Le Saviez-vous ?
D’après Gartner, une entreprise de conseil et de recherche renommé aux États-Unis, le marché des logiciels PGI mondial a augmenté de 9% pour atteindre 39 milliards de dollars en 2020.
Cet article est consacré aux logiciels PGI et répond aux principales questions que l’on peut se poser concernant les PGI.
Qu’est-ce qu’un PGI ? La définition de PGI
PGI est l’acronyme de Progiciel de Gestion Intégré , soit Enterprise Resource Planning ou ERP en anglais.
Un PGI est un logiciel, un progiciel ou une application qui permet d’automatiser la gestion de l’entreprise grâce aux informations qu’il collecte à partir de la base de données de l’entreprise. Les données proviennent des différents services de l’entreprise tel que la comptabilité, les chaînes d’approvisionnements, les forces de ventes, le marketing et les ressources humaines.
Grâce aux données qui sont stockées dans un logiciel PGI, les utilisateurs et notamment les dirigeants vont acquérir une vision à 360 degrés de la situation de leur entreprise. Ils auront une vision sur tous les services et cela va leur permettre mettre en place des prévisions et d’analyser les différents scénarios possibles à propos de l’évolution de l’entreprise. Un PGI sert à améliorer la profitabilité de l’entreprise et la productivité des utilisateurs en proposant rapidement toutes les données nécessaires à la prise de bonnes décisions.
Un PGI est conçu pour répondre aux besoins spécifiques d’une entreprise et aucune solution n’est universelle. Les entreprises les plus prospères d’aujourd’hui se sont appuyées sur un PGI pour leur permettre de mieux anticiper les changements du marché et de s’adapter le plus vite possible.
Aujourd’hui, un logiciel PGI est configuré et tarifé en fonction des besoins de l’entreprise afin qu’il puisse répondre au mieux à ses problématiques.
Pourquoi un PGI est-il important ?
Les PGI sont devenus essentiels pour les entreprises qui veulent optimiser l’utilisation de leurs ressources. Ils peuvent aider les dirigeants et les collaborateurs à affecter le budget et la force de travail sur des parties plus profitables à l’entreprise. De plus, un PGI permet d’économiser du temps et de l’argent sans pour autant sacrifier la qualité ou la performance.
Connaître ce qu’il va se passer avant même que cela se produise est le graal pour tous les dirigeants. Un PGI permet d’anticiper les prochains changements du marché et de coordonner facilement les collaborateurs de l’entreprise.
Les utilisateurs ont en temps réel accès aux inventaires, aux ventes, et aux livraisons par exemple, ils peuvent rapidement commander de nouveaux stocks pour faire face à une nouvelle demande. La communication est elle aussi améliorée, tous les services ont accès aux mêmes informations et cela facilite grandement l’échange.
De plus, tous les signaux d’un PGI pointent vers une seule et même direction et les collaborateurs utilisent le même système ce qui facilite leurs compréhensions des changements et la direction à prendre.
Un PGI permet aussi de rapidement et de facilement mettre en forme les données récoltées afin de pouvoir créer des rapports d’analyse, des tableaux et des graphiques qui illustrent ce qu’il se passe actuellement au sein même de l’entreprise et du marché. C’est cette facilité avec laquelle les informations sont transmises que les dirigeants trouvent inestimables lorsqu’ils choisissent d’utiliser un PGI.
Pourquoi utilise-t-on un PGI ?
L’utilisation d’un PGI peut avoir beaucoup de finalités différentes. Idéalement, un PGI est adapté au type d’organisation, à la taille et au marché de l’entreprise qui l’utilise.
Généralement, ce type de logiciel va permettre à l’entreprise d’identifier les points sur lesquels elle peut s’améliorer.
Un PGI a pour but de regrouper, dans un emplacement centralisé, toutes les informations et les données pertinentes pour l’entreprise afin de pouvoir faciliter la gestion des relations avec les différentes parties prenantes.
Comment fonctionne un PGI ?
Un PGI regroupe les données de l’entreprise. Les informations intégrées par un service sont immédiatement disponibles pour tous les autres utilisateurs de l’entreprise. Grâce au partage de données, tous les utilisateurs ont accès aux mêmes informations et cela leur permet d’être sur la même longueur d’onde.
