Optimiser une tournée commerciale consiste à maximiser l’efficacité de vos déplacements en économisant du temps et de l’essence.
L’objectif ultime est de rencontrer les bons prospects ou clients au bon moment, tout en gérant efficacement les rendez-vous annulés. C’est l’étape pour aller encore plus loin dans l’optimisation, après l’organisation de votre tournée commerciale.
Pour l’optimisation de tournée commerciale, on prend le plus souvent en compte :
- La priorisation des étapes de la tournée commerciale, ce qui consiste à trouver les bons clients et prospects à visiter (les plus prometteurs et/ou les plus urgents),
- L’optimisation des trajets, c’est-à dire chercher à trouver le meilleur l’itinéraire entre chaque étape,
- Le niveau d’expérience du commercial, car on ne confiera pas la même tournée à un débutant et à un commercial plus expérimenté,
- Les obligations et contraintes du commercial, c’est à dire les rendez-vous déjà posés dans l’agenda, les réunions, les horaires de travail, etc.
- Les obligations et contraintes du client, autrement dit ses horaires de travail et ses disponibilités,
- Les obligations techniques du parcours, comme par exemple le fait de passer à proximité d’une borne de recharge pour votre véhicule électrique, ou de passer par une station essence,
- … Et bien d’autres encore en fonction de votre métier !
Pourquoi optimiser une tournée commerciale ?
Pour les commerciaux itinérants, l’optimisation de tournée commerciale présente de nombreux avantages :
Gagner encore plus de temps
L’optimisation de sa tournée commerciale est l’étape ultime pour planifier au maximum ses déplacements, et donc réduire les pertes de temps inutiles sur la route. Fini les détours : vous savez exactement quand prendre la route, où aller, et quel chemin emprunter !
Faire des économies d’essence
Qui dit trajet optimisé, dit économies d’essence ! Optimiser une tournée peut vous faire gagner beaucoup d’argent, notamment face à la flambée du prix du carburant, comme le soulignait FranceInfo dans cet exemple très parlant :
Ne pas oublier d’intercaler des rendez-vous déjà programmés
Quoi de plus horrible que de programmer et optimiser une tournée commerciale… Et se rendre compte qu’un rendez-vous a été oublié dans l’agenda ? Optimiser une tournée commerciale va également passer par la prise en compte systématique des différents engagements et tâches du commercial.
Avoir une visibilité sur la journée, la semaine, voire le mois à venir
Vous avez un quota de clients à visiter sur la journée, la semaine ou le mois ? En planifiant tout à l’avance et en optimisant vos trajets, vous vous assurez d’atteindre l’objectif dans la période donnée, et ce, beaucoup plus vite !
Etape 1 : optimiser les étapes de sa tournée commerciale
Se poser la question de l’ordre dans lequel effectuer ses visites clients ou prospects est une première étape très importante, avant même de chercher à optimiser son itinéraire avec un GPS. Voyons maintenant comment optimiser les tournées.
Analyser sa base de données clients
Avant de vous lancer sur la route, il est essentiel de savoir comment ordonner ses visites. Devant l’immensité de votre fichier client (parfois un énorme fichier Excel…), il peut être difficile de savoir ce qu’il faut prioriser.
Voici quelques questions à vous poser pour optimiser votre tournée commerciale :
- Quels sont les clients qui n’ont pas été visités ou suivis récemment ? En accordant une attention particulière à ceux qui ont été négligés, vous vous assurez de ne pas louper une information capitale et surtout, vous entretenez la relation avec votre client. Moovago vous permet notamment de filtrer vos contacts pour voir uniquement ceux qui n’ont pas été suivis récemment (via l’affichage des sociétés qui n’ont pas eu de compte rendu depuis une date donnée) :
- Quels sont les clients qui représentent le plus d’enjeux business ? Concentrez-vous sur ceux qui ont le potentiel de générer les ventes les plus importantes. Un bon début serait de cibler en priorité les sociétés correspondant à votre cible principale, mais qui n’ont pas encore acheté auprès de vous / de votre marque ou fait appel à vos services.
