Disons-le, le fléau des commerciaux, c’est le manque de temps et d’organisation, à l’origine d’une charge mentale et d’une horrible impression d’avoir oublié quelque chose !
Pour lutter contre ce fléau, Moovago vous permet de prendre rapidement en note ce que vous avez fait et ce que vous devez faire pour vous permettre :
- De ne rien oublier,
- D’être plus serein au quotidien,
- Et donc d’être plus organisé et efficace !
Au coeur de cette démarche : les tâches et les relances, qui font parties des actions principales du commercial, et qui pourtant sont trop souvent notées à la va-vite, traitées trop tard voire complètement oubliées par manque de temps et d’organisation.
Voyons comment le système de tâches et de relances de Moovago peut vous aider à vous organiser et à être plus efficace.
Différences entre tâches et relances
Il est essentiel de bien comprendre la différence entre les tâches et les relances pour tirer le plein potentiel de Moovago.
De manière très simplifiée :
Les tâches ne sont pas datées dans le temps. Par exemple, à la fin d’un rendez-vous, vous noter que vous devez envoyer un devis par mail à votre client. Cette tâche est à faire dès que possible et n’est pas datée.
Les relances, au contraire, doivent être réalisées à une date précise. Par exemple, après avoir envoyé un devis à votre client, vous vous notez de le relancer par téléphone une semaine plus tard.
Où retrouver les tâches et les relances dans Moovago ?
Dans Moovago, il est possible de retrouver les tâches et les relances depuis 3 pages différentes :
- Dans une fiche société,
- Dans les Actualités commerciales,
- Sur la carte (uniquement sur tablette ou navigateur web).
Depuis ces 3 pages, vous pourrez gérer, modifier et ajouter de nouvelles tâches à un suivi commercial existant. Cependant, seule la fiche société permet de créer de nouvelles tâches et relances dans le cadre d’un nouveau suivi commercial.
Créer une tâche ou une relance
Pour créer une nouvelle tâche ou relance, rendez-vous dans une fiche société pour laquelle vous devrez réaliser une tâche ou une relance.
Nouveau suivi commercial ou non ?
Vous aurez le choix créer la tâche ou la relance depuis un suivi commercial existant ou la créer depuis un nouveau suivi commercial :
Pour ajouter une tâche ou une relance à réaliser en lien avec un élément de suivi déjà existant : cliquez sur le nom cet élément déjà existant pour ouvrir son suivi commercial. Par exemple, si vous souhaitez ajouter une tâche liée à la préparation d’un rendez-vous déjà enregistré dans Moovago, vous cliquerez sur le titre de ce rendez-vous (en violet) pour accéder à son suivi commercial et y ajouter des éléments. Attention, vous ne pouvez avoir qu’une seule relance par suivi commercial ! Si votre suivi en comporte déjà une, il faudra créer un nouveau suivi commercial.
Si vous souhaitez créer une tâche ou une relance sans lien avec un élément de suivi déjà existant : cliquez sur le bouton “Ajouter suivi commercial” ou sur le bouton “Ajouter tâches & relances”. Ensuite, dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur “Ajouter une tâche” pour déplier la section Tâches ou la section Relance et commencer votre saisie.
Créer et paramétrer une tâche
Une fois la fenêtre du suivi commercial ouverte, vous pouvez débuter la saisie de votre tâche en utilisant le champ texte pour taper ce qui est à réaliser : ce sera le nom de votre tâche.
Pour gagner du temps sur votre saisie, nous vous conseillons de paramétrer des tâches par défaut. Celles-ci vous seront proposées par défaut dans chaque suivi commercial. Il est possible de créer une liste de tâches spécifiques pour vos prospects, et une autre pour vos clients, avec des libellés différents.
Si des libellés vous sont déjà proposés, cliquez simplement sur le type de tâche souhaité pour l’ajouter. Plus besoin de les saisir manuellement à chaque fois !
Après avoir sélectionné le type de tâche, une flamme apparaît à côté du libellé sélectionné. Elle représente la priorité attribuée à celle-ci, selon la logique suivante (du moins prioritaire au plus prioritaire) :
- Flamme vide : pas de priorité,
- 1 flamme jaune : priorité faible,
- 2 flammes orange : priorité moyenne,
- 3 flammes rouges : priorité forte.
