L’agenda Moovago vous permet de visualiser le planning de votre activité commerciale, contenant tous les événements que vous et/ou votre équipe aurez à gérer.
Suivez le guide ci-dessous pour bien débuter avec l’agenda.
Création, modification, suppression depuis l’agenda
Il est possible de créer un événement agenda de différentes pages de l’application Moovago. La première est l’agenda.
Pour ce faire, cliquez sur “Agenda” :
sur tablette ou navigateur web, dans le menu latéral bleu,
ou sur mobile, via l’onglet dans l’écran d’accueil de l’application.
Créer un évènement depuis l’agenda
Pour créer un nouveau événement depuis l’agenda, deux choix s’offrent à vous :
Cliquez sur le bouton “Ajouter événement” (web) ou sur le bouton “Ajouter” (mobile) en haut à droite de l’écran,
Faites un clic long (au doigt ou à la souris) sur à la case correspondant à la date et à l’heure à laquelle vous souhaitez créer un évènement.
Le titre de l’événement : le nom que vous souhaitez donner à votre événement,
Les informations relatives au choix de la date :
Case « Toute la journée » : permet d’indiquer qu’un événement prend place toute la journée. Une fois coché, les cases « Heure de début » et « Heure de fin » ne sont plus à remplir et disparaissent,
Date et heure de début : la date et l’heure du début du rendez-vous,
Date et heure de fin : la date et l’heure du fin du rendez-vous,
La date d’alerte : permet de définir une date à laquelle vous serez alerté de ce rendez-vous,
Un champ de recherche et de sélection d’une société : permet de rechercher une société pour la lier à cet événement. Cette manipulation simple est essentielle :
- Pour alimenter et conserver l’historique de votre relation client : vos événements seront stockés dans les fiches sociétés correspondantes (section « Événements / RDV »).
- Pour visualiser vos rendez-vous sur la carte : grâce à l’adresse postale de vos sociétés (marqueur jaune « Événement » dans la légende).
- Pour faciliter l’organisation de vos parcours : toujours grâce à l’adresse postale de vos sociétés, vous pourrez créer une tournée à partir de tous les rendez-vous planifiés pour une journée donnée.
Un champ note : un champ texte qui permet de préciser des éléments de contexte, les sujets à aborder lors de ce rendez-vous, etc.
Après avoir sélectionné une société (grâce au champ 4), d’autres éléments apparaîtront, dont l’adresse de la société, et :
« Assigner à », accompagné d’un menu déroulant (si d’utilisateurs sont reliés à votre session) : permettant de choisir quel utilisateur au sein de votre session devra réaliser ce rendez-vous,
« Interlocuteurs » : les tags permettent de définir rapidement quel interlocuteur au sein de cette société sera votre contact lors de cet événement (le chef de rayon, le gérant, le responsable des achats…).
Après avoir finalisé votre saisie, cliquez sur Enregistrer.
L’évènement s’affiche alors dans votre agenda. Dans une équipe, en vue entreprise / admin, la pastille de l’utilisateur responsable de l’événement s’affiche en haut à droite de l’encart de l’évènement. La couleur de l’événement représente le statut de ce client c’est-à-dire vert si la société liée est un client, bleu si la société liée est un prospect et gris si l’évènement n’est pas lié à une société.
Modifier ou supprimer un événement depuis l’agenda
Pour modifier un événement depuis l’agenda, cliquez dessus.
La fenêtre qui s’affiche résume l’événement en affichant son titre, son propriétaire, l’adresse de la société, la date et l’heure, le mandant associé. Elle contient aussi des boutons d’action :
- Modifier : pour modifier l’évènement,
- Supprimer : pour supprimer l’évènement,
- Aller à la société : pour accéder à la fiche société,
- OK : qui permet de fermer la fenêtre.
Pour modifier l’évènement, cliquez sur le bouton “Modifier” (bouton 1). Dans la fenêtre qui s’ouvre, vous avez la possibilité de changer tous les éléments précédemment remplis lors de la création, hormis la société liée à cet événement.
En descendant tout en bas de cet écran, deux autres boutons vous attendent :
Ajouter au Parcours : qui permet d’ajouter cet événement en tant qu’étape dans Parcours (dans la section Création). Vous les retrouverez en cliquant sur l’onglet “Création” de “Parcours”.