- Quels sont les clients en perte de puissance en termes de chiffre d’affaires ? Une analyse des résultats des années précédentes peut révéler des opportunités business parmi vos clients. Capitalisez sur le travail que vous avez déjà réalisé, et ne laissez pas un client partir à la concurrence ! Pour vous donner un aperçu rapide de ces chiffres, Moovago propose un podium des sociétés ayant une tendance d’achat à la baisse. Idéal pour trouver rapidement quels sont les gros clients que vous avez peut-être oubliés !
Tenir à jour son fichier client
Bien entendu, pouvoir réaliser cette analyse, il faut que votre fichier de suivi client soit à jour, autant sur la partie suivi commerciale que sur vos déclarations de chiffres d’affaires.
A chaque échange avec votre client, prenez quelques minutes pour faire un compte-rendu et mettre à jour votre segmentation client. De la même manière, à chaque fois qu’une vente est signée, notez le bien dans votre logiciel de suivi de chiffre d’affaires.
Quelques minutes chaque jour : c’est tout ce qu’il faut pour vous faire gagner un temps énorme au moment de la préparation de votre tournée commerciale optimisée (bien que cela puisse aussi vous faire économiser du temps sur le suivi global de votre activité).
Pour réaliser suivi commercial en quelques clics, Moovago vous propose une section dédiée au suivi commercial. En un seul écran, créez un compte-rendu, notez les tâches à réaliser plus tard, et programmez même de nouvelles relances.
Etape 2 : bien définir sa zone de prospection commerciale
Bon, vous savez désormais quels clients sont à inclure dans votre tournée commerciale.
Maintenant, concentrons-nous sur la prospection commerciale. En effet, votre tournée peut aussi avoir pour objectif de démarcher de nouveaux clients potentiels. Si c’est l’un de vos objectifs, optimiser votre tournée passera donc forcément par une réflexion sur votre zone de prospection commerciale.
Si vous avez détecté une opportunité à proximité d’un des rendez-vous de votre tournée, vous pourriez vouloir ajouter un petit temps de prospection à votre tournée, afin de rentabiliser votre déplacement.
Bien délimiter sa zone de prospection
La première étape consiste à définir la zone géographique dans laquelle vous effectuerez votre prospection. Voici quelques grands principes pour délimiter une zone de prospection commerciale idéale :
- Une zone dans laquelle se trouve vos clients actuels,
- Une zone dans laquelle se trouve aussi votre / vos cibles de prospection,
- Une zone assez grande pour vous offrir le potentiel dont vous avez besoin (en fonction de vos objectifs et ressources),
- Une zone assez petite pour pouvoir être gérée correctement,
- Une zone dans laquelle la concurrence ne représente pas un obstacle à votre activité.
Après avoir défini votre zone, il est temps de l’optimiser. Identifiez les zones à fort potentiel de vente et adaptez votre tournée en conséquence.
Mêler prospection et suivi client lors des ses tournées
Tous les commerciaux itinérants ont déjà connu cette situation : un rendez-vous de la tournée commerciale annulé au dernier moment.
Dans ce cas-là, il faut savoir rebondir rapidement, en trouvant les clients à suivre ou les prospects à démarcher autour de vous. Si visiter un client à l’improviste peut être compliqué, c’est tout à fait possible de faire de la prospection physique dans la zone dans laquelle vous êtes.
Les logiciels d’optimisation de tournée peuvent être d’une grande aide pour gérer les opportunités au sein de cette zone.
Dans le cas de Moovago, vous pourrez notamment trouver rapidement des prospects autour de vous, et voir vos prospects sur une carte.
Etape 3 : Utiliser le bon logiciel de gestion de tournée commerciale
De nos jours, il est inconcevable de ne pas penser à la technologie pour simplifier cette gestion des tournées commerciales.
En effet, le bon logiciel d’optimisation de tournée commerciale peut vous faire gagner un temps précieux :
- au niveau de la planification de la tournée,
- comme lors de la tournée commerciale en elle-même !
