Définition ERP
ERP, c’est l’acronyme de l’anglais de Enterprise Resource Planning, soit Progiciel de Gestion Intégré ou PGI en français.
Lorsque l’on parle d’un ERP, on fait généralement référence à une solution ERP. Cette solution peut prendre l’aspect d’une application mobile ou web, d’un logiciel, d’un outil ou d’un système.
Un ERP est un logiciel, un progiciel ou une application qui permet d’automatiser la gestion de l’entreprise grâce aux informations qu’il collecte à partir de la base de données de l’entreprise. Les données proviennent des différents services de l’entreprise tel que la comptabilité, les chaînes d’approvisionnements, les forces de ventes, le marketing et les ressources humaines.
Ces informations vont permettre de mieux comprendre ou en sont les clients et les clients potentiels afin d’offrir de l’aide et des offres personnalisées. Permettre de comprendre ou en sont les stocks et les prochaines livraisons.
Prendre en compte les besoins et les spécificités de l’entreprise est la première chose à faire pour bien identifier ses besoins et choisir le meilleur ERP pour son organisation.
A quoi sert un ERP ?
Pour ceux travaillant déjà avec un ERP, il est compliqué d’imaginer de travailler sans. Pour ceux qui aiment travailler dans un environnement et bien organisé, ce type de logiciel est idéal.
La gestion intégrée est extrêmement importante pour toutes les entreprises, car elles n’existeraient tout simplement pas sans clients. L’ERP permet de traquer ce qu’il se passe entre les clients et l’entreprise afin de pouvoir prendre des décisions éclairées.
Centralisation de l'information
Pour que la gestion de vos clients et de votre entreprise soit la plus efficace possible, il faut aussi qu’elle soit la plus personnalisée possible. Chaque client a ses propres besoin, habitudes ou envies, de la même manière que votre entreprise fonctionne de manière unique. Il apparait alors évident que posséder un outil adapté à votre organisation et vous permettant de faire ressortir la culture client propre à votre entreprise est un véritable plus.
En regroupant les données au sein d’un même outil et en la rendant accessible à ceux qui en ont besoin, l’ERP va permettre à tous les employés de partager les mêmes méthodes de travail, ainsi que les mêmes informations. Cela va empêcher les commerciaux de rater des opportunités car ils n’étaient pas au courant de certaines informations. Par exemple : qu’un client attendait de l’aide pour réaliser un achat.
Ces informations vont permettre de mieux comprendre où en sont les clients et le suivi des clients potentiels afin d’offrir de l’aide ou encore des offres personnalisées.
Gestion des inventaires
De la même manière, on aura un regard global sur les stocks et les prochaines livraisons.
Cela permet d’avoir un aperçu en temps réel de l’arrivée de nouveaux produits, et d’identifier les maillons de la chaîne d’approvisionnement qui connaissent des défaillances, ou qui sont à optimiser.
Les employés vont pouvoir anticiper leurs tâches grâce au logiciel ERP. Les utilisateurs ont en temps réel accès aux inventaires, aux ventes, et aux livraisons par exemple. Ils peuvent rapidement réapprovisionner les stocks facilement pour faire face à une nouvelle demande.
Gestion des contacts
Plus votre entreprise grossit, plus sa base de données clients, son portefeuille client et son fichier client enflent également.
Il devient de plus en plus dur de centraliser les informations et d’organiser les conversations avec les clients et les clients potentiels.
Les conversations et informations importantes sont perdues dans des courriels, des fichiers Excel au fin fond des ordinateurs, sur des feuilles volantes ou dans la mémoire de vos collaborateurs et collègues.
Tout cela empêche une prise en charge correcte des clients, des prospects, des leads et des suspects. Vous perdez des opportunités et vous perdez peut-être des clients insatisfaits du service client. En résumé, vous perdez de l’argent.
C’est là qu’intervient l’ERP : il permet à tous les employés de l’entreprise de retrouver les informations clients dans un seul et même outil, ce qui facilite le partage et la récupération de données. De plus, il est plus facile de communiquer avec les clients et les prospects maintenant que les commerciaux de l’entreprise ont accès à l’historique des interactions entre eux et l’entreprise. Ils peuvent être précis et connaître à l’avance les besoins du potentiel client.
Accessible de partout
La majorité des ERP sont sous la forme de Saas. Saas est l’acronyme de l’anglais software as a service et signifie logiciel en tant que service en français.
Les logiciels Saas sont stockés sur le cloud, des serveurs accessibles directement via internet. Contrairement aux logiciels que l’on doit télécharger sur son ordinateur, l’utilisateur a accès au logiciel Saas directement sur un navigateur internet.
