficient d’une vision à 360 degrés de la situation dans leur entreprise. Vous avez une vue d’ensemble de tous les services et pouvez donc créer des prévisions et analyser les différents scénarios possibles pour le développement de l’entreprise. L’ERP est utilisé pour améliorer la rentabilité de l’entreprise et la productivité des utilisateurs en suggérant rapidement toutes les données nécessaires pour prendre les bonnes décisions.
Un ERP est conçu pour répondre aux besoins spécifiques d’une entreprise et aucune solution n’est universelle. De nombreuses entreprises parmi les plus performantes d’aujourd’hui se sont appuyées sur l’ERP pour mieux anticiper les changements et s’adapter le plus rapidement possible.
Aujourd’hui, les logiciels ERP sont paramétrer et tarifés en fonction des besoins de l’entreprise afin qu’elle puisse réagir de manière optimale à ses problématiques. Un ERP doit s’adapter au type d’organisation, à la taille et au marché de l’entreprise qui l’utilise.
L’un des meilleurs exemple d’ERP est Sage.
Un même ERP peut être utilisé différemment par les employés d’une même entreprise.
Pourquoi un ERP est-il important ?
Les ERP sont devenus incontournables pour les entreprises qui souhaitent optimiser l’utilisation de leurs ressources. Ils peuvent aider les gestionnaires et les employés à allouer le budget et la main-d’œuvre aux domaines les plus rentables de l’entreprise. De plus, un ERP permet d’économiser du temps et de l’argent sans sacrifier la qualité ou les performances.
Savoir ce qui va arriver avant même que cela n’arrive est le Saint Graal pour tous les dirigeants. Un ERP permet d’anticiper les évolutions du marché à venir et de coordonner facilement les collaborateurs de l’entreprise. Les utilisateurs ont accès en temps réel aux niveaux de stock, de vente et de livraison et peuvent, par exemple, commander rapidement de nouveaux stocks pour répondre à une nouvelle demande. La communication est également améliorée, tous les services ont accès aux mêmes informations et cela facilite grandement les échanges. De plus, tous les signaux d’un ERP vont dans le même sens et les employés utilisent le même système, ce qui leur permet de mieux comprendre les changements et la direction à suivre.
Un ERP permet également de formater rapidement et facilement les données collectées pour pouvoir créer des rapports d’analyse, des tableaux et des graphiques qui illustrent la situation actuelle de l’entreprise et du marché. Ce simple transfert d’informations est précieux pour les dirigeants lorsqu’ils décident d’utiliser un ERP.
Pourquoi utilise-t-on un ERP ?
L’utilisation d’un ERP peut avoir plusieurs objectifs. Idéalement, un ERP est adapté au type d’organisation, à la taille et au marché de l’entreprise qui l’utilise.
De manière générale, il permet à l’entreprise d’identifier les domaines dans lesquels elle peut s’améliorer.
Le but d’un ERP est de rassembler toutes les informations et données pertinentes pour l’entreprise en un lieu central pour faciliter la gestion des relations avec les différentes parties prenantes.
Un ERP doit s’adapter au type d’organisation, à la taille et au marché de l’entreprise qui l’utilise.
Comment fonctionne un ERP ?
Un ERP collecte les données de l’entreprise. Les informations intégrées par un service sont immédiatement disponibles pour tous les autres utilisateurs de l’entreprise. En partageant les données, tous les utilisateurs ont accès aux mêmes informations et les gardent sur la même page.
De plus, ce progiciel ou cette application permet de comparer facilement deux emplacements. Cela peut permettre aux décideurs de mieux comprendre pourquoi un site fonctionne mieux qu’un autre et comment ils peuvent changer leur façon de procéder pour améliorer l’efficacité des deux sites.
Un ERP offre le maximum d’avantages si l’entreprise répartit correctement les modules entre les départements et assure la saisie des données. Bien entendu, il est inutile sans données. Plus il y a de parties prenantes impliquées dans l’utilisation du logiciel, meilleur est le résultat.
