Que vous soyez commercial, chef de secteur, responsable commercial, agent commercial, ou responsable d’une agence commerciale, le suivi commercial est essentiel à votre activité pour vous permettre de gérer efficacement le suivi de vos clients et prospects, et d’en conserver l’historique.
Le suivi commercial est un élément central de l’application Moovago : il s’agit d’un ensemble d’éléments complémentaires qui permettent de réaliser le suivi de clientèle et de prospection.
En un seul écran, vous pouvez créer, modifier et consulter différents éléments de suivi tels que les comptes-rendus, les tâches, les relances et les événements. Ce système vous aide non seulement à rester organisé, mais aussi à économiser un temps précieux en centralisant toutes les informations pertinentes dans un seul écran.
Voyons ensemble comment cela fonctionne.
C’est quoi un suivi commercial dans Moovago ?
Moovago compte différents éléments qui peuvent composer le suivi commercial, qu’on appellera « éléments de suivi ».
Dans l’écran du suivi commercial, chaque section correspond à l’un de ces éléments :
- les comptes-rendus,
- les tâches,
- les relances,
- et les événements.
Un suivi commercial se compose d’au moins un de ces éléments, mais il peut également en comprendre deux, trois ou les 4 en fonction des cas et de vos besoins.
2. Un historique de tous les éléments liés : en consultant à nouveau un des éléments de suivi, vous saurez tout de suite si d’autres actions ont été réalisées en lien avec celui-ci. Par exemple, si un compte-rendu a été rédigé suite à un rendez-vous, si une tâche administrative a été effectuée suite à une demande lors d'une relance, etc.
Comment modifier ou ajouter un suivi commercial ?
Lorsque vous réaliserez votre suivi, vous aurez le choix de modifier un suivi commercial existant ou d’en créer un nouveau dans Moovago.
Cas n°1 : Modifier un suivi commercial existant
Nous vous conseillons de modifier le suivi commercial existant dans le cas où vous souhaitez :
- modifier une tâche, un compte-rendu, un événement ou une relance déjà existant(e),
- ou que vous souhaitez ajouter une tâche, un compte-rendu, un événement ou une relance qui a déjà un lien avec un élément de suivi déjà existant.
- Lors d'une relance, votre client vous demande de lui renvoyer des éléments par mail : vous cliquez alors sur la relance pour y ajouter une tâche,
- Lors d'une relance (par exemple une relance téléphonique), votre client vous demande de passer le voir pour lui présenter des échantillons de produit ou lui faire une démo, vous cliquez alors sur la relance pour ajouter un événement à la date convenue.
La démarche pour modifier un suivi commercial
2. La fiche de suivi commercial qui s’affiche vous permet de retrouver l’élément sur lequel vous avez cliqué et de le modifier si nécessaire. Par exemple, vous pouvez ajouter une priorité aux tâches ci-dessous en cliquant sur l’icône « flamme ».
Ajouter d’autres éléments de suivi
À partir de cet écran, il vous est également possible d’ajouter d’autres éléments de suivi.
Vous pourrez par exemple ajouter un compte-rendu, une relance, une tâche ou un rendez-vous en cliquant sur les boutons respectifs « Ajouter un compte-rendu », « Ajouter une tâche », « Ajouter une relance » ou « Ajouter un rendez-vous ».
Attention, vous ne pouvez cependant n’avoir qu’un seul compte-rendu, une seule relance et un seul évènement par suivi commercial. Si l’un de ses éléments existe déjà, vous ne pourrez pas en ajouter de nouveaux. Vous devrez dans ce cas créer un nouveau suivi commercial.
Si vous souhaitez ajouter des tâches à votre suivi mais qu’il en existe déjà, comme dans notre cas, il suffit de cliquer sur le tag correspondant à la tâche à ajouter ou la taper au clavier via le champ « Autre tâche pour ce compte-rendu ».
Après avoir terminé, assurez-vous de cliquer sur « Enregistrer » pour ne pas perdre votre saisie.
Cas n°2 : Créer un nouveau suivi commercial
A l’inverse de ce premier cas, il conviendrait d’ajouter un nouveau suivi commercial si vous souhaitez créer un élément de suivi qui n’a rien à voir avec aucune tâche, événement ou relance déjà existante dans Moovago.
Par exemple, vous démarchez un prospect par téléphone qui vous dit qu’il n’est pas intéressé pour le moment : aucun suivi commercial n’existe, donc vous créez un nouveau compte-rendu pour prendre en note une relance téléphonique, rédiger un compte-rendu et planifier une relance pour dans quelques mois.
La création d’un nouveau suivi commercial ne peut être effectuée que depuis une fiche société.