L’accessibilité est l’un des avantages de la méthode Saas, les logiciels peuvent être utilisés depuis n’importe où. Que vous soyez en voyage ou chez vous, toutes les informations seront accessibles.
Les mises à jour sont aussi un grand plus, le logiciel va pouvoir être amélioré au fil du temps et le service va être de meilleure qualité.
Le prix est aussi intéressant, le Saas est payable mensuellement et il n’y a pas besoin de débourser une grosse somme d’argent dès l’acquisition du logiciel.
Enfin, les logiciels Saas sont simples à installer, vous avez simplement besoin de vous rendre sur votre moteur de recherche pour les utiliser.
Le logiciel Saas apporte d’énormes avantages, il est flexible et permet aux entreprises une facilité d’opérations sans pareille. Travailler depuis l’étranger ou depuis chez soi n’est plus un problème.
Vision globale de l’entreprise et statistiques
Les entreprises de toutes tailles ont besoins d’avoir des données pour savoir quelle direction prendre et quelles sont les bonnes décisions. Un logiciel ERP va vous permettre de regrouper des données venant de pleins d’outils différents, comme Google Analytics, votre site internet, votre application, vos réseaux sociaux, vos différents services, vos usines et vos centres de distribution par exemple.
Maintenant que toutes les informations sont centralisées au sein d’un même endroit, il est désormais simple et rapide de réaliser des statistiques à partir de ces données. Ce bénéfice va vous en apporter d’autres. Il devient désormais plus simple de prendre les bonnes décisions car vous avez des données sur lesquelles vous appuyez.
Vous pourrez savoir comment les clients actuels vous ont contactés et ce qu’ils recherchent, cela va vous permettre d’améliorer votre service client et d’améliorer votre prospection.
Grâce aux tableaux de bords que fournissent les logiciels ERP vous aurez une vue instantanée des informations qu’il vous faut et cela permettra un meilleur partage des informations essentiels entre les employés.
Automatisation des tâches
Un ERP permet d’automatiser les tâches récurrentes et chronophages, c’est-à-dire que certaines actions vont se faire automatiquement pour donner suite à ce que vous avez défini. Par exemple, il pourra réaliser des rapports journaliers automatiquement grâce aux données rentrée dans l’ERP.
Il va améliorer ces tâches en ne faisant aucunes erreurs et va permettre d’identifier les dépenses pouvant être réduites. En automatisant ces tâches cela va permettre de réduire les coûts et d’augmenter le budget sur d’autres parties importantes de votre entreprise.
Planification et anticipation
Dans le monde de l’entreprise, il est essentiel d’être proactif et non réactif pour grossir un maximum. Grâce à un logiciel ERP et à l’historique que vous avez concernant vos clients, vos potentiels clients, votre chiffre d’affaires, vos marges, vos ventes etc…
Avec un ERP, vous allez pouvoir anticiper l’avenir ! Ou plutôt le logiciel va essayer de prédire l’avenir pour vous, en tentant de comprendre comment votre entreprise grossit chaque année, et les changements qui s’y opèrent.
En se tenant aux données du logiciel ERP et en réalisant un plan stratégique détaillé, l’entreprise peut avoir un coup d’avance par rapport à ses concurrents ce qui lui permettra de les devancer.
Les données seront au coeur de votre stratégie et donc de vos décisions. Une manière plus sécurisée d’envisager l’avenir et de définir l’orientation de chaque service. Ces données pourront également être communiquées à vos collaborateurs pour justifier vos décisions et faciliter leur acceptation.
Comment bien choisir son logiciel ERP ?
En résumé, comme les ERP possèdent tous des fonctionnalités différentes, car toutes les entreprises et les marchés sont également uniques. Bien entendu, il y a encore d’autres bénéfices spécifiques à certains logiciels.
Le logiciel ERP est essentiel pour garder une feuille de route similaire pour toute l’entreprise. Les consommateurs ne sont pas égaux aux yeux de l’entreprise, et le logiciel de ERP va vous permettre d’identifier ceux qui sont essentiels pour votre entreprise, vous permettant de dépenser moins et de garder les choses simples.
Un ERP est essentiel pour les entreprises qui collectent des données sur beaucoup de services différents.
Un ERP doit être adapté au type d’organisation, à la taille et au marché de l’entreprise qui l’utilise.
Sans données un ERP est inutile : convaincre les collaborateurs de l’utiliser est donc essentiel.
Le logiciel ERP permet de trouver des axes d’améliorations et de garder tous vos collaborateurs à la même page.
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