Lorsque l’on parle d’un PGI, on fait généralement référence à une solution PGI. Cette solution peut prendre l’aspect d’une application mobile ou web, d’un logiciel, d’un outil ou d’un système.
Un PGI est un logiciel, un progiciel ou une application qui permet d’automatiser la gestion de l’entreprise grâce aux informations qu’il collecte à partir de la base de données de l’entreprise. Les données proviennent des différents services de l’entreprise tel que la comptabilité, les chaînes d’approvisionnements, les forces de ventes, le marketing et les ressources humaines.
Il est important de noter qu’un ERP peut se révéler pertinent pour une grande entreprise comme une PME.
Voyons maintenant quel est le rôle d’un PGI, et les avantages d’un ERP.
Avantage logiciel PGI n°1 : Centralisation de l’information
Cette gestion intégrée est extrêmement importante pour toutes les entreprises. Avec un logiciel PGI, il est possible de traquer ce qu’il se passe entre les clients et l’entreprise afin de pouvoir prendre les meilleures décisions.
Pour que la gestion de vos clients et de votre entreprise soit la plus efficace possible, il faut aussi qu’elle soit la plus personnalisée possible. Puisque que votre société est unique, vos clients le sont aussi ! Un outil ERP va vous permettre de conserver les données essentielles et spécifiques à votre activité et vos besoins.
De la même manière, tous les processus et informations propres à votre activité vont pouvoir être consignées et structurées comme vous le souhaitez. De manière générale, quand il s’agit d’un PGI : prendre en compte les besoins et les spécificités de l’entreprise est la première étape essentielle vers une gestion optimisée.
En regroupant les données au sein d’un même outil et en la rendant accessible à ceux qui en ont besoins, l’entreprise va permettre à tous les employés de partager la même façon et de travailler et les mêmes informations. Cela va empêcher les commerciaux de rater des opportunités car ils n’étaient pas au courant de certaines informations, par exemple, qu’un client attendait de l’aide pour réaliser un achat. De cette manière, vous décupler le potentiel et la productivité de vos équipes.
Cette meilleure communication des informations en interne va également permettre de faire émerger les données très utiles pour suivre l’efficacité des opérations commerciales, ou encore pour offrir de l’aide et des offres personnalisées à vos clients.
Avantage logiciel PGI n°2 : Gestion des inventaires
Dans un logiciel PGI, on peut retrouver la gestion des inventaires, avec les arrivées et les sorties de produits et de stocks. Cela permet d’avoir un aperçu en temps réel de l’arrivée de nouveaux produits et de comprendre pourquoi certains maillons de la chaîne d’approvisionnement et de la vente provoquent des blocages ou des ralentissements.
Les employés vont pouvoir anticiper grâce au logiciel PGI. Les utilisateurs ont en temps réel accès aux inventaires, aux ventes, et aux livraisons par exemple, ils peuvent rapidement commander de nouveaux stocks pour faire face à une nouvelle demande.
Avantage logiciel PGI n°3 : Gestion des contacts
Plus votre entreprise grossit plus sa base de données clients, son portefeuille client et son fichier client enflent également.
Il devient de plus en plus dur de centraliser les informations et d’organiser les conversations avec les clients et les prospects.
Les conversations et informations importantes sont perdues dans des courriels, des fichiers Excel au fin fond des ordinateurs, sur des feuilles volantes ou dans la mémoire de vos collaborateurs et collègues.
Tout cela empêche une prise en charge correcte des clients, des prospects, des leads et des suspects. Vous perdez des opportunités et vous perdez peut-être des clients insatisfaits du service client. En résumé, vous perdez de l’argent.
C’est là qu’intervient le PGI : il permet à tous les employés de l’entreprise de retrouver les informations clients dans un seul outil ce qui facilite le partage et la récupération de données. De plus, il est plus facile de communiquer avec les clients et les clients potentiels maintenant que les commerciaux de l’entreprise ont accès à l’historique des interactions entre eux et l’entreprise. Ils peuvent être précis et connaître à l’avance les besoins du potentiel client.
Centralisez et gérez efficacement vos contacts clients & prospects avec un PGI (ERP). Exemple ici avec Moovago : liste des contacts sur l’application web et la liste des sociétés sur mobile.
Avantage logiciel PGI n°4 : Accessibilité
La majorité des PGI sont en Saas. Saas est l’acronyme de l’anglais software as a service et signifie logiciel en tant que service en français.