De plus, un PGI permet de comparer facilement 2 sites. Cela peut permettre aux décideurs de mieux comprendre pourquoi un site performe mieux que l’autre et comment ils peuvent changer les manières de procéder pour améliorer l’efficacité des deux sites.
Il va offrir une valeur maximale lorsque l’entreprise va correctement diviser les modules entre les services et garantir une saisie des données. Sans données, il est inutile. Donc plus il y a de parties prenantes qui s’investissent dans l’utilisation du logiciel, meilleur en sera le résultat.
Utilisation d'un PGI
Comment utiliser un PGI ?
Un PGI permet à l’entreprise d’identifier des opportunités d’amélioration concrètes.
Il faut que tous les collaborateurs de l’entreprise aient accès au système PGI afin que la collecte de données soit maximale et que son efficacité soit la meilleure possible.
Il peut être bien évidemment utilisé de différentes manières selon les services qui l’utilisent et le but de l’entreprise.
Qui utilise un PGI ?
Toutes les entreprises de tous les marchés peuvent utiliser un PGI. Ce logiciel s’adapte à la situation de l’entreprise et est donc très flexible et malléable. Il faut cependant choisir le bon.
Dans l’entreprise, ce sont tous les collaborateurs qui vont l’utiliser : plus un PGI récolte de données, et plus il répond à son objectif premier.
Les services qui utilisent un PGI sont généralement (mais ne sont pas limités à cette liste) :
Le service RH :
Un PGI permet au service RH de suivre toutes les informations sur les employés et les tendances actuelles dans l’entreprise. Un RH peut rapidement retrouver des informations comme le salaire d’un employé, son historique, les avantages auquel il a le droit et beaucoup d’autres informations pertinentes. Le service RH va pouvoir plus facilement et mieux aider les responsables de l’entreprise.
Le service comptabilité et finance :
Un PGI permet au service comptabilité et finance de suivre et de rapporter toutes les transactions et les informations financières liés à l’entreprise. Un PGI va leur permettre de changer ces informations en des prévisions sur les revenues, les dépenses et les flux de trésorerie afin de pouvoir mieux anticiper les changements.
La chaîne d’approvisionnement :
Un PGI permet à la chaine d’approvisionnement d’assurer un flux de marchandises et de matières premières fluide et continu entre toutes les parties prenantes. Cela permet d’optimiser les stocks, de hiérarchiser les commandes, de minimiser les temps de livraison, d’éviter les interruptions de la chaîne d’approvisionnement et d’identifier les processus les plus performants et ceux qui le sont moins.
Le service marketing :
Un PGI permet au service marketing d’augmenter la productivité et d’allouer les ressources aux bons endroits en ayant un point de vue sur les processus qui sont réellement efficaces et ceux qui le sont moins. Un PGI permet aussi d’automatiser la gestion des prospects et des leads, en gérant les interactions et en envoyant les bons signaux au bon moment, les équipes marketing peuvent gagner davantage de clients. L’automatisation des canaux en gérant automatiquement les e-mails, les courriers, les publicités et les réseaux sociaux sont un gain de temps considérable pour ce service. Réduire les coûts tout en améliorant le nombre de conversions, c’est le but d’un PGI pour le service marketing.
Comment choisir le bon logiciel PGI ?
Aucun PGI n’est universel.
Tous les PGI différents et ont tous une finalité différente. Les fonctionnalités qui vous sont importantes ne le sont peut-être pas pour un marché différent et une taille d’entreprise différente.
Vous devez effectuer une analyse de vos besoins et de vos objectifs pour déterminer quelles fonctionnalités et options correspondent le mieux à votre vision de gestion pour votre entreprise. Une fois que vous avez compris vos exigences et vos objectifs, vous devez vous assurer qu’il correspond effectivement à la vision que vous avez.
Bien que le logiciel que vous avez trouvé s’aligne parfaitement avec votre vision, il faut penser à vos collaborateurs qui vont utiliser le logiciel PGI tous les jours. Il n’y a aucun intérêt à payer pour un PGI si personne ne veut l’utiliser.
Nous vous conseillons de choisir un logiciel simple à utiliser afin qu’il puisse convenir à toute votre équipe, l’adoption et l’expérience utilisateur sont primordiales. Si vos employés évitent d’utiliser le logiciel, il vous sera impossible de prendre des décisions solides puisqu’elles ne reposeront que sur une partie des données.