Exporter vers : qui permet d’exporter cet événement agenda dans un calendrier externe à Moovago. En fonction des réglages de votre téléphone, celui-ci vous redirigera vers une application par défaut, ou vous demandera de choisir l’application de votre choix.
Consulter, créer, modifier, supprimer un événement depuis une fiche société
La création, la modification et la suppression d’un événement sont également accessibles depuis une fiche société.
Consulter et gérer un évènement depuis une fiche société
Dans n’importe quelle fiche société, vous trouverez une section RDV / Evénements. Celle-ci se compose d’un bouton permettant d’ajouter de nouveaux événements, ainsi qu’un tableau présentant l’ensemble des événements associés à cette fiche société.
Un onglet vous permet de consulter les événements passés (onglet Historique) ou les événements à venir (onglet Tous).
Sur le web, les événements s’affichent dans un tableau, où chaque ligne correspond à un événement. Sur mobile, les événements ne sont pas affichés dans un tableau, mais sont séparés par une ligne.
Pour chaque ligne, vous pouvez consulter rapidement :
- La date et l’heure de début,
- La date et l’heure de fin,
- Le titre de l’évènement,
- L’interlocuteur lié,
- (En mode équipe) le créateur de l’évènement,
- (En mode équipe) le destinataire de l’évènement,
- (Si vous travaillez avec plusieurs mandants / fournisseurs) le mandant concerné par cet événement,
- Et en bout de ligne, un bouton violet avec un calendrier, permettant d’exporter l’évènement vers un autre calendrier (selon les paramètres de votre téléphone).
Modification d’un évènement depuis une fiche société (sur tablette et navigateur web)
Pour modifier un évènement depuis une fiche société, il suffit de cliquer sur le titre de l’évènement, en violet. La fenêtre du suivi commercial lié à cet événement s’ouvre, et en naviguant jusqu’à la section RDV / Evénement, vous pouvez alors modifier les champs de votre saisie.
Tous les champs visibles via cet écran sont modifiables (même champs que présentés précédemment via l’agenda). Vous pouvez par exemple :
- Changer l’interlocuteur,
- Modifier la date ou l’heure de l’événement,
- Ou encore préciser des éléments de contexte via les notes.
Après avoir terminé vos modifications, n’oubliez pas de cliquer sur « Enregistrer ».
Suppression d’un évènement depuis une fiche société (sur tablette et navigateur web)
Pour supprimer un événement depuis une fiche société, la démarche est la même que pour la modification :
- Cliquez sur le titre de l’évènement (en violet),
- Dans la fenêtre de suivi commercial, descendez jusqu’à la section RDV / Evénements puis cliquez sur le bouton “Supprimer l’évènement”. Confirmez la démarche pour que l’événement soit supprimé de ce suivi commercial. Vous vous êtes trompé ? Il est encore possible de revenir en arrière en cliquant sur le bouton “Restaurer l’évènement”, ce qui annulera la suppression et rétablira votre événement.
Créer d’un évènement depuis une fiche société
Pour créer un événement depuis une fiche société, différentes manipulations s’offrent à vous en fonction de votre situation.
- Si l’événement que vous souhaitez créer est en rapport avec un élément de suivi déjà existant, nous vous conseillons de passer par le suivi commercial existant pour cet élément.
- Si l’évènement à créer n’a rien à voir avec aucun autre élément de suivi existant, vous aurez à créer un élément de suivi commercial.
Exemple :
Vous souhaitez créer une compte-rendu lié à un rendez-vous que vous venez de terminer. Il convient alors de réouvrir le suivi commercial de cet élément pour y saisir un compte-rendu associé. A chaque réouverture du compte-rendu, vous aurez sous les yeux le compte-rendu et inversement.
Consulter notre article dédié au suivi commercial pour en savoir plus.
Cas n°1 : ajouter un événement à un nouveau suivi commercial
Depuis une fiche société, vous pouvez créer un événement dans le cadre d’un nouveau suivi commercial de deux manières :
En cliquant sur le bouton “Ajouter suivi commercial” en haut à droite de la fiche (pas disponible sur mobile) : un suivi commercial vierge s’ouvre alors, et vous devrez naviguer jusqu’en bas de la fenêtre pour accéder à la section “RDV / Événements”, puis cliquer sur “Ajouter un événement”.