Attribuer une priorité à vos tâches vous permettra de classer et trier vos tâches pour les prioriser (cf. partie “Gérer ses tâches et relances”).
Créer et paramétrer une relance
Une fois la fenêtre de suivi commercial ouverte, accédez à la section “relance”.
Si celle-ci est déjà dépliée et remplie (dans le cas d’un suivi commercial déjà existant), vous ne pourrez pas en ajouter d’autres. Il vous faudra alors en créer une dans le cadre d’un nouveau suivi commercial.
La section Relance se compose de la manière suivante :
- Le type de relance (obligatoire) : une liste des types de relance,
- La priorité : comme pour les tâches, elle définit la priorité de cette relance,
- L’interlocuteur : le contact de la fiche société qui est lié à cette relance (par exemple, le responsable de rayon, le gérant, etc.),
- La date de la relance (obligatoire) : c’est-à-dire la date à laquelle celle-ci devra être réalisée,
- Une note : un champ de texte libre permettant de préciser ce qui est à faire lors de cette relance (contexte, sujet à aborder, etc.).
Gérer les tâches et les relances
Comme expliqué plus haut, les tâches et les relances sont accessibles depuis différentes pages dans Moovago ; les fiches sociétés, les actualités commerciales et la carte. 3 pages, chacune reflétant une manière différentes de consulter et d’interagir avec elles.
Dans une fiche société
Dans une fiche société, vous retrouverez toutes les tâches et relances liées à cette société dans une section appelée Tâches & Relances.
Voici comment elle se compose :
- Un bouton “Ajouter Tâches & Relances” permettant d’ajouter une tâche et une relance à cette société dans le cadre d’un nouveau compte-rendu,
- Un tableau qui regroupe les tâches et les relances, avec 3 onglets :
- Historique : toutes les tâches et relances marquées comme terminées.
- A faire : toutes les tâches et relances en retard ou celles à faire aujourd’hui,
- Programmé : les relances à réaliser demain ou plus tard.
Chaque ligne de ce tableau correspond à une tâche ou à une relance.
En ce qui concerne les colonnes, vous retrouverez :
1. Une colonne Valider : qui ne contient que des boutons à cocher au contour violet. En cliquant dessus, un message vous demandera si vous souhaitez réellement indiquer que cet élément a été réalisé. En cliquant sur “Oui”, la tâche sera déplacée dans l’onglet “Historique”.
2. Une colonne Date : la date à laquelle il vous faudra réaliser cette tâche ou cette relance. Grâce à cette colonne, les données du tableau peuvent être triées par ordre croissant ou décroissant, en cliquant sur le nom de la colonne. Vous pouvez également changer la date d’une tâche ou d’une relance en cliquant sur celle-ci.
3. Une colonne Tâche / Relance : avec les noms des tâches et/ou des relances. En cliquant sur l’un de ces noms en violet, vous pourrez réouvrir le suivi commercial associé.
4. Une colonne Priorité : indique le niveau de priorité de la tâche ou de la relance. Il est possible d’ordonner les tâches et les relances des plus prioritaires au moins prioritaires ou inversement en cliquant sur le nom de la colonne.
Cependant, il est également possible de modifier la priorité d’une tâche, en cliquant sur la ou les flammes affichée(s).
5. Une colonne Interlocuteur : indique quel interlocuteur de la société est concerné par le suivi (c’est-à-dire quel contact dans cette société est à relancer). Cette information n’est renseignée que pour les relances.
6. Une colonne Créateur (si vous travailliez en équipe) : indique la personne de votre équipe qui a créé la tâche ou la relance.
7. Une colonne Destinataire (si vous travaillez en équipe) : indique la personne de votre équipe qui doit réaliser la tâche ou la relance.
Une colonne Mandant (si vous travaillez avec plusieurs mandants / fournisseurs) : indique quel est le mandant est concerné par cette tâche ou cette relance.
8. Un rond violet avec un petite agenda à l’intérieur : permet d’exporter la tâche ou la relance vers un agenda externe (Google Calendar, Calendrier de Apple ou Outlook de Microsoft).
Dans les actualités commerciales
Les Actualités commerciales est une section de Moovago permettant de consulter les tâches, relances et événements toutes sociétés confondues. Un outil très pratique pour visualiser rapidement ce que vous devez faire, comme une to-do list globale de votre activité commerciale.