Comment utiliser un ERP ?
Un ERP permet à l’entreprise d’identifier les axes d’amélioration et les différentes possibilités.
Il est nécessaire que tous les employés de l’entreprise aient accès au système pour une collecte de données maximale et une efficacité optimale.
Un ERP peut être utilisé de différentes manières selon les services qui l’utilisent et la finalité commerciale.
Qui utilise un ERP ?
Toutes les entreprises de tous les marchés peuvent utiliser un ERP. Ce dernier s’adapte à la situation de l’entreprise et est donc très flexible et malléable. Cependant, vous devez choisir le bon ERP.
Dans l’entreprise, il est utilisé par tous les salariés. Plus un ERP collecte de données, plus il sera performant.
Les services qui utilisent un ERP sont généralement, mais ne sont pas limités à :
Le service RH
Un ERP permet au service des ressources humaines de garder une trace de toutes les informations sur les employés et les tendances actuelles de l’entreprise. Un service des ressources humaines peut rapidement trouver des informations telles que le salaire d’un employé, son historique, les avantages auxquels il a droit et bien d’autres informations pertinentes. Le service des ressources humaines peut aider les chefs d’entreprise plus facilement et mieux.
Le service comptabilité et finance
Un logiciel ERP permet aux services comptables et financiers de suivre et de rapporter toutes les informations et transactions financières liées à l’entreprise. Il leur permet de convertir ces informations en prévisions de revenus, de dépenses et de flux de trésorerie afin qu’ils puissent mieux anticiper les changements.
La chaîne d’approvisionnement
Un ERP permet à la supply chain de garantir un flux continu et fluide de marchandises et de matières premières entre toutes les parties impliquées. Cela permet d’optimiser les stocks, de hiérarchiser les commandes, de minimiser les délais, d’éviter les interruptions de la chaîne d’approvisionnement et d’identifier les processus les meilleurs et les moins efficaces.
Le service marketing
Un ERP permet au service marketing d’augmenter la productivité et d’allouer les ressources aux bons endroits en ayant une vue d’ensemble des processus qui sont vraiment efficaces et de ceux qui le sont moins. Un logiciel ERP permet aussi d’automatiser la gestion des prospects et des leads, en gérant les interactions et en envoyant les bons signaux au bon moment, les équipes marketing peuvent gagner davantage de clients. L’automatisation des canaux en gérant automatiquement les e-mails, les e-mails, les publicités et les médias sociaux représente un gain de temps considérable pour ce service. Réduire les coûts tout en améliorant le nombre de conversions est l’objectif de l’ERP pour le service marketing.
Comment choisir le bon ERP ?
Aucun ERP n’est universel.
Tous les ERP différents et ont tous une finalité différente. Les fonctionnalités qui vous sont importantes ne le sont peut-être pas pour un marché différent et une taille d’entreprise différente.
Vous devez effectuer une analyse de vos besoins et objectifs afin de déterminer quelles fonctionnalités et options correspondent le mieux à la vision de gestion de votre entreprise. Une fois que vous avez compris vos besoins et vos objectifs, vous devez vous assurer que le logiciel ERP correspond vraiment à votre vision.
Que recherchent vos collaborateurs ?
Bien que le logiciel que vous avez trouvé corresponde parfaitement à votre vision, vous devez penser à vos employés qui utiliseront un logiciel ERP tous les jours. Il ne sert à rien de payer pour un ERP si personne ne veut l’utiliser.
Nous vous recommandons de choisir un ERP simple d’utilisation et adapté à l’ensemble de votre équipe. L’adoption et l’expérience utilisateur sont primordiales. Si vos employés n’utilisent pas le logiciel, vous ne pourrez pas prendre de décisions éclairées, car elles ne sont basées que sur une partie des données.
Faire tester un logiciel ERP par les utilisateurs avant de l’adopter est le meilleur moyen de comprendre leurs attentes et leurs enjeux. De plus, les entreprises qui publient le logiciel pour vous peuvent généralement le modifier pour l’adapter aux besoins de leurs équipes. N’hésitez pas à leur envoyer vos questions.