En cliquant sur le bouton “Ajouter événements” en haut à droite de la section “RDV / Evénements” de la fiche société. Cet écran vous amène directement à la section “RDV / Evénement” du suivi commercial : vous n’avez plus qu’à commencer votre saisie.
Cas n°2 : ajouter un événement à un suivi commercial existant
Si toutefois vous souhaitez ajouter un évènement à un suivi commercial existant, commencez par cliquer le titre de l’élément de suivi déjà existant. Cela ouvrira la fiche de suivi commercial correspondante. Vous pourrez y consulter le ou les éléments de suivi existant, puis descendre jusqu’à la section RDV / Événements pour y ajouter un nouvel événement.
Comment remplir les champs pour créer un nouvel événement ?
Les champs à compléter pour créer votre événement via le suivi commercial sont identiques à ceux que présentés dans la première partie (pour une création depuis l’agenda). L’unique différence est que vous n’avez plus à préciser la société à laquelle rattachée votre rendez-vous : ce sera par défaut la société depuis laquelle ce suivi commercial été créé.
Vous retrouverez donc, dans l’ordre :
Le choix de l’interlocuteur que vous irez rencontrer lors de cet événement (au choix parmi les interlocuteurs dans la fiche société),
Le titre de l’événement,
Une case à cocher “Toute la journée”,
Le choix des dates et de heure de début et de fin,
Le choix de la date d’alerte pour cet événement (par défaut, le jour même de l’évènement),
Un champ note pour préciser ce que vous souhaitez sur cet événement.
Si vous travaillez avec plusieurs mandants / fournisseurs, n’oubliez pas de renseigner le mandant concerné par cet événement. Pour le compte de quel mandant comptez-vous passer voir ce client ? Remontez en haut de la fiche du suivi commercial pour l’indiquer via le menu déroulant.
Une fois la saisie terminée, cliquez sur Enregistrer.
Gestion des évènements depuis l’actualités commerciales
Avec les actualités commerciales de Moovago, vous disposez d’une vue globale sur l’ensemble des éléments de suivi à effectuer.
Tous les éléments de suivi sont visibles depuis les actualités commerciales. Celles-ci prennent cependant une forme différente sur tablette et navigateur web, et sur mobile.
Sur le mobile, vous y retrouverez tous les éléments de suivi à venir (tâches, relances et événements), triés selon différentes échelles temporelles :
À faire : tous éléments datés à aujourd’hui,
Cette semaine : tous les éléments prévus pour cette semaine (à partir de demain jusqu’à la fin de la semaine),
Les 30 jours à venir (à partir de demain jusqu’à la fin du mois),
Plus tard (plus tard que 30 jours).
Voici comment se présente un événement depuis les actualités commerciales sur mobile :
Vous pourrez visualiser les événements qui vous sont assignés, et qui sont à venir, et visiter les fiches sociétés associés à ces événements.
Note : il n’est pas encore possible de modifier un événement ou d’accéder à son suivi commercial depuis les actualités commerciales. Pour effectuer ces actions, il vous faudra passer par la fiche société (cf. démarche expliquée plus haut dans cet article).
Sur tablette ou navigateur web, deux tableaux vous permettent de visualiser de manière séparée les Tâches / Relances et les RDV / Evénements.
À part ce détail, la section dédiée aux événements dans les actualités commerciales est identique à la section dédiée aux événements dans une fiche société (cf. organisation et manipulations expliquées dans la partie précédente).
Découvrez en plus sur les actualités commerciales dans notre tutoriel dédié.
Comment synchroniser son agenda Moovago avec d’autres calendriers ?
Depuis juillet 2024, Moovago propose à ses utilisateurs de synchroniser leur agenda Moovago, et donc tous les événements, avec deux calendriers au choix :
Moovago avec Google Calendar,
Ou Moovago avec Outlook.
Cette synchronisation reporte automatiquement les modifications effectuées dans un des agendas, dans l’autre. Cette connexion peut être activée en moins d’une minute depuis vos paramètres, et vous permet de rassembler l’ensemble de vos événements au même endroit, pour les visualiser, les gérer plus facilement et éviter la double saisie.
