La clé d’une prospection efficace ? Une organisation sans faille grâce à des outils commerciaux pratiques, comme la fiche prospect !
La fiche prospect présente de manière détaillée chaque prospect, facilitant ainsi leur suivi dans les différentes étapes du pipeline commercial jusqu’à l’achat.
Pour être efficace, il est conseillé de l’adapter aux besoins de son entreprise. Vous obtiendrez ainsi un outil pertinent, adapté à votre activité et donc efficace pour VOUS.
Une fiche claire et bien structurée optimise la gestion des prospects et devrait, à terme, vous permettre de conclure davantage de ventes.
Qu'est-ce qu'une fiche prospect ?
Définition fiche prospect
Une fiche prospect est un document qui regroupe les informations clés sur une personne ou une entreprise visée dans le cadre d'une démarche de prospection. Pour garantir l'homogénéité des informations collectées, les entreprises utilisent souvent le même modèle pour chaque nouveau prospect identifié. Il peut s’agir d’un document papier, d’un fichier Excel, Word, ou encore d’une fiche dédiée sur un outil CRM.Une fiche prospect regroupe les coordonnées d’un client potentiel, mais permet également de mieux comprendre ses besoins, son parcours et son potentiel. De plus, elle recense l’historique des échanges avec ce prospect, depuis le premier contact jusqu’à la conclusion d’une vente.
Grâce à cet outil, un commercial pourra ainsi accompagner chaque prospect de manière personnalisée, en maximisant les chances de succès à chaque étape du cycle d’achat.
Différence entre fiche prospect vs fichier de prospection
Il ne faut pas confondre la fiche prospect et le fichier de prospection.
La fiche prospect va contenir les données relatives à un seul prospect, alors que le fichier de prospection va regrouper tous les prospects de votre base de données.
Les deux outils sont complémentaires : le fichier offre une vision d’ensemble, tandis que la fiche prospect permet d’adopter une approche spécifique pour chaque contact, notamment en retraçant l’historique des échanges.
Quelques exemples de fiche prospect
Exemples d'informations de base d’une fiche prospect
Voyons maintenant quelles informations doivent figurer dans une fiche prospect. Une fiche prospect b2b doit inclure a minima :
Des informations sur la personne :
- Prénom,
- Nom,
- Civilité,
- Adresse email professionnel,
- Numéro de téléphone professionnel,
- Fonction ou poste dans l’entreprise,
- Horaires de disponibilité.
Des informations sur l’entreprise :
- Nom de l’entreprise,
- Téléphone de l’entreprise,
- Adresse postale,
- Site internet de la société,
- Secteur d’activité.
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Exemples d'informations spécifiques à certains secteurs d’activité
Bien entendu, d’autres éléments peuvent être pertinentes pour vous en fonction des spécificités de votre secteur. Pensez à adapter votre fiche prospect en conséquence.
Par exemple, si vous vendez des produits d’équipements professionnels individuels (EPI), vous pourriez être intéressés par le nombre d’effectifs d’une société prospect.
Si vous vendez des produits en magasins (GSB, GSS ou négoce), vous pourriez rajouter un champ « enseigne », « groupement » ou encore « centrale d’achat ».
Exemple de fiche prospect avec historique des actions de suivi
Une fiche prospect ne se limite pas aux informations statiques : elle doit aussi permettre de suivre l’historique des interactions.
- Date : la date à laquelle l’échange a été effectué.
- Type de suivi : par exemple un appel téléphonique, un email, une visio, un rendez-vous, etc., selon le processus défini par votre l’entreprise.
- Résumé de l’interaction : un compte-rendu rapide des échanges (questions posées, objections soulevées, prochaines étapes).
- Relances prévues : Une section pour les actions futures, comme un rappel ou l’envoi d’une proposition commerciale.
Comment faire une fiche prospect ?
Identifier les informations adaptées à votre business
Comme vous l’aurez compris, une fiche prospect est un outil pratique à usage quotidien. Son objectif est d’aider le commercial à mieux comprendre son prospect sans perdre de temps avec des données inutiles. Elle doit être claire, concise et contenir les informations les plus importantes pour accompagner votre prospect.
Inutile donc d’y répertorier l’âge de vos prospects ou encore le chiffre d’affaires réalisé l’année dernière par cette entreprise. Parfois, trop d’information tue l’information ! Si ce n’est pas une donnée importante pour conclure une vente, ne l’incluez pas dans votre fiche.
- De quelles informations avez-vous besoin pour déterminer l'offre de service / le tarif / le produit adapté pour un prospect ?
- Quelles informations vous permettent de le convaincre plus facilement ? De le persuader ?
- Adaptez-vous parfois vos arguments à vos prospects ? Sur quels critères ?
- Si vous êtes un agent commercial ou un VRP travaillant avec plusieurs marques : pensez à noter dans le cadre de quel mandat / pour quelle marque vous avez démarché ce contact.
N’oubliez pas que les équipes marketing et commerciales ont souvent des besoins différents. Ce qui est crucial pour le marketing peut être moins pertinent pour un commercial. Certaines entreprises optent pour des logiciels différents pour chaque équipe, afin de séparer les données marketing et commerciales dans des CRM distincts.