Les logiciels Saas sont stockés sur le cloud, des serveurs accessibles directement via internet. Contrairement aux logiciels que l’on doit télécharger sur son ordinateur, l’utilisateur a accès au logiciel Saas directement sur un navigateur internet.
L’accessibilité est l’un des avantages de la méthode Saas, les logiciels peuvent être utilisés depuis n’importe où, que vous soyez en voyage ou chez vous.
Avantage logiciel PGI n°5 : Vision globale de l’entreprise et statistiques
Les entreprises de toutes tailles ont besoins d’avoir des données pour savoir quelles sont les bonnes décisions à prendre. Un logiciel PGI va vous permettre de regrouper des données venant de pleins d’outils différents, comme Google Analytics, votre site internet, votre application, vos réseaux sociaux, vos différents services, vos usines et vos centres de distribution par exemple.
Maintenant que toutes les informations sont centralisées au sein d’un même endroit, il est désormais simple et rapide :
- de réaliser des statistiques à partir de ces données.
- de prendre les bonnes décisions car vous avez des données sur lesquelles vous appuyez. Vous pourrez par exemple savoir comment les clients actuels vous ont contactés et ce qu’ils recherchent pour améliorer votre service client et votre prospection.
- de partager les informations essentielles entre les employés.
Avantage logiciel PGI n°6 : Automatisation des tâches
Un PGI permet d’automatiser les tâches récurrentes et chronophages, c’est-à-dire que certaines actions vont se faire automatiquement pour donner suite à ce que vous avez défini. Par exemple, il pourra réaliser des rapports journaliers automatiquement grâce aux données rentrées dans le logiciel PGI.
Il va améliorer ces tâches en ne faisant aucunes erreurs et va permettre d’identifier les dépenses pouvant être réduites. En automatisant ces tâches cela va permettre de réduire les coûts et d’augmenter le budget sur d’autres parties importantes de votre entreprise.
Avantage logiciel PGI n°7 : Planification et anticipation
Dans le monde de l’entreprise, il est essentiel d’être proactif pour s’assurer de la bonne croissance de sa société. Grâce à un logiciel PGI et à l’historique que vous avez concernant vos clients, vos potentiels clients, votre chiffre d’affaires, vos marges, vos ventes etc…
Vous allez pouvoir anticiper l’avenir ou plutôt le logiciel PGI va essayer de prédire l’avenir pour vous, il va comprendre comment votre entreprise grossit chaque année, et les changements qui s’y opèrent. Dans des contextes économiques plus complexes, elle permet également de mener des analyses plus complètes, pour anticiper de potentielles perturbations.
En se tenant aux données du logiciel PGI et en réalisant un plan stratégique et un plan d’entreprise détaillés, l’entreprise peut se donner un coup d’avance par rapport à ses concurrents ce qui lui permettra de connaître un plus grand succès.
Ces données serviront de guide qui vous rappellera vos objectifs et ce pourquoi vous faites cela. Elles pourront également aider les employés à comprendre pourquoi vous avez adopté votre façon de faire.
Un PGI vous permet de visualiser rapidement votre chiffres d’affaires, et de retrouver tous vos contacts en un seul endroit. Exemple ici avec Moovago.
Résumé et conclusion
Il existe évidemment des avantages et bénéfices propres à chaque logiciel PGI. Et de la même manière, les solutions ERP comportent des inconvénients et limites plus ou moins importants.
En résumé :
- Le logiciel PGI est essentiel pour garder une feuille de route similaire pour toute l’entreprise. Les consommateurs ne sont pas égaux aux yeux de l’entreprise, et le logiciel de PGI va vous permettre d’identifier ceux qui sont essentiels pour votre entreprise, vous permettant de dépenser moins et de garder les choses simples.
- Un PGI doit être adapté au type d’organisation, à la taille et au marché de l’entreprise qui l’utilise.
- Sans données, un PGI est inutile. Convaincre les collaborateurs de l’utiliser est essentiel.
- Le logiciel PGI permet de trouver des axes d’amélioration et de s’assurer que tous les collaborateurs disposent des mêmes informations.
Choisir un logiciel PGI n’est pas toujours simple. Pour trouver le PGI idéal pour votre entreprise, posez vous les bonnes questions : Qu’avez-vous besoin de faire ? Quelles sont les données liées à votre activité que vous avez besoin de centraliser ? Comment souhaitez-vous les structurer ? Quelles fonctionnalités attendez-vous d’un tel outil ?
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