Des périodes d’essai gratuites vous permettent, ainsi qu’à vos équipes, de savoir si la solution proposée vous convient. Vous pouvez toujours refuser d’accepter le service si la phase de test est infructueuse et essayer un autre ERP.
N’importe où, n’importe quand ?
Les ERP peuvent offrir l’option du cloud Saas (stockage en ligne à partir d’un serveur), cela signifie que le logiciel est stocké en ligne et que vous pouvez donc y accéder sur Internet avec vos informations de connexion.
Cette méthode le rend facilement accessible depuis un nouvel appareil ou depuis un nouvel emplacement. Vous n’avez plus besoin de vous rendre au bureau pour mettre à jour vos coordonnées !
Si vous avez une application ERP sur votre téléphone, vous pouvez y accéder de n’importe où et à tout moment pour voir les informations les plus importantes pour vos besoins.
Quels sont les avantages d'un ERP ?
Une vue globale
Un logiciel ERP vous permet de collecter toutes les informations en un seul endroit et de recevoir des rapports précis sur les activités de l’entreprise. Cette vision de l’entreprise facilite la prise de décision et aide à aller dans la bonne direction.
Des bénéfices monétaires
Un ERP peut faire économiser de l’argent à une entreprise de différentes manières. Automatisez les tâches répétitives et chronophages et améliorez-les en même temps. Les informations qu’il offre permettent d’identifier les dépenses qui peuvent être facilement réduites.
Prévention et stockage des données
Les fournisseurs d’ERP comprennent l’importance cruciale des données pour les entreprises et prennent donc des mesures de stockage pour éviter la perte de données. Les systèmes ERP Saas Cloud utilisent les derniers protocoles de sécurité pour assurer la sécurité de vos données. Le stockage des données dans le cloud empêche également les employés de perdre leurs données car elles sont mal classées ou tout simplement perdues.
Association
Étant donné que tous les employés peuvent accéder aux mêmes informations en temps réel, la collaboration est beaucoup plus efficace. Ils peuvent parler des mêmes données et les échanger plus facilement, en suivant l’évolution de l’entreprise grâce au système ERP.
Evolutivité
Un bon système ERP s’adaptera facilement aux évolutions de l’entreprise qui l’utilise. L’ajout de nouveaux employés ou l’ouverture de nouveaux services est très simple. Les ERP situés dans le cloud Saas s’adaptent plus facilement à tous les petits et grands changements opérationnels, même si la quantité de données et le nombre d’employés augmentent.
Elasticité
Alors qu’un logiciel ERP aide les entreprises à adopter les meilleures pratiques commerciales, il prend également en charge les objectifs et les méthodes spécifiques à l’entreprise. Différents services peuvent l’utiliser à leur guise.
Quels sont les inconvénients d’un ERP ?
Formation
Un ERP est un logiciel complexe qui doit être appris. Il existe de nombreux outils disponibles pour de nombreux services différents. Il est essentiel que les employés d’une entreprise maîtrisent la gestion d’un logiciel ERP afin de l’utiliser le plus efficacement possible et de collecter le plus de données possible.
N’applique pas les solutions
Bien qu’un ERP puisse trouver des failles dans le processus commercial et de vente, l’ERP ne mettra pas en œuvre toutes les solutions qu’il propose. Les employés doivent mettre en œuvre les solutions offertes par le logiciel ERP et ne peuvent résoudre seuls les problèmes.
Résumons l’essentiel !
Un ERP est essentiel pour les entreprises qui collectent des données dans de nombreux départements différents.
Un ERP doit être adapté au type d’organisation, à la taille et au marché de l’entreprise qui l’utilise.
Un ERP est inutile sans données ; persuader les employés de l’utiliser est essentiel.
Le logiciel ERP peut être installé directement sur l’ordinateur ou dans le cloud Saas.