Dans une fiche société, deux choix s’offrent à vous :
- Cliquez sur le bouton « Ajouter suivi commercial » en haut à droite de la fiche (cf. bouton 1 dans la capture d’écran ci-dessous, disponible sur ordinateur et tablette),
- OU naviguez jusqu’à la section correspondant à l’élément de suivi commercial à créer (soit Comptes-rendus, Tâches & Relances ou Évènements) puis cliquez sur le bouton vert en haut à droite de se bloc, commençant par « Ajouter… ». Par exemple, imaginons que vous souhaitez créer un compte-rendu dans un nouveau suivi commercial : descendez jusqu’à la section « Comptes-rendus », puis cliquez sur « Ajouter compte-rendu ».
Dans l’écran qui s’affiche, pour remplir votre nouveau suivi commercial, complétez au moins l’un des éléments de suivi mentionnés plus tôt, à savoir :
- Compte-rendu (cf encadré violet n°1 dans l’écran ci-dessous),
- Tâches (cf encadré n°2),
- Relances (cf encadré n°3),
- RDV / Événements (cf encadré n°4).
Comment créer une nouvelle relance ou une nouvelle tâche,
Comment créer un nouvel événement.
Comment supprimer un suivi commercial ?
Pour supprimer un suivi commercial, ouvrez un suivi commercial déjà existant (cf. cas n° 1 expliqué plus haut).
Vous verrez un bouton « Supprimer le suivi » en bas de la fenêtre. Cliquez dessus.
Dans la fenêtre qui s’affiche, si vous êtes certain de cette manipulation, cliquez à nouveau sur le bouton Supprimer. A noter que si vous supprimer un suivi commercial, tous les éléments qu’ils contiennent, et donc votre historique de suivi, sera supprimé. Procédez donc avec précaution.
Vous ne voulez supprimer qu’un des éléments de votre suivi commercial ? Dans ce cas, pas besoin de supprimer l’ensemble du suivi commercial. Cliquez plutôt sur « Supprimer le compte-rendu », « Supprimer la relance » ou « Supprimer l’événement » sous la section correspondante. Pour les tâches, cliquez sur toutes les tâches inutiles pour les désélectionner. Ensuite, cliquez sur « Enregistrer ».
Comment gagner du temps sur la saisie du suivi commercial ?
Moovago a conçu ses outils de suivi commercial pour vous permettre de réaliser vos suivis plus rapidement.
Vous pouvez notamment :
Utiliser l’outil dictée de votre téléphone pour rédiger rapidement des comptes-rendus,
Paramétrer des types de tâches et des relances à créer pour pouvoir les ajouter en un seul à clic à vos futurs suivis (vous pouvez créer des types de tâches spécifiques pour vos prospects et d’autres pour vos clients),
Paramétrer des types de comptes-rendus, pour qu’ils vous soient suggérés par défaut dans tous vos futurs suivis commerciaux,
Créer des tâches répétées à partir d’une fiche société pour que des tâches se créent automatiquement à intervalles réguliers (parfait pour vous rappeler de réaliser des visites récurrentes, de faire des points chiffrés, etc.).
Comment faire un bon suivi commercial ?
Le suivi commercial regroupe donc les outils de suivi essentiels à l’activité de commercial, et c’est pour cette raison que le suivi commercial est également au centre de l’application Moovago.
Pour booster et atteindre le plein potentiel de votre suivi commercial avec Moovago, voici nos conseils :
Assurez-vous d’effectuer un suivi commercial régulier,
Systématisez la rédaction des CR : Cependant, Moovago conseille vivement à tous ces utilisateurs de créer systématiquement des comptes-rendus car il s’agit de l’un des éléments de suivi les plus importants, utilisé notamment pour filtrer vos contacts, pour conserver l’historique des échanges avec les clients et prospects, ou encore pour faciliter la collaboration. Par exemple, si j’effectue une visite auprès d’un client : à l’issue de celle-ci, je prends en note un compte-rendu résumant le contenu de ce rendez-vous, mais je pourrais aussi y lier des tâches à effectuer. Tous ces éléments sont liés ensemble par une même fiche de suivi commercial.
Prenez tout de suite en note vos tâches pour ne pas les oublier : prendre des notes sur papier ou pire encore, ne rien noter du tout, c’est risquer d’oublier des tâches et informations importantes ! N’hésitez pas à prendre 1 minute pour vous libérer l’esprit et rester organisé,
Assurez-vous d’avoir bien paramétré votre session pour gagner un maximum de temps sur votre saisie (cf partie ci-dessous, « Comment gagner du temps sur la saisie du suivi commercial ? »),
Si vous travaillez avec plusieurs marques / mandants / fournisseurs, pensez à bien préciser pour quel mandant le suivi commercial est lié. En effet, si vous suivez une société