Sur tablette et sur navigateur web (accessibles depuis l’onglet “Suivi commercial” dans le menu vertical bleu, à gauche), les tâches et relances des Actualités commerciales s’affichent exactement comme dans une fiche société (même tableau, même présentation, même principe pour les modifier ou les valider). Cependant, à l’inverse, vous y retrouverez les tâches et relances à faire pour toutes vos sociétés.
Sur mobile, les actualités commerciales sont présentées différemment, avec un découpage en 4 sections :
- À faire, qui rassemble ce qui est à faire aujourd’hui ou ce qui est en retard,
- Cette semaine, qui rassemble ce qui est à faire cette semaine (à partir de demain jusqu’à la fin de la semaine),
- Les 30 jours à venir (à partir de demain jusqu’à la fin du mois),
- Plus tard (plus tard que 30 jours).
Sur la carte (sur tablette ou navigateur web uniquement)
Enfin, les tâches et les relances peuvent être consultées depuis la carte.
Si vous souhaitez consulter les dernières tâches et relances effectuées pour une société, ou celles à réaliser, vous avez simplement à cliquer sur un marqueur. Vous pourrez consulter à droite de l’écran les informations de cette fiche société, ainsi qu’un tableau avec toutes les tâches et les relances liées à cette société.
De plus, la carte permet d’afficher toutes les sociétés ayant des tâches et des relances à réaliser (en retard ou à faire dans le futur).
En cliquant sur “Tâches”, le marqueur rouge orangé dans la légende, vous pouvez filtrer les marqueurs pour ne voir que les sociétés avec des tâches et relances à effectuer.
Voir ces sociétés pour lesquelles une tâche ou une relance est à réaliser sur la carte est un outil essentiel pour une planification de tournée optimale avec Parcours.
En effet, vous saurez ainsi si la société que vous souhaitez visiter est dans l’attente d’une action de votre part, et décider si vous souhaitez quand même l’inclure dans votre tournée, ou prioriser la réalisation de cette tâche avant cela.
Modifier, supprimer une tâche ou une relance
Pour modifier ou pour supprimer une tâche ou une relance, il faut repasser par le suivi commercial déjà existant pour cet élément.
À n’importe quel endroit de Moovago, quand une tâche ou une relance s’affiche avec son nom en violet, il est possible de cliquer dessus pour ouvrir le suivi commercial associé.
Pour une tâche
Dans la fenêtre du suivi commercial, vous retrouverez la tâche dans la section “Tâches”, et il vous sera possible :
de modifier le type de tâche à réaliser ; pour ce faire, désélectionnez le libellé actuel de la tâche (en vert) et en sélectionnez-en un nouveau (si nécessaire),
ou de modifier l’urgence d’une tâche, en cliquant sur l’icône de la flamme, puis en sélectionnant la nouvelle urgence souhaitée.
Bien entendu, vous pouvez également ajouter d’autres tâches ou éléments de suivi depuis cet écran.
Une fois vos modifications saisies, n’oubliez pas de cliquer sur “Enregistrer”.
Pour une relance
Pour modifier une relance, rendez-vous dans la section “Relance” de votre suivi commercial.
Voici les éléments qui peuvent être modifiés pour une relance :
- Modifier le type de relance,
- Modifier la priorité de la relance,
- Modifier l’interlocuteur,
- Modifier la date de la relance, c’est-à-dire la date à laquelle celle-ci doit être effectuée,
- Modifier la note associée à la relance.
Après avoir fait votre / vos modification(s), cliquez sur le bouton “Enregistrer” (en haut à droite sur mobile, en bas à droite sur tablette et navigateur web).
Là aussi, avant d’enregistrer, vous pouvez en profiter pour ajouter des éléments de suivi liés à cette tâche ou cette relance (cf. article dédié au suivi commercial), par exemple un compte-rendu ou un rendez-vous. Vous pouvez aussi ajouter plusieurs tâches ET une relance.
Pour supprimer la relance, cliquez sur “Supprimer la relance” (6) en bas de la section.
Notifications
Pour vous permettre de bien organiser vos journées, vous recevrez une notification sur mobile tous les matins à 9h, avec le nombre de tâches qui vous attendent dans votre session Moovago, toutes sociétés confondues.
Pour être certain de bien la recevoir, assurez-vous de rester connecter à votre session sur votre téléphone portable.