Choisir la structure la plus pertinente pour vous
Une fiche prospect efficace doit également avoir une structure qui facilite la lecture. Le plus souvent, elle est découpée en différents encadrés.
Nous avons déjà parlé de la section regroupant les informations de la personne, celle sur l’entreprise et enfin celle résumant l’historique de suivi.
Cependant, nous pouvons également imaginer :
- Une section retraçant les intérêts, besoins, motivations et comportements du prospect (dimension(s) identifiées avec la méthode SONCAS, CAP, ou objections),
- Une autre permettant d’évaluer les opportunités de vente (objections, CA ou ventes estimé(s), etc.),
- Une autre retraçant l’origine de l’opportunité (réseaux sociaux, bouche-à-oreille, site internet, réseau professionnel, etc.).
Trouver les informations pour alimenter vos fiches b2b
Pour alimenter votre fiche prospect, de nombreuses méthodes et outils sont à votre disposition.
Bien entendu, les informations les plus fiables et les plus pertinentes viendront toujours de votre prospect directement. N’hésitez pas à compléter votre fiche lors de la phase de découverte d’un rendez-vous ou juste après celui-ci. Idem dans le cadre de votre prospection téléphonique.
- Moovago : un CRM pensé pour les commerciaux, permettant notamment de trouver de nouveaux prospects pertinents pour vous via une recherche Google intégrée, et de créer des fiches prospects à partir de leurs informations.
- Réseaux sociaux : LinkedIn est une mine d’informations pour les commerciaux en B to B ! Tapez le nom d’un contact et vous obtiendrez rapidement une tonne d’informations sur lui ainsi que son entreprise.
- Site web : parcourez rapidement le site internet d’une société pour comprendre son positionnement, ses produits, et ses challenges.
- Societe.com : accédez aux informations légales de toutes les sociétés déclarées en France.
En combinant ces méthodes, vous garantissez une fiche complète et pertinente pour votre prospection.
RGPD : les règles à respecter lors de la création et conservation de vos fiches prospects
Vous avez maintenant vu des modèles de fiches prospects, savez ce qu’elle doit contenir, et même comment la créer par vous-même. Mais que dit la loi sur la collecte d’informations sur vos prospects et la protection de leurs données ?
C'est quoi le RGPD ?
Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) est un cadre légal garantissant la protection des données personnelles et permettant d’instaurer une relation de confiance avec vos prospects. Le respect du RGPD est incontournable lors de la gestion des informations de vos contacts.
Pour assurer la conformité RGPD de vos fiches prospects, il est essentiel de respecter ces bonnes pratiques :
- N’enregistrez que les informations strictement nécessaires pour remplir vos objectifs commerciaux.
- Obtenez leur consentement avant de commencer à collecter leurs données (avant d’enregistrer une demande, de remplir une fiche prospect, etc). A savoir que toute donnée personnelle collectée doit être accompagnée d’un consentement explicite et traçable.
- Ne collectez pas de données sensibles (comme les opinions politiques, religieuses, etc.) SAUF si vous justifiez de la nécessité de la collecte de ce type de données pour votre entreprise.
- Utilisez des outils de gestion fiables, comme Moovago, pour garantir un stockage sécurisé des données de vos contacts (un fichier Excel sur votre ordinateur est loin d’être assez sécurisé !).
N’hésitez pas à consulter les ressources de la CNIL sur le RGPD pour en savoir plus.
Règles spécifiques pour une fiche prospect b2b
Le B2B a des spécificités en termes de gestion des données, tout en restant soumis au RGPD.
- Vous pouvez utiliser des informations publiques, sans consentement préalable. Par exemple, vous pouvez utiliser les informations trouvées sur LinkedIn, sur des fiches Google My Business ou encore des sites web d’entreprise.
- Assurez-vous de collecter uniquement des informations liées à l’activité professionnelle de vos prospects. (ex : email professionnel, téléphone professionnel, etc.).
En suivant ces règles, vous garantissez une gestion éthique et légale de vos fiches prospects.
Comment optimiser ses fiches prospects pour gagner du temps et être plus efficace ?
Accélérez le remplissage et la lecture de la fiche prospect
Pour pouvoir remplir facilement vos fiches, misez sur la simplicité : utilisez des champs préformatés comme des cases à cocher pour la civilité, des zones de texte structurées pour les notes, ou des encarts dont la taille correspond à la réponse attendue. Faites aussi en sorte que les champs soient ordonnées dans le bon ordre en fonction de votre méthode de découverte (en rendez-vous ou lors de vos recherches sur vos prospects). Cela réduit le temps passé à chercher où écrire quoi et permet de se concentrer sur l’essentiel.
Au-delà du remplissage, la fiche doit être facile à lire. Les informations importantes, comme les infos de contact du prospect ou les prochaines actions, doivent être bien mises en avant pour qu’un rapide coup d’œil suffise. Une fiche claire, c’est un gain de temps au quotidien et une efficacité accrue lors des relances ou suivis.