Faire essayer le logiciel PGI aux utilisateurs avant de l’adopter est la meilleure méthode pour comprendre leurs attentes et leurs problèmes. De plus, les compagnies qui vous éditent le logiciel peuvent généralement le modifier pour l’adapter aux demandes de vos équipes, n’hésitez pas de leur faire remonter vos interrogations.
Les périodes d’essai gratuite vous permettent ainsi qu’à vos équipes de savoir si la solution proposée va leur convenir, vous pourrez toujours refuser d’adopter le service si l’essai n’est pas concluant et essayer un autre PGI.
N’importe où, n’importe quand ?
Les PGI peuvent offrir l’option du cloud Saas (stockage en ligne à partir d’un serveur), ce qui signifie que le logiciel est stocké en ligne et donc que vous pouvez y avoir accès sur internet avec vos identifiants.
Cette méthode le rend facilement accessible à partir d’un nouvel appareil ou depuis un nouvel emplacement. Vous n’aurez plus besoin d’aller au bureau pour mettre à jour vos données !
Utiliser un PGI sur votre téléphone vous permettra d’y avoir accès partout et à n’importe quel moment pour regarder des informations cruciales pour vos besoins.
Bénéfice d’un PGI :
Vue 360 degrés :
Un PGI permet de regrouper toutes les informations au même endroit et d’avoir des rapports précis sur l’activité de l’entreprise. Cette vision de l’entreprise facilite la prise de décision et permet de prendre la bonne direction.
Gain d’argent :
Un PGI peut faire économiser de l’argent à une entreprise de beaucoup de manière différente. Il automatise des tâches récurrentes et chronophage tout en les améliorant. La vision qu’il donne aide à identifier les dépenses pouvant être facilement réduites.
Sécurité et stockage des données :
Les éditeurs de systèmes PGI comprennent l’importance fondamentale que les données ont pour les entreprises, c’est pour cela qu’ils prennent des mesures de stockage afin de prévenir toute perte de données. Les systèmes ERP en cloud Saas utilise des protocoles de sécurité à la pointe afin de garantir que vos données soient sécuriser. Le stockage des données sur le cloud empêche aussi que les collaborateurs perdent leurs données, dans le cas où elles auraient été mal classées.
Collaboration :
Sachant que tous les collaborateurs ont accès aux mêmes informations en temps réel, la collaboration est beaucoup plus efficace. Ils peuvent parler des mêmes données et échanger plus facilement en se rendant compte de l’évolution de l’entreprise grâce au système PGI.
Augmentation de la capacité : :
Un bon système PGI permettra facilement de faire face à l’évolution de l’entreprise l’utilisant. Ajouter de nouveaux collaborateurs ou ouvrir de nouveaux services se fait très simplement. Les logiciels en cloud Saas s’adaptent plus facilement à tous les changements opérationnels mineurs et majeurs même si la quantité de données et le nombre de collaborateurs augmentent.
Flexibilité :
Bien qu’un PGI aide les entreprises à suivre les meilleures méthodes de travail, il supporte aussi les objectifs et les méthodes spécifiques de l’entreprise. Les différents services vont pouvoir l’utiliser de la manière dont ils le souhaitent.
Désavantages d’un PGI
Une formation des équipes sera certainement nécessaire.
Un PGI est un logiciel complexe à prendre en main. Beaucoup d’outils sont disponibles pour beaucoup de services différents. Il est essentiel que les collaborateurs d’une entreprise maitrisent l’utilisation du logiciel PGI afin qu’ils puissent l’utiliser le plus efficacement possible et qu’ils rentrent un maximum de données.
Vous aurez les informations, mais n'oubliez pas d'appliquer les solutions !
Bien qu’un PGI permette de trouver les défauts dans l’entreprise et dans les procéder de vente, un PGI ne mettra pas en place toutes les solutions qu’il propose. Les collaborateurs doivent mettre en place les solutions proposées par le logiciel PGI, et il ne peut pas, à lui seul, résoudre les problèmes.
Résumons l’essentiel !
Un PGI est essentiel pour les entreprises qui collectent des données sur beaucoup de services différents.
Cet outil doit être adapté au type d’organisation, à la taille et au marché de l’entreprise qui l’utilise.
Sans données, le logiciel est inutile : convaincre les collaborateurs de l’utiliser est essentiel.
Un PGI peut être un logiciel directement installé sur l’ordinateur ou bien sur le cloud Saas.