S'aider d'un logiciel GPS
Difficile de ne pas mentionner l’importance des fonctionnalités GPS dans l’optimisation d’une tournée commerciale !
Un GPS peut bien évidemment vous aider à trouver le chemin le plus court d’un point à un autre. Sa technologie vous permet de continuer à fonctionner où que vous soyez (enfin dans la plupart des cas !).
Cependant, notez qu’en utilisant seulement un GPS, vous aurez besoin de vous préparer un peu à l’avance. Qu’il s’agisse d’un appareil GPS ou d’une application d’itinéraire sur votre smartphone tel que Waze ou Google Maps, vous aurez certainement besoin de rentrer toutes les adresses une à une pour préparer votre itinéraire… Assez peu pratique pour les commerciaux itinérants !
Utiliser un planificateur de tournée
Avec un outil spécialisé dans l’optimisation de tournées, tel qu’un planificateur de tournée, il est possible de gagner davantage de temps.
Comment ça marche ?
Son objectif premier va être d’aider l’utilisateur à gagner le maximum de temps, tout en lui permettant de voir le maximum de clients et prospects :
- En optimisant l’itinéraire de la tournée (à la manière d’un GPS),
- En prenant également en compte les données traffic, par exemple les travaux sur la voie, les déviations, les bouchons, etc.
- En incluant tous les points / étapes à visiter,
- Etc.
Grâce à un algorithme, le choix des étapes et l’itinéraire vont être optimisés de manière automatique, ce qui va faire gagner du temps sur la planification ainsi que sur la route, au moment de la réalisation de la tournée commerciale.
Cependant, ces logiciels et applications ne sont pas toujours adaptés aux besoins d’un commercial itinérant. Ils sont notamment pensés pour les livreurs ou plateformes logistiques, qui n’ont évidemment pas les mêmes besoins.
Vous n’aurez par exemple aucun outil dédié au suivi client ou encore à la gestion de votre chiffre d’affaires, qui sont, comme nous l’avons vu, très importants pour bien organiser sa tournée et prioriser ses actions.
Utiliser un outil complet pour les tournées, la fidélisation et la prospection
L’idéal pour un commercial itinérant ? Un outil d’optimisation de tournée commerciale associé à un CRM, c’est à dire un logiciel de gestion de la relation client. Il prendre en compte toutes les fonctionnalités proposées par un logiciel GPS ou un planificateur de tournée, tout en proposant d’autres outils essentiels au bon fonctionnement de l’activité commerciale.
Un tel logiciel vous fera gagner un temps précieux. Voici quelques exemples de ce que vous propose le CRM Moovago avec sa fonctionnalité d’optimisation de tournée commerciale :
- En vous permettant de voir vos clients ou prospects sur une carte, ainsi que l'itinéraire de la tournée,
- En intégrant tout votre fichier client, ce qui vous évitera de devoir saisir manuellement toutes les adresses de vos clients ou prospects,
- En vous permettant de trier vos prospects et clients par ordre de priorité (trouver les prospects dans une zone donnée, les clients dont le suivi est urgent, tâches urgentes, etc.),
- En incluant tous vos rendez-vous de la journée dans votre tournée, et en vous permettant d'exporter la tournée dans votre agenda,
- En vérifiant la faisabilité du trajet entre tous vos rendez-vous,
- En définissant par défaut les heures de travail du commercial, ainsi que les points d'arrivée / de départ (domicile ou bureau),
- En vous permettant de définir combien de temps vous passerez lors de chaque rendez-vous, et donc de prévoir la tournée en fonction de cela,
- En vous indiquant les temps de trajet, et les temps de pauses entre les différentes étapes,
- En vous montrant les clients et prospects dans les environs en cas d'annulation de rendez-vous,
- ... et bien d'autres encore !
En adoptant la bonne stratégie d’optimisation de tournée commerciale et le bon outil, n’importe quel commercial itinérant en ressentira des effets bénéfiques dans son quotidien. Passer moins de temps sur la route, et davantage auprès de ses clients et prospects : c’est désormais possible ! 😉