Passer à la vitesse supérieure en digitalisant son fichier de prospection
Notre ultime conseil pour gagner du temps avec vos fiches prospects, c’est de digitaliser votre gestion des prospects.
En effet, les outils numériques suppriment les nombreuses limités liés aux fiches prospects papier.
| Fiches prospects papier | Fiches prospects dématérialisées | |
|---|---|---|
| Accessibilité | Nécessitent d’être transportées et risquent d’être égarées. | Consultables partout (ordinateur, mobile, tablette). |
| Mise à jour | Complexe : nécessite de réimprimer ou de réécrire. | Instantanée et synchronisée pour toute l’équipe. |
| Centralisation | Dispersées : peuvent être perdues ou mal classées. | Centralisées dans un fichier unique, organisé et filtrable. |
| Collaboration | Difficile : partage limité entre collègues. | Modifications visibles en temps réel par tous les membres. |
| Recherche d’informations | Longue et fastidieuse (parcourir manuellement). | Rapide grâce à des filtres et des outils de recherche. |
| Historique des échanges | Peu structuré ou incomplet. | Documenté et accessible en un clic. |
| Sécurité des données | Faible : données vulnérables aux pertes, vols ou destructions. | Forte : sauvegardes régulières et protection par mots de passe. |
| Écologie | Nécessitent du papier, une impression, et un stockage physique. | 100% numérique, réduit l’empreinte écologique. |
Ces avantages vous permettent de prioriser vos actions, d’améliorer votre organisation et de maximiser votre efficacité commerciale.
Quel logiciel utiliser pour créer ses propres fiches prospects ?
Pour ceux qui cherchent à simplifier leur gestion des fiches prospects, Moovago offre une interface intuitive et des outils puissants pour un suivi optimisé.
Cet outil n’est pas qu’un CRM : c’est le compagnon essentiel des commerciaux terrain, adapté à leurs besoins, tout en restant simple et flexible.
Créez vos fiches prospects personnalisées avec Moovago
Avec Moovago, créer une fiche prospect devient un jeu d’enfant.
Lors de votre première connexion, laissez-vous guider par notre formulaire interactif. Décrivez-nous vos clients, dites-nous avec quelles marques vous travaillez, quel est votre process commercial.
Moovago utilisera vos réponses pour configurer votre session selon vos besoins, et surtout créer automatiquement votre modèle de fiche prospect !
L’un des atouts de Moovago, c’est sa personnalisation. A n’importe quel moment, vous pouvez faire évoluer la structure de vos fiches prospects ou clients depuis vos paramètres. Vous pouvez même configurer des relances et types de comptes-rendus spécifiques pour vos prospects (différents de ceux pour vos clients).
Simplifiez et sécurisez la gestion de vos prospects
Moovago ne se contente pas de rendre vos fiches faciles à créer : il les rend également accessibles et sécurisées. L’interface est conçue pour être intuitive, même pour les utilisateurs les moins à l’aise avec la technologie. Vous y retrouvez des fiches claires, bien organisées, prêtes à être enrichies ou consultées en quelques clics.
Imaginez-vous en déplacement : vous assistez à un salon ou rencontrez des prospects sur le terrain. Grâce à Moovago, vous pouvez immédiatement ajouter ou mettre à jour des informations depuis votre mobile ou tablette, sans avoir à attendre d’être de retour au bureau.
Côté sécurité, pas d’inquiétude. Vos données sont hébergées sur des serveurs en France, protégées par des sauvegardes régulières et des mesures de sécurité avancées. Vos informations restent confidentielles et accessibles uniquement à vos équipes.
Accélérez votre prospection avec des outils de prospection intégrés
Moovago va encore plus loin avec un outil de prospection canalisant la puissance de Google. Ces fonctionnalités permettent de transformer une simple recherche en opportunités concrètes. Par exemple, si vous avez le nom d’une entreprise ou d’une enseigne en tête, comme « Point P » ou « Super U », il vous suffit de le saisir dans une barre de recherche pour obtenir des informations précieuses sur ce prospect.
Vous n’avez pas encore de cible précise ? Recherchez plutôt par activité : « supermarché, » « menuiserie industrielle, » ou tout autre secteur pertinent pour votre activité.
Le véritable avantage ? Quand vous avez identifié un prospect avec cet outil, Moovago rassemble toutes les données qu’il trouve le concernant et les rassemblent en une fiche prospect déjà remplie ! Vous n’avez plus qu’à la démarcher !
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Boostez votre suivi de prospection avec Moovago
Dernier avantage, et c’est peut être sa plus grande force : Moovago simplifie considérablement le suivi de vos prospects.
- Retrouvez tous vos prospects sur une carte interactive, et trouvez des prospects autour de vous,
- Consultez toutes les tâches et relances à traiter par date et par urgence en une seule liste,
- Retrouvez l’historique des échanges dans chaque fiche prospect (les vôtres, mais aussi ceux de vos collègues !),
- Ne ratez plus aucun rendez-vous grâce à l’agenda intégré (synchronisable avec Google Calendar et Outlook),
- Résumez vos échanges grâce à la dictée vocale à la suite de chaque rendez-vous.